6 vantagens da otimização de processos em pequenas empresas

6 vantagens da otimização de processos em pequenas empresas

Todas as atividades dentro de uma empresa representa um processo, ainda que ele seja informal. Muitos empreendedores e gestores procuram soluções para melhorar os resultados e em alguns casos não conseguem justamente por não entenderem que essas tarefas são parte fundamental para o alcance dos objetivos.

Nesse sentido, realizar a otimização de processos é um excelente caminho para alcançar melhorias e, consequentemente, ter resultados mais satisfatórios. Quer saber como essa prática pode beneficiar pequenas empresas? Então continue acompanhando a leitura!

O que pode ser feito para a otimização dos processos?

Existem diversas formas de otimizar os processos em uma empresa. Entre as principais delas, podemos citar:

Identificar quais etapas precisam ser otimizadas

O primeiro ponto é conseguir identificar onde as falhas estão localizadas e precisam de uma correção. Para isso, deve-se avaliar quais processos estão gastando mais do que o necessário, os problemas que causam insatisfação dos clientes, que afetam a qualidade, entre outras influências negativas.

Para chegar a essa definição, existem alguns questionamentos que podem ser feitos, como:

  • quais são os objetivos desse processo?
  • os resultados esperados estão sendo alcançados?
  • quais atividades fazem parte deles?
  • quem são as pessoas envolvidas?

Estas e outras respostas ajudam a compreender como o processo funciona e o que precisa ser melhorado.

Mapear o fluxo de trabalho

Depois que se entende o funcionamento do processo, é hora de fazer o mapeamento, que consiste no estudo dos procedimentos, os métodos utilizados, as pessoas envolvidas, as entradas (o que é necessário para executar as tarefas) e as saídas (o resultado da atividade finalizada).

Essa é uma forma ainda mais eficaz de identificar as falhas, além de sugerir quais mudanças são necessária para que se alcance maior eficiência, qualidade e agilidade.

Padronizar o processo

Depois que o mapeamento foi feito e as correções adequadas foram sugeridas, é o momento de se investir na padronização. Ela consiste na criação de um fluxo ideal do processo, que deve ser seguido à risca pelas pessoas que estão envolvidas nele.

Esse padrão diminui o risco de erros, desperdícios e outras falhas que podem prejudicar o resultado das atividades.

Implementar melhorias

Além das correções de falhas, também é possível identificar pontos fortes que podem ser melhorados ainda mais. Esse aprimoramento aumenta o potencial das atividades e de conseguir alavancar os resultados.

Depois que todas as mudanças foram levantadas, é o momento de adotá-las na prática. Essa fase é a mais demorada, mas é a que garante que a otimização dos processos será mesmo benéfica para a empresa.

Adotar o código de barras

O código de barras permite identificar os produtos, melhorar as rotinas de estoque (movimentação e inventários), agilizar a rotina no ponto de venda (PDV), além de diversos outros benefícios.

De maneira geral, investir nessa estratégia, com uma tecnologia que permite colocá-la em prática é sinônimo de modernizar as atividades, garantir um atendimento mais rápido e acertado e aumentar as chances de satisfazer os clientes.

Quais vantagens essa prática proporciona para pequenas empresas?

Apesar de parecer o tipo de rotina que é adotada nas grandes organizações, a otimização de processos, quando bem aplicada, proporciona diversos benefícios para pequenas empresas. Entre elas:

1. Maior capacidade de intervenção

Quando os processos não estão padronizados e organizados, torna-se muito mais difícil identificar quais são as causas de determinada falha e, com isso, a possibilidade de criar uma solução precisa se torna mínima. Assim, cria-se uma situação em que se “apaga incêndios”, em vez de atuar diretamente na raiz do problema e resolvê-lo de uma vez por todas.

A otimização dos processos torna cada etapa mais clara, permitindo que os problemas sejam identificados com maior facilidade, além do empreendedor conseguir elaborar soluções que evitem a recorrência desse tipo de falha.

2. Maior agilidade nas atividades

Ao realiza o mapeamento dos processos, torna-se possível identificar as etapas repetidas e desnecessárias, eliminando-as dos processos, além da possibilidade de identificar quais métodos são mais ágeis (sem prejudicar a qualidade). Isso tudo promove ganho de agilidade e, consequentemente, melhoria nos níveis de produtividade.

3. Aumento da confiabilidade dos processos

A padronização dos processos é um meio de formalizar o método adequado para a execução das atividades. Além de reduzir o índice de erros, essa decisão também diminui a necessidade de retrabalhos e, principalmente as dúvidas com relação ao procedimento realizado.

Isso é especialmente importante quando se torna necessário realizar análises que ajudarão a tomar decisões importantes, ou redirecionar a estratégia da empresa, por exemplo.

4. Maior integração entre os processos

A otimização dos processos também ajuda a identificar as atividades sequenciadas e se uma área depende das saídas (resultados) de outras tarefas para dar continuidade ao trabalho. Assim, cria-se um sequenciamento de rotinas, promovendo a integração entre as áreas e a melhoria na comunicação — criando um fluxo de informações contínuo.

5. Redução de custos

Com todas as melhorias alcançadas — como o aumento da produtividade, redução de erros e retrabalhos, eliminação de etapas desnecessárias, diminuição dos desperdícios, entre outras —, a otimização dos processos também garante a redução dos custos da operação.

Além disso, a padronização e o aprimoramento dos métodos de trabalho ajudam a direcionar melhor o uso dos recursos e tornar os investimentos mais eficientes. A maior vantagem disso é que a lucratividade também passa a ser mais satisfatória.

6. Melhoria dos resultados

Por fim, pode-se dizer que os resultados dentro da empresa são consideravelmente aprimorados. Isso quer dizer que se consegue aumentar a qualidade dos produtos e serviços, atender melhor os clientes e melhorar a saúde financeira, por exemplo.

Tudo isso ajuda a tornar a empresa mais competitiva no mercado, ou mesmo se destacar dos seus concorrentes na região onde atua. 

Como podemos ver, a otimização de processos proporciona benefícios variados para uma pequena empresa. Contudo, para que isso seja possível, deve-se levar em consideração as ações e os investimentos necessários para que as mudanças aplicadas sejam mesmo eficazes. 

O que achou do nosso post de hoje? Suas dúvidas sobre a otimização de processos foram esclarecidas? Então aproveite para saber mais sobre como gerenciar o crescimento saudável na sua empresa!

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