6 vantagens da otimização de processos em pequenas empresas

O conjunto de todas as atividades dentro de uma empresa representa um processo, ainda que ele seja informal. Muitos empreendedores e gestores procuram soluções para melhorar os resultados e, em alguns casos, não conseguem justamente por não entenderem que essas tarefas são parte fundamental para o alcance dos objetivos. Portanto, o caminho é a otimização de processos.

Nesse sentido, podemos dizer que buscá-la é um excelente caminho para alcançar melhorias e, consequentemente, ter resultados mais satisfatórios. Acredite: você pode fazer muito mais com os recursos que já tem, sejam eles físicos, tecnológicos ou humanos. Entretanto, para isso, não é preciso sobrecarregá-los. Trata-se da criação de um ambiente de trabalho agradável e produtivo.

Quer saber como essa prática pode beneficiar pequenas empresas? Então, continue acompanhando a leitura!

O que pode ser feito para a otimização dos processos?

Existem diversas formas de otimizar os processos em uma empresa. Entre as principais delas, podemos citar:

Identificar quais etapas precisam ser otimizadas

O primeiro ponto é conseguir identificar onde as falhas estão localizadas e qual o tipo de correção que precisam. Para isso, deve-se avaliar quais processos gastam mais que o necessário, os problemas que causam insatisfação dos clientes, que afetam a qualidade, entre outras influências negativas.

Para chegar a essa definição, existem alguns questionamentos que podem ser feitos, como:

• quais são os objetivos desse processo?
• Os resultados esperados são alcançados?
• Quais atividades fazem parte deles?
• Quem são as pessoas envolvidas?

Essas e outras respostas ajudam a compreender como o processo funciona e o que precisa ser melhorado. Para traçar ações de melhoria, antes de mais nada, você precisa saber onde e em qual sentido elas serão aplicadas.

Mapear o fluxo de trabalho

Depois que se entende o funcionamento do processo, é hora de fazer o mapeamento, que consiste no estudo dos procedimentos, os métodos utilizados, as pessoas envolvidas, as entradas (o que é necessário para executar as tarefas) e as saídas (o resultado da atividade finalizada).

Essa é uma forma ainda mais eficaz de identificar as falhas, além de sugerir quais mudanças são necessárias para que se alcance maior eficiência, qualidade e agilidade. Nem sempre os aspectos a serem melhorados estão às claras. Portanto, pode ser que você precise de uma análise mais profunda para visualizá-los.

Padronizar o processo

Depois que o mapeamento foi feito e as correções adequadas foram sugeridas, é o momento de se investir na padronização. Ela consiste na criação de um fluxo ideal do processo, que deve ser seguido à risca pelas pessoas que estão envolvidas nele. A otimização de processos é determinada a partir de estudos e, portanto, há um caminho certo para colocá-la em prática.

Esse padrão diminui o risco de erros, desperdícios e outras falhas que podem prejudicar o resultado das atividades. Ela pode estar ligada a processos de automação de atividades, modelos de atendimento predeterminados ou mesmo eliminação de hábitos rotineiros que possam prejudicar a produtividade.

Implementar melhorias

Além das correções de falhas, também é possível identificar pontos fortes que podem ser melhorados ainda mais. Esse aprimoramento aumenta o potencial das atividades e de conseguir alavancar os resultados. Lembre-se de que a otimização não consiste apenas em eliminar as falhas, mas também em realizar melhorias no que já tem funcionado bem.

Depois que todas as mudanças foram levantadas, é o momento de adotá-las na prática. Essa fase é a mais demorada, mas é a que garante que a otimização dos processos será mesmo benéfica para a empresa. Haverá um período de teste, no qual você poderá perceber o que realmente funciona. Nessa fase, vale observar cada efeito e focar no que traz melhores resultados.

Adotar o código de barras

O código de barras permite identificar os produtos, melhorar as rotinas de estoque (movimentação e inventários), agilizar a rotina no ponto de venda (PDV), além de diversos outros benefícios. Com as mercadorias codificadas, com apenas um clique, é possível adicionar ou baixar itens em estoque e emitir relatórios que levem a números reais e precisos sobre a sua empresa.

De maneira geral, investir nessa estratégia, com uma tecnologia que permite colocá-la em prática, é sinônimo de modernizar as atividades, garantir um atendimento mais rápido e acertado e aumentar as chances de satisfazer os clientes. Isso sem contar a sua imagem no mercado, que ganha um novo status.

Usar métricas para monitoramento

A partir do uso de métricas, você pode mensurar exatamente quais as mudanças que realmente trazem resultados. Nem sempre é possível visualizar esse cenário sem envolver números e ferramentas de análise mais complexas. Então, a tecnologia pode ajudá-lo muito nessa questão. Por que não aproveitar os avanços que ela tem apresentado nos últimos tempos?

A realidade é que, em tempos de isolamento social, os recursos tecnológicos se tornaram ainda mais necessários, o que levou a um desenvolvimento, ainda que forçado, nesse sentido. Já que você conta com tais recursos, é possível definir uma política de metas e utilizá-la para mensurar seu alcance.

Treinar seus colaboradores

Com a pandemia, surgiu a necessidade de isolamento e, consequentemente, o trabalho remoto. Acontece que gestores e colaboradores não tiveram tempo para se preparar para esse cenário. Assim, muitas ações de treinamento e preparo de pessoal foram deixadas de lado, diante de tantas demandas de processos e adaptações.

Entretanto, é nesse momento que o treinamento se torna ainda mais necessário. Seus colaboradores precisam se atualizar sobre as novas ferramentas, políticas e metas da empresa, além de saberem exatamente o que é esperado deles. Aliás, o uso da tecnologia para o trabalho remoto pode ser tema de pequenos cursos, que têm como objetivo conscientizar sobre a importância das ferramentas tecnológicas e auxiliar no manuseio.

Quais são as vantagens que essa prática proporciona para pequenas empresas?

Apesar de parecer o tipo de rotina que é adotada nas grandes organizações, a otimização de processos, quando bem aplicada, proporciona diversos benefícios para pequenas empresas. Entre elas:

1. Maior capacidade de intervenção

Quando os processos não estão padronizados e organizados, torna-se muito mais difícil identificar quais são as causas de determinada falha e, com isso, a possibilidade de encontrar uma solução precisa se torna mínima. Assim, cria-se uma situação na qual se “apaga incêndios”, em vez de atuar diretamente na raiz do problema e resolvê-lo de uma vez por todas.

A otimização dos processos torna cada etapa mais clara, permitindo que os problemas sejam identificados com mais facilidade, além de o empreendedor conseguir elaborar soluções que evitem a recorrência desse tipo de falha.

2. Maior agilidade nas atividades

Ao realizar o mapeamento dos processos, torna-se possível identificar as etapas repetidas e desnecessárias, eliminando-as dos processos, além da possibilidade de identificar quais métodos são mais ágeis (sem prejudicar a qualidade). Isso tudo promove ganho de agilidade e, consequentemente, melhoria nos níveis de produtividade.

A tecnologia é peça fundamental nesse processo, já que ajuda a encontrar onde estão esses pontos. Ainda que a pandemia seja algo temporário (esperemos que breve), os avanços tecnológicos vieram para ficar e certamente auxiliarão muito no sentido de agilizar e otimizar processos.

3. Aumento da confiabilidade

A padronização é um meio de formalizar o método adequado para a execução das atividades. Além de reduzir o índice de erros, essa decisão também diminui a necessidade de retrabalhos e, principalmente, as dúvidas com relação ao procedimento realizado. Isso é especialmente importante quando se torna necessário realizar análises que ajudarão a tomar decisões importantes ou redirecionar a estratégia da empresa, por exemplo.

4. Maior integração entre os processos

A otimização dos processos também ajuda a identificar as atividades sequenciadas e se uma área depende das saídas (resultados) de outras tarefas para dar continuidade ao trabalho. Assim, cria-se um sequenciamento de rotinas, promovendo a integração entre as áreas e a melhoria na comunicação — criando um fluxo de informações contínuo.

A automação de atividades intermediárias é quase uma consequência dessa questão e torna esse fluxo mais natural e fluido. Embora cada um trabalhe em sua casa, as equipes precisam se comunicar e entender que o seu trabalho só funciona quando se considera a inter-relação entre todos os componentes.

5. Redução de custos

Com todas as melhorias alcançadas — como o aumento da produtividade, redução de erros e retrabalhos, eliminação de etapas desnecessárias, diminuição dos desperdícios, entre outras —, a otimização dos processos também garante a redução dos custos da operação.

Além disso, a padronização e o aprimoramento dos métodos de trabalho ajudam a direcionar melhor o uso dos recursos e tornar os investimentos mais eficientes. A maior vantagem disso é que a lucratividade também passa a ser mais satisfatória.

6. Melhoria dos resultados

Por fim, pode-se dizer que os resultados dentro da empresa são consideravelmente aprimorados. Isso quer dizer que se consegue aumentar a qualidade dos produtos e serviços, atender melhor os clientes e melhorar a saúde financeira, por exemplo. Tudo isso ajuda a tornar a empresa mais competitiva no mercado, ou mesmo se destacar dos seus concorrentes na região onde atua.

Como podemos ver, a otimização de processos proporciona benefícios variados para uma pequena empresa. Contudo, para que isso seja possível, deve-se considerar as ações e os investimentos necessários para que as mudanças aplicadas sejam mesmo eficazes.

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Atualizado em 01 de setembro de 2020