O que é automatização de processos, quando e como iniciar?

Um desejo comum dos empreendedores é fazer a empresa crescer e ter produtos que sejam reconhecidos no mercado. Muitos encontram oportunidades de alavancar o negócio, mas acabam se sentindo perdidos e sem saber por onde começar.

Para conseguir ter um melhor controle sobre a gestão dos diversos departamentos envolvidos e das atividades em execução, uma boa alternativa é investir na automatização de processos. Assim, você poderá aumentar a sua produção, reduzir os custos e ainda diminuir a possibilidade de erros.

Achou essa ideia interessante? Então continue lendo o nosso post e saiba o que é a automatização dos processos, quando e como implementá-la, tomando nota de dicas essenciais nessa fase inicial!

Entenda o que é automatização de processos

A automatização de processos tem como objetivo fazer com que os métodos de trabalho sejam mais fáceis, sem a necessidade de execução manual, abrindo caminho para uma atuação automática, padronizada e eficiente.

Para entender um pouco melhor sobre isso, pense em uma empresa onde é necessário verificar manualmente cada processo realizado. Atuar de forma manual requer um trabalho vigilante, com inseguranças sobre os procedimentos e conferências múltiplas para defender a certeza dos resultados.

Além disso, corre-se o risco de mandar produtos para o local errado. Se essa empresa, por exemplo, criar códigos de barras e, por meio de um leitor eletrônico, conseguir destinar corretamente cada coisa, haverá uma economia de tempo, agilidade na entrega e maior segurança na execução do trabalho.

Conheça os principais benefícios da automatização de processos

A cada dia, a competitividade no mercado se torna ainda mais acirrada. Na maioria dos setores de serviço, as empresas disputam pela atenção e preferência de um determinado público. Devido a isso, para atingir esse objetivo os empreendimentos de sucesso investem em planejamento estratégico e na automação de processos. Tudo para conseguir fazer mais, em um menor tempo, com rendimento maior e com uma qualidade diferenciada.

No caso da automatização, há o alinhamento da tecnologia da informação e a gestão de negócios, com o intuito de otimizar as tarefas da empresa e contribuir para que a corporação alcance os seus objetivos. Para que você entenda de forma clara as vantagens proporcionadas por esse tema, listamos os principais benefícios da automação de processos dentro de uma empresa. Acompanhe agora mesmo!

Aumento da produtividade

Vale ressaltar também que a automatização de processos pode fazer a sua empresa elevar de forma exponencial os lucros e produtividade. Por conta disso, a ação de automatizar as atividades é um fator de grande importância, pois obter bons resultados com as vendas e serviços é o caminho que qualquer empreendedor deseja percorrer. Um exemplo de aplicação é a ferramenta Customer Relationship Management (CRM), que na tradução para o português significa Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Com o emprego dessa estratégia, sua produtividade poderia dar um salto, tendo como base as informações relevantes a respeito dos seus clientes, como reunião, oportunidades abertas ou perdidas, pesquisa, contatos etc. Todos esses procedimentos podem ser realizados facilmente com a sistematização por meio de apenas alguns cliques.

Diminui os custos com a produção

Além de garantir um trabalho mais racional, seguro e simplificar a correção de erros nos processos a medida em que eles ocorrem, o investimento em automação proporciona um ganho econômico significativo. Além disso, minimiza quase todos os desperdícios que são propensos a ocorrer em uma empresa, tanto em questões de tempo quanto de dinheiro, esforços e recursos.

Isso porque com uma automatização eficiente é possível mapear procedimentos e encontrar os principais aspectos e melhorias para elevar a produtividade, sendo que as correções realizadas a partir dessas informações maximizam os resultados.

Além do mais, outro fator importante é que essa estratégia consegue centralizar os dados, além de garantir que eles sejam acessíveis de forma automática por qualquer setor, o que evita que os colaboradores desperdicem tempo com tarefas repetitivas e redundantes. Com esse arranjo de funções com base na automação dos processos, consegue-se organizar funcionários e equipes para trabalhos mais importantes e produtivos.

Garante novos investimentos em prospecção

Tendo alcançado a redução de custos de produção, os gestores podem direcionar os recursos adquiridos para os principais temas que favorecem o crescimento da corporação, como é o caso de medidas para a conquista de novos clientes. Entretanto, mesmo que a automação de processos garanta que isso aconteça, já que poupa recursos, ela diminui a necessidade de planejar grandes projetos para a promoção de marketing.

Para que você compreenda esse fato melhor, é fundamental salientar que, ao produzir mercadorias e serviços de maneira otimizada, é possível oferecer ao mercado um serviço de melhor qualidade, precificação do produto em valores competitivos, bem como a entrega em um prazo menor.

Todos esses benefícios ajudam a aumentar a satisfação do cliente, pois ele encontra na sua empresa condições de atendimento diferenciada. Em consequência disso, o negócio consegue expandir seu público consumidor, tendo em vista que um cliente com suas necessidades atendidas certamente divulgará sua marca para outras pessoas. Dessa forma, a empresa alcança uma “propaganda boca a boca” eficiente e reduz a necessidade de grandes investimentos em marketing.

Permite a integração dos bancos de dados

Um dos grandes fatores que prejudicam o rendimento operacional das corporações é a comunicação ineficiente entre os bancos de dados dos departamentos. Em várias empresas, os arquivos ainda são marcados em planilhas e papéis. Essa situação é uma das causas da baixa produtividade do negócio. Além do mais, nem sempre existe um sistema inteligente para gerenciar as informações registradas.

Logo, uma das vantagens alcançadas pela automação é a possibilidade de integrar os dados de todos os setores do negócio em um único sistema, fazendo com que a comunicação e o compartilhamento de dados se torne muito mais ágil, seguro e eficiente.

Dessa forma, a integração pode, por exemplo, simplificar a criação de estratégias de publicidade da corporação, visto que garante que o time de marketing tenha acesso aos conteúdos do departamento de vendas, dados sobre os clientes e outras informações relevantes em tempo real.

Contribui para mensurar o desempenho da empresa

A automação das atividades internas não só garante a execução dos processos operacionais do negócio com mais eficiência, exatidão e rapidez, como também é capaz de registrar todos os procedimentos em tempo real por meio de um banco de dados. Todos esses arquivos são coletados, armazenados e, logo em seguida, processados pelo sistema em forma de relatórios importantes para a gestão da empresa.

Com isso, os gestores conseguem ter conhecimento de todas as informações pertinentes e precisas da empresa, bem como aos registros de gerenciamento de estoque, de valores de vendas e a demanda financeira da corporação. Esses conteúdos são de extrema valia para a tomada de decisão e para a criação de planejamentos focados no crescimento da empresa.

Isso porque eles contribuem para o rastreamento de erros nos processos que poderiam prejudicar a produtividade do empreendimento, seja a médio ou a longo prazo, o que está diretamente relacionado ao aumento da produtividade da instituição. Ademais, o setor de marketing é capaz de pensar em estratégias para expandir a marca, utilizando dados precisos como parâmetro.

Saiba quando iniciar

Muitos empreendedores têm dúvidas sobre quando devem investir na automatização de processos. A verdade é que quanto antes se der início a essa metodologia de trabalho, menos problemas o seu pessoal terá na fase de adaptação.

Na hora em que decidir qual é o melhor momento ou setor para começar, procure ter calma e sempre verifique aspectos específicos, capazes de direcionar a necessidade:

• Até onde é necessária a intervenção humana e a partir de que ponto máquinas e softwares podem dominar uma função?
• Qual é a repetição e recorrência de uma tarefa?
• A confiabilidade dos resultados em um trabalho realizado se manterá em um processo automático?

Conheça a indústria 4.0 e seu impacto na automatização de processos

A indústria 4.0 é formada por diversas inovações tecnológicas — automação industrial, tecnologia da informação e controle —, fomentada cada vez mais pela transformação digital com foco na eficiência, prevenção de falhas e agilidade nos processos produtivos, sempre amparada pela coleta e compilação de dados para melhor tomada de decisão.

A automatização de processos pode complementar e dar suporte à cadeia de produtividade, contribuindo para a prevenção de falhas e redução de perdas. Também, auxilia na realocação da mão de obra existente, valorizando aqueles profissionais com conhecimento e experiência em tecnologia da informação, gestão de processos e logística aplicada.

Esse é um formato que traz um novo conceito para a automação vinculada à inteligência tecnológica de inovação e controle dentro da manufatura de forma autônoma e eficiente, conduzindo ao imediatismo dos resultados e à economia produtiva.

Adote procedimentos para fazer a automatização de processos

Identificar a necessidade de fazer a automatização de processos é extremamente importante para o seu sucesso no mercado. No entanto, apenas saber que precisa investir nisso não é o suficiente.

Você precisa tomar medidas que protejam os seus interesses nesse momento crucial do seu empreendimento. Pensando em ajudar você, separamos 6 dicas que vão auxiliá-lo nessa nova fase da sua empresa. Confira agora o que fazer!

Faça um mapeamento dos processos

A automatização dos processos não deve ser feita de forma impensada. Por isso, antes de tomar qualquer medida, planeje as suas ações e calcule qual será o custo e em quanto tempo será possível obter o retorno do investimento.

Para isso, é necessário mapear todos os seus processos que podem ser aprimorados ou precisam ser automatizados. É verdade que essa tarefa não é simples, então, procure seguir a seguinte estratégia:

• verifique os documentos de toda a empresa;
• veja onde existe uma necessidade recorrente de consultar arquivos;
• rastreie as atividades que não precisam ser feitas manualmente ou que são duplicadas;
• descubra quais atividades concluídas identificam o início de uma nova;
• analise quais tarefas são interrompidas na ausência de quem as executa.

Quando você fizer esse mapeamento, será possível identificar por onde começar.

Foque no cliente

Procurar melhorar a execução dos processos é muito importante para o funcionamento do setor interno. No entanto, ter pessoas que trabalham satisfeitas não deve ser a sua principal preocupação.

Você também deve se importar em agregar valor ao produto que comercializa. Assim, os seus clientes poderão perceber as mudanças que acontecem dentro da sua empresa, sejam elas relacionadas à agilidade de atendimento, à facilidade para preencher cadastros ou mesmo à rapidez na entrega dos produtos. Tenha sempre em mente que o seu foco é atender bem o cliente. Dessa forma, qualquer mudança que for feita deverá impactar o seu consumidor de maneira positiva.

Tenha paciência

Procure lembrar-se de que existe uma fase de adaptação quando a automatização de processos é iniciada. Sendo assim, se algo não sair exatamente como você espera, não há necessidade de se desesperar. Você, com ajuda da sua equipe, poderá identificar em quais pontos a automatização está falha e o que pode ser melhorado.

Ter em mente que tornar os processos automatizados faz parte da nova cultura da empresa ajudará toda a equipe a ter paciência durante o processo de implementação e a adequar os conceitos próprios aos da ferramenta, fundindo-se em um conceito geral focado no sucesso dos resultados.

Dê bastante atenção ao monitoramento

Fazer as mudanças e não verificar os resultados obtidos por meio delas pode ser muito desmotivador. Por isso, procure meios de mensurá-los. Determinar quais serão os indicadores de desempenho de forma adequada é fundamental para manter toda a sua equipe motivada com as mudanças que são feitas dentro da empresa.

Por isso, escolha as métricas que são mais importantes para o seu empreendimento e que vão mostrar os resultados de forma clara. Ao fazer isso, os testes serão precisos e você terá um excelente controle nos processos.

Documente tudo

É importante documentar quais foram os seus gastos e o caminho escolhido para obter algum resultado. Esse tipo de informação é essencial para calcular o seu retorno financeiro. Além disso, no futuro, pode ser necessário fazer novas mudanças e saber o que já foi feito, de forma a ajudar você a escolher o melhor caminho para a sua empresa.

Faça bom uso da tecnologia

Você deve utilizar a tecnologia para beneficiar o seu negócio e não para causar mais problemas. Por isso, é muito importante pensar em como a automatização poderá beneficiar seus processos desde a matéria-prima até a entrega dos produtos para o consumidor final.

Fica claro que investir na automatização de processos é uma excelente prática para quem deseja alavancar o negócio. Ao fazer isso, será possível ter mais tempo e dados fundamentais nos momentos em que deverão ser tomadas decisões estratégicas.

Veja as principais tendências da automatização de processos

As tendências mercadológicas, independentemente do segmento, estão vinculadas às inovações tecnológicas e ao atendimento de um consumidor cada vez mais exigente e ávido por satisfazer seus desejos de compra, que utiliza a virtualidade como grande aliada no processo de busca e compras.

Para atender e satisfazer os consumidores de uma forma geral, ainda que personalizada, adotar a automatização de processos tende a minimizar os problemas com procedimentos que vão desde a escolha do cliente pelo produto ou serviço, passando pela compra até a geração de pedidos, emissão fiscal e entrega em tempo hábil.

A automatização de processo deve ser tratada como recurso para aumento da eficiência e segurança, pois cada etapa concluída com êxito, com reflexos de economia e otimização, deve ser percebida como fator de sucesso diante de um mercado altamente competitivo e repleto de oportunidades. Ao passo que a tecnologia avança em estudos e cada vez mais oferece soluções inteligentes e de alta performance, a automatização dos processos simplifica a burocracia, tornando tudo mais fácil de operacionalizar.

A vantagem competitiva permitida pela linearidade de transparência dos processos internos reflete no público externo com forte tendência à preferência e consequente fidelização, deixando claro quanto o consumidor se importa com a postura séria e comprometida de uma empresa dentro do mercado. Como exemplo das ferramentas tecnológicas que promovem a otimização de funções dentro do negócio, podemos citar o sistema de leitura por código de barra.

Essa identificação de produtos é de grande importância para o gerenciamento das mercadorias durante toda cadeia de produção até o cliente final. Na codificação das figuras em barra é possível destacar informações pontuais sobre um determinado item.

Por meio de um leitor, também conhecido como scanner, o operador consegue transformar o código de barras em informações válidas para a identificação do produto. Isso facilita inúmeras atividades, como controle de estoque, rapidez na entrega de mercadorias, evita erros de digitação de produtos ou preços etc.

A GS1 Brasil — Associação Brasileira de Automação — é uma associação que implementa padrões de identificação de produtos, como código de barras e EPC/RFID, colaborando para o processo de automação desde a matéria-prima até o consumidor final.

Há mais de 30 anos no país promovendo a automação comercial, a GS1 Brasil oferece soluções tecnológicas à cadeia de suprimentos nacional, inserindo associados e parceiros em uma rede global de crescimento contínuo e sustentável, com padrões que melhoram a eficiência, segurança e visibilidade das cadeias de suprimentos.

Portanto, a automatização de processos promove uma verdadeira mudança cultural e estratégica dentro de uma empresa, o que pode provocar um desconforto inicial em toda a equipe, mas à medida que o formato dos processos ganha ares de profissionalismo sistemático, fica mais fácil acreditar na potencialidade do negócio e na ocupação de um espaço merecido no mercado.

Agora que você entende melhor o conceito da automatização dos processos, quando e como iniciá-la, entre em contato conosco para conhecer as soluções que disponibilizamos.