Saiba como administrar uma empresa familiar e evitar conflitos

A gestão de empresa familiar é, muitas vezes, uma tarefa mais difícil do que administrar uma instituição comum. Os laços afetivos e a dinâmica dos relacionamentos são fatores extras que precisam pesar na tomada de decisão e na forma como todo o processo ocorre. Sem esse cuidado, os conflitos vêm à tona, levando a prejuízos destacáveis.

Além disso, também é fundamental tornar o empreendimento mais profissional, a fim de conquistar resultados mais satisfatórios e obter uma robustez bem mais elevada. Trata-se de um verdadeiro exercício de estabelecer limites entre os relacionamentos pessoais e profissionais, sem deixar que conflitos sejam desencadeados.

A seguir, listamos 9 dicas para fazer essa administração do jeito correto, além de tratar da importância da profissionalização o negócio e uso da tecnologia nesse processo. Acompanhe!

1. Deixe as regras claras

Em uma empresa familiar, qualquer dúvida ou desentendimento pode se transformar em um sério conflito ou em uma grave crise que afeta todo o sucesso do negócio. Tais conflitos podem transpor os portões da empresa e se estender ao almoço de domingo, por exemplo. Por isso, a melhor coisa a se fazer é deixar as regras claras desde o começo.

Estabeleça como será a divisão de lucros, quem é o sócio majoritário, como acontece o processo de tomada de decisão e assim por diante. Quanto mais claras essas regras estiverem, menores são as chances de que aconteçam conflitos porque um dos membros não concorda com o desenvolvimento do negócio, por exemplo.

Com tudo definido desde o início, ninguém poderá alegar que não sabia das regras ou que elas foram alteradas sem seu conhecimento.

2. Faça um bom planejamento

Assim como qualquer outro negócio, a gestão de empresa familiar exige um bom planejamento. Então, mesmo que seja formada por pessoas altamente capacitadas, ainda é preciso ter um bom planejamento sobre como ela vai se posicionar no mercado, como acontecerão os investimentos e qual o objetivo em geral.

Além de alinhar expectativas entre todos os envolvidos, isso também aumenta as chances de sucesso, pois passa a haver uma rota bem definida para seguir até esse resultado. A falta de planejamento, por outro lado, estimula atitudes impulsivas e baseadas tão somente na emoção e na vontade de que o negócio cresça.

Uma empresa que funciona dessa forma está sujeita a afundar, já que cada um se sentirá no direito de fazer o que bem entende, ainda que a atitude em questão vá contra os princípios básicos da organização.

3. Tenha controle financeiro

Um bom controle financeiro é indispensável para que a administração tenha sucesso. No caso de uma empresa familiar, é ainda mais importante tomar cuidado com esse controle para que não haja nenhuma dúvida sobre os resultados e sobre quanto cada sócio lucra, por exemplo. Dentro desse ambiente, uma desconfiança pode ser um pavio que dá origem a graves crises institucionais e de relacionamento.

Nesse controle, também é importante garantir que as contas empresariais e as finanças pessoais não se misturem. Assim, os recursos do negócio não podem ser usados para pagar contas pessoais no cotidiano e os integrantes não devem tirar dinheiro de suas finanças para colocar no ambiente profissional. Uma medida eficaz é adotar meios de manter o controle sobre as entradas e saídas em termos financeiros.

Dessa forma, é necessário reconhecer o valor recebido pela empresa, destinar o necessário ao pagamento das contas e tributos e, só então, realizar retiradas na proporção estabelecida para cada sócio. Tudo isso pode ser registrado em programas específicos para realizar esse controle.

4. Evite a concessão de privilégios

Diferentemente da maioria das outras opções, em um negócio familiar, há relacionamentos afetivos entre as partes, como pais e filhos, tios e sobrinhos, e assim por diante. Com isso, é muito comum que ocorra uma diferenciação no tratamento, o que pode trazer prejuízos. Relevar comportamentos abusivos ou permitir o uso do espaço e equipamentos da empresa para atividades pessoais pode se tornar uma verdadeira armadilha.

Além de passar a ideia errada para os outros funcionários, conceder privilégios a membros da família afeta a produtividade e os resultados. Portanto, se algum familiar fizer algo errado, é preciso advertir a pessoa da mesma forma como seria feito com qualquer outro funcionário. Da mesma forma, na hora de parabenizá-lo, não se pode perder a medida e exagerar nessa situação.

É importante destacar que os sócios que trabalham devem receber por suas atuações de maneira condizente. Isso significa garantir que um membro da família receba um salário que não deve ser pequeno demais, mas que não pode ser excessivamente grande a ponto de não fazer sentido para a realidade do empreendimento. O ideal é que os salários se mantenham dentro dos patamares do mercado para cada função.

5. Garanta a ocupação adequada dos cargos

Alocar pessoas dentro das funções corretas é uma das missões mais importantes de qualquer administração. Se uma pessoa despreparada ocupa um cargo de gestão, por exemplo, os riscos de que os resultados da empresa sejam afetados são imensos.

Basta uma decisão equivocada para colocar anos de planejamento a perder. E todos sabemos que decisões acertadas demandam análise e conhecimentos prévios.

Essa situação não é diferente quando se trata da gestão de empresa familiar. Há empresários que destinam os melhores cargos a filhos ou sobrinhos, por exemplo, ainda que a formação dessas pessoas nada tenha a ver com as funções exigidas.

Por mais que se queira dar uma função a diversos familiares, é preciso analisar as competências e as exigências de cada função. Se for o caso, é necessário estimular a busca por mais qualificação por parte dos familiares, de modo a assegurar que cada um esteja apto a desenvolver suas funções.

6. Realize uma sucessão progressiva

Uma empresa familiar quase sempre é de sucessão, o que significa que passa, tanto quanto possível, para outras gerações. Para isso, entretanto, é preciso ter um bom programa de sucessão, de modo que não haja desconfiança por parte do mercado e que seja possível garantir a qualidade de atuação.

Quando se aproximar a hora de realizar a sucessão de comando, é preciso que o futuro sucessor tenha interesse na função e seja escolhido de maneira conjunta por todos os envolvidos. A seguir, é preciso provar a capacidade técnica do sucessor e treiná-lo para que ele seja capaz de assumir o comando quando chegar a hora.

Você certamente conhece alguma empresa que teve queda após ser assumida pelos mais jovens da família. Esse fenômeno nem sempre está relacionado à idade. O que acontece é que, em muitos casos, não há interesse por parte da nova geração, que acaba se vendo responsável pela administração dos negócios da família, “no susto”.

7. Não misture relacionamentos com a vida profissional

A coisa mais difícil na gestão de empresa familiar é manter os relacionamentos do lado de fora. Um contato de pai e filho ou de irmãos não pode se sobrepor ao comando e à tomada de decisão que ela exige. Por isso, é importante tentar manter os relacionamentos afastados da vida profissional. Em algumas situações, excluir títulos — como mãe, pai e tio — no tratamento é uma forma de garantir essa separação.

Não se trata de frieza, mas sim de uma forma de manter a ordem no ambiente profissional. Também é importante que todos saibam que os negócios não definem o relacionamento da família, que precisa funcionar de maneira independente dessa gestão.

8. Entenda a importância da profissionalização do negócio

Tão importante quanto administrar corretamente uma empresa desse tipo é garantir a sua acertada profissionalização. Isso diminui impactos que podem, inclusive, chegar ao cliente e comprometer a qualidade do atendimento geral do negócio. Abaixo, separamos algumas dicas para garantir que esse processo aconteça:

Siga o atendimento às regras de venda do setor

Não é porque o empreendimento é familiar que ele está livre de seguir determinadas regras para a comercialização de produtos — muito pelo contrário. É fundamental reconhecer exatamente quais são os elementos que têm que ser levados em conta para atender os clientes, especialmente, em relações B2B.

Isso significa, por exemplo, cumprir com a necessidade de utilizar códigos de barras. Além de favorecer a automação dentro da própria gestão, há mais proteção contra produtos falsificados e, ainda, uma reunião adequada de informações sobre o item.

Também há questões como embalagens especiais, manuseio — como no caso de produtos congelados —, tributação, e assim por diante. Dessa forma, a atuação de vendas se torna mais robusta, preparada e profissional.

Realize pesquisas de mercado

É muito comum que os empreendimentos administrados de maneira familiar usem o chamado feeling empresarial. Embora os gestores não tenham certeza sobre um ou outro elemento, ainda assim, tomam decisões com base no que sentem ser o mais adequado.

Embora esse seja um recurso a ser considerado em alguns momentos, já que não dá para desconsiderá-lo totalmente, ele não pode ser o apoio principal das decisões. Na hora de lançar um novo produto, fazer uma expansão ou realizar a comunicação adequada, é necessário basear-se em informações concretas.

Por isso, a realização de pesquisas de mercado é altamente indicada. Graças a esses recursos é possível saber, por exemplo, quais são as tendências de consumo ou as expectativas dos clientes. Também dá para fazer análises sobre possíveis novos produtos e ações, de modo a gerar dados confiáveis e que apoiam a tomada de decisão.

Aposte na capacitação gerencial para os líderes

Mesmo quando os líderes de um empreendimento desse tipo são parte da família, é fundamental que eles passem por um processo de capacitação. Somente desse jeito, é possível garantir o máximo de engajamento por parte da equipe, além de uma postura que esteja alinhada com os propósitos empresariais.

Esse tipo de treinamento tem duas funções principais. A primeira consiste em dar mais capacidade técnica para os profissionais, de modo que eles se sintam mais preparados para lidar com os desafios da liderança.

A segunda tem a ver justamente com o alinhamento. Não apenas são ensinados elementos táticos para liderar, mas há um reforço da visão da empresa e de seus valores. Ao final, é possível contar com líderes que efetivamente têm a ver com o que o empreendimento propõe.

Otimize os processos internos

Se o objetivo é gerar mais profissionalização na gestão de empresa familiar, então, é fundamental buscar formas de otimizar os processos internos. Isso vai não apenas aumentar a competitividade, mas também fará com que você fique mais preparado para lidar com situações e exigências diversas.

Vale dizer ainda que haverá uma redução nos custos, aumento na robustez e melhora na qualidade oferecida de uma maneira geral.

Para tanto, é importante fazer um mapeamento de processos e identificar quais são os pontos mais relevantes e que podem ser melhorados. O uso de tecnologia comumente é o caminho escolhido, de modo a buscar a automação de processos.

Novamente, o uso de código de barras é uma possibilidade, dando mais visibilidade à gestão. Ao mesmo tempo, permite a automação graças à integração a leitores eletrônicos. Além disso, há várias outras possibilidades, como o uso de softwares de gestão integrada, aplicação de Big Data, e assim por diante.

Essa melhoria não deve acontecer apenas pontualmente, mas sim de maneira contínua. Ao garantir a qualidade de forma completa e ao longo do tempo, o empreendimento se destaca e sai à frente dos demais.

Invista na comunicação interna

Em estabelecimentos administrados majoritariamente pela família, é muito comum que a comunicação interna seja negligenciada. Como os setores tendem a ser ocupados por pessoas do mesmo grupo, há essa crença de que não é necessário trocar informações de maneira formal.

O problema é que isso desperdiça oportunidades que poderiam ser aproveitadas no momento em que elas surgem. Uma comunicação entre estoque, vendas e compras, por exemplo, evita desperdícios e o desabastecimento.

Se o objetivo é se tornar mais profissional, a comunicação interna tem que ganhar um peso maior. Comece a integrar os setores e a firmar o hábito de trocar informações de maneira contínua. Em geral, é necessário utilizar recursos tecnológicos, como comunicadores instantâneos, telefonia digital ou intranet. Com o hábito, os setores ficarão mais integrados.

Considere a entrada de gestores externos

Não é necessário que a família deixe a gestão da empresa para profissionalizá-la. Porém, é indiscutível que a presença de gestores externos vai levá-la para outro nível.

Esses profissionais não apenas têm conhecimento técnico, como têm experiências no mercado que, muitas vezes, os integrantes do grupo familiar não possuem. Com isso, ter essa adição ao time é uma forma de conquistar resultados melhores e com menos dificuldade.

Considerar a entrada de gestores externos é, portanto, uma ótima ação a ser tomada. Naturalmente, é preciso ter muito critério de seleção, e isso tende a ser muito benéfico para conservar a postura mais profissional.

Ao mesmo tempo, isso não precisa significar que a família vai perder o controle do negócio — como deixar de ocupar o cargo de CEO. Em vez disso, é possível aproveitar os gestores externos em setores mais críticos, como o financeiro ou de logística.

Use ferramentas de controle

Qualquer estabelecimento tem que conhecer e controlar seus resultados. A partir daí, dá para definir o que precisa melhorar, assim como o que deve ser repetido ou excluído. As ferramentas de controle são variadas. Nas finanças, há relatórios gerenciais e o fluxo de caixa. Em outros setores, o uso de indicadores de performance faz o trabalho.

Seja como for, é indispensável que essas ferramentas sejam utilizadas, de modo que qualquer processo de decisão se torne mais estruturado e profissional.

9. Dê espaço à inovação tecnológica

O mercado muda e os padrões de consumo também. Se a empresa não acompanhar tais mudanças, ela corre o risco de perder o espaço já conquistado junto ao público. Inovar em uma empresa familiar pressupõe a quebra de algumas barreiras, já que especialmente os mais velhos podem relutar em substituir hábitos antigos.

Entretanto, quando se fala em crescimento empresarial, tais propostas devem ser discutidas, baseando-se mais em fatores funcionais e dados do mercado do que em questões emocionais.

As possibilidades precisam ser expostas com base em fatos concretos, sem que isso seja levado para o lado pessoal, que traz à tona o “medo de magoar entes queridos”. Implantar sistemas de gestão empresarial, otimizar máquinas e equipamentos e disponibilizar canais diretos de comunicação com o público são sinônimos de grandes avanços em termos gerais.

Todos precisam se conscientizar de que nem sempre uma mudança na cultura empresarial denota descaracterização ou exclusão de determinados membros da família. O mercado atual exige uma adesão a cada dia maior à tecnologia e estender isso a todos os envolvidos no negócio familiar é o segredo para que tais mudanças sejam implementadas de forma positiva e eficaz.

Evitar conflitos em uma gestão de empresa familiar é possível se a administração tiver em mente a necessidade principal de focar mais o sucesso do negócio do que os relacionamentos entre os membros.

Além de deixar tudo muito bem definido e explicado, também vale a pena investir na profissionalização do empreendimento, tanto em termos de equipamentos quanto em recursos humanos, pois seu negócio vai conquistar mais chances de sucesso e destaque no mercado.

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