Entenda a importância do planejamento tributário para sua empresa

Você já ouviu falar em planejamento tributário para empresas? Mesmo não conhecendo o termo, provavelmente você já sabe que os impostos e tributos pagos pelas pessoas jurídicas geram, além de despesas, muitas dores de cabeça para empresários. Isso porque os compromissos fiscais que incidem sobre pequenas, médias e grandes empresas são tão complexos que, às vezes, mesmo sem a intenção de sonegar, erros são cometidos e as multas aparecem.

Além disso, por não conhecer bem as regras e condições fiscais, muitos empreendedores acabam desembolsando mais do que deveriam. Porém, para ajudar você e sua empresa a andarem em dia com os impostos e traçar estratégias para economizar com os tributos, vamos explicar tudo sobre como executar um bom planejamento tributário.

Ao longo do post você também conhecerá ferramentas que podem tornar o controle fiscal e, consequentemente, a execução do planejamento fiscal mais simples e dinâmica no dia a dia. Por fim, saberá quais são os pontos de atenção que sua empresa deve ter em 2017 para ficar com o planejamento tributário em dia. Vamos lá?

O que é o planejamento tributário?

O planejamento tributário é a administração e controle dos compromissos fiscais da empresa. Assim como o planejamento financeiro, de estoque ou de marketing, ele faz parte da gestão empresarial e tem como finalidade otimizar o funcionamento e os lucros da empresa, principalmente reduzindo despesas com impostos.

Em um bom planejamento tributário há uma gestão eficiente dos compromissos fiscais da empresa, organizando pagamentos, mantendo a legalidade dos negócios e estudando formas de reduzir os gastos com os impostos.

Há duas categorias de planejamento tributário:

Operacional

O planejamento tributário operacional é o que deve ser inserido como ferramenta básica de administração da sua empresa. Envolve o acompanhamento rotineiro e execução de atividades referentes ao pagamento de impostos e análise constante da situação fiscal da empresa. Essas operações envolvem balanços periódicos para levantamento de valores gastos com os compromissos tributários. O ideal é que o planejamento operacional esteja alinhado entre a equipe contábil da empresa e seus donos e gestores.

Estratégico

Antes de efetivar o operacional, é preciso traçar o planejamento tributário estratégico. Como o próprio nome indica, o planejamento estratégico é aquele que mostra as melhores formas de cumprir os deveres fiscais. Isso inclui encontrar o regime tributário ideal para cada tipo de empresa — aquele que mais se enquadra com as características do negócio. As estratégias também ajudam na hora de conseguir incentivos e abatimentos tributários.

Como diminuir os impostos?

A carga tributária é uma das grandes responsáveis por aumentar o preço do produto final, dificultando a relação com a concorrência e, consequentemente, comprometendo as vendas. O planejamento tributário tem como objetivo reduzir os gastos com impostos, e assim, conseguir diminuir o preço dos produtos e aumentar o lucro da empresa.

Para alcançar esse objetivo, existem algumas estratégias que podem ser utilizadas no seu planejamento.

Redução sobre as taxas

Uma maneira de pagar menos impostos, sem fugir da legalidade, é diminuir a contribuição dos impostos que podem ser reduzidos. Um exemplo é diminuir o Fator Acidentário de Prevenção e, com isso, minimizar os gastos com os Seguros de Acidentes de Trabalho.

Outra forma de reduzir as taxas é aproveitando as políticas de incentivos fiscais. Investimentos em campos sociais e culturais ajudam no abatimento fiscal e contribuem para a construção de uma imagem positiva da empresa.

Diminuição da incidência de impostos

Tente diminuir os fatores operacionais que geram impostos. A melhor forma de conseguir esse feito é adequando a empresa às condições de isenção de impostos que são oferecidas em cada município. Com isso, menos tributos incidem sobre seu negócio.

Prolongar o pagamento

Outra dica para seu planejamento tributário é adiar o pagamento dos impostos que não cobram juros por vencimento. Algumas alíquotas não são acrescidas de multas após a data de pagamento, dessa forma, se não é um bom momento financeiro para pagá-las, adie. Com o planejamento você consegue verificar quais são os melhores momentos para pagar os impostos sem comprometer seu capital de giro ou seus lucros.

Quais as ferramentas de controle fiscal?

O controle fiscal de uma empresa e, consequentemente, o seu planejamento tributário, ficam muito mais simples e rápidos com o auxílio de métodos e ferramentas que otimizam o trabalho.

Usar a nuvem para armazenar documentos e apostar em software especializado para cruzamento de dados, por exemplo, tornam a rotina tributária de qualquer empresa mais produtiva.

Aderir a ferramentas de automatização de coleta de dados em tempo real é outro passo para otimizar o controle fiscal e o planejamento tributário da companhia. Entenda:

Nuvem para armazenamento de documentos

Armazenar documentos fiscais na nuvem é um ponto que gera muita controvérsia entre empreendedores. Afinal, será que é realmente seguro salvar arquivos contábeis da empresa em um servidor online? A resposta é: sim.

Na verdade, no que diz respeito à segurança, usar a nuvem para armazenar documentos é uma forma de garantir que seus dados estarão sempre seguros em caso de problemas no HD do computador ou, até mesmo, situações mais drásticas, como um incêndio na empresa. Veja algumas vantagens de usar a nuvem para armazenar documentos fiscais:

Acesso remoto

Uma grande vantagem de usar a nuvem para salvar os documentos fiscais da empresa é poder acessar as informações quando quiser, de onde estiver.

Ao usar ferramentas como Dropbox e Google Drive você pode ter acesso a seus arquivos pelo computador, celular e tablet, o que permite agilizar o trabalho enquanto estiver fora do escritório e, até mesmo, compartilhar os documentos com outras pessoas que trabalham remotamente.

Fim da necessidade de backup

Realizar backups de arquivos e atualizações manuais de notebooks e computadores faz parte da rotina de quem armazena os documentos da empresa nesses aparelhos.

Ao apostar em uma solução em nuvem, não há essa necessidade. O backup é automático, realizado automaticamente pela própria ferramenta. Basta você acessar os documentos em qualquer dispositivo com acesso à internet, em qualquer horário, que terá a versão mais atualizada do arquivo.

Segurança

Além de estarem acessíveis mais facilmente, seus documentos também estão mais seguros armazenados na nuvem. Além de não correr o risco de perder suas notas fiscais e afins por conta de um problema no computador, você também não precisa mais imprimir esse tipo de arquivo, economizando tinta e papel (e, consequentemente, reduzindo custos).

Sua empresa se torna mais sustentável e, ainda, não tem problemas com perda de documentos ou acesso indevido por alguma pessoa que não tem autorização para ver determinado conteúdo.

Softwares especializados

Um controle fiscal eficiente é um dos primeiros passos para executar um bom planejamento tributário. Nesse sentido, todas as ferramentas que sua empresa puder usar para manter a situação tributária em dia de forma simples e ágil são bem-vindas.

Antes do advento de softwares contábeis, a contabilidade das empresas era realizada de forma manual. Nesse cenário, que ainda é realidade para muitos negócios, relatórios e controles são feitos por meio de tabelas, calculadoras e, recentemente, com o auxílio de planilhas eletrônicas.

Esses processos, apesar de comuns, trazem muitas desvantagens que podem prejudicar o controle fiscal e o planejamento tributário da empresa. Entre elas, longo tempo despendido na tarefa e erros humanos frequentes. Além disso, ao fazer tudo de forma manual, não é possível realizar cruzamento de dados ou, até mesmo, integrar as informações com outras áreas de empresa. Isso acaba tornando a tomada de decisões mais lenta, prejudicando o negócio.

Ter um sistema capaz de auxiliar a área de contabilidade fazendo, por exemplo, o cruzamento de dados contábeis, ajuda a otimizar processos e oferece a possibilidade de deixar os funcionários do setor livres para atividades mais relacionadas ao core business da empresa.

As informações são processadas com maior agilidade e segurança, o que torna o planejamento tributário mais acurado e preciso. Além disso, a atualização dos dados é feita de forma automática. Com isso, não há o problema de não saber se determinado dado de uma planilha está defasado ou não.

Automação na coleta de dados

Outro ponto que merece atenção quando o assunto é planejamento tributário é a coleta de dados. Para planejar a contabilidade da melhor forma, é essencial que as informações financeiras e contábeis estejam padronizadas para que, assim, sejam analisadas o mais rápido possível.

Quando esse processo é feito de forma manual, há alguns problemas no caminho, como padronização na forma como as informações são anotadas, tempo de recebimento dos dados diferente para cada equipe etc. Essas questões podem retardar o planejamento financeiro e, até mesmo, prejudicá-lo, pois as informações geradas podem não ser confiáveis.

Para fazer um planejamento tributário mais preciso vale a pena também investir em um software de automação de coleta de dados. A ferramenta, além de reunir as informações, ajuda a processar os dados obtidos.

Entre seus principais benefícios, podemos citar a possibilidade de ter todos os arquivos coletados centralizados em um só lugar, o que facilita o acesso a dados por pessoas de diferentes setores. A redução de custos na coleta de dados também é reduzida de forma significativa, com menor uso de papel e agilidade nos resultados.

A automação na coleta de dados é ponto importante também para poder avaliar com maior exatidão indicadores e desempenho do time. Apostar nesse tipo de ferramenta reduz consideravelmente as chances de ter informações contábeis inexatas por um erro de preenchimento de arquivo, por exemplo.

O planejamento tributário da sua empresa será feito de forma mais ágil e precisa com a adoção dessas ferramentas tecnológicas. No cenário atual, contabilidade e tecnologia devem andar juntas.

Quais os pontos de atenção em 2017?

Quando o assunto é planejamento tributário, é importante você lembrar também que, mais do que analisar as situações, andar em dia com as contas e ter as ferramentas certas para auxiliá-lo nos processos, é preciso estar atento ao que acontece no mercado. Nesse sentido, é necessário analisar com cuidado as mudanças que surgiram recentemente no cenário econômico do país.

Algumas delas foram pelo Governo em 2016 e entraram em vigor este ano, como o caso da partilha do ICMS e reajustes do Imposto de Renda.

Partilha do ICMS

Este ano, o percentual da divisão do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) mudou. Agora, nas vendas interestaduais, a empresa de destino do produto deve arcar com 60% do valor da diferença das alíquotas interna e interestadual. Já a empresa remetente paga 40% do valor.

A mudança atinge as empresas que compram mercadorias de outros estados, já que agora a maior responsabilidade sobre o imposto será delas.

Caso a empresa seja remetente da mercadoria, ela só deverá pagar a maior parte do imposto caso o destinatário seja uma pessoa física.

A mudança aconteceu em janeiro deste ano. E o objetivo da medida é que, até 2019, 100% da diferença das alíquotas interna e interestadual seja recolhida pela empresa de destino.

Imposto de Renda

A regra que passa a valer este ano é a seguinte: o ganho da pessoa jurídica sobre alienação de bens (vendas) e direitos do ativo não circulante sofre incidência do Imposto de Renda.

Mas qual é a mudança na prática? O ganho verificado na diferença positiva do valor de venda e do valor contábil está sujeito ao imposto. Ou seja, em toda operação de venda com obtenção de lucro, o tributo deve ser recolhido.

Com essas mudanças, é melhor ficar atento na hora de fazer o planejamento tributário. Mais do que anotar em planilhas e fazer contas, o planejamento envolve análise, reflexão e ação. Um bom planejamento é aquele que consegue encontrar as melhores formas de driblar os impostos e diminuir os compromissos fiscais dentro da legalidade e sem comprometer o funcionamento da empresa.

Lembre-se de que, na hora de realizar seu planejamento tributário, a consultoria de um profissional contábil capacitado e experiente faz toda a diferença! Ele será capaz de analisar os dados da empresa e indicar as melhores soluções para seu perfil.

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