Você sabe o que é rastreabilidade?

Quanto maior é o acesso de um gestor a informações de qualidade, mais poder ele possui para tomar decisões mais assertivas, em menor tempo hábil — o que, em tempos de competitividade acirrada, pode acabar criando uma vantagem competitiva.

Entender o que é rastreabilidade e de que forma ela pode ser aplicada ao seu negócio faz toda a diferença na hora de ter acesso a todos esses benefícios. Tal controle é essencial para conseguir acompanhar as operações e identificar rapidamente qualquer variável que possa causar algum impacto nos resultados.

Assim, é possível corrigir discrepâncias, otimizar ações e entender mais a fundo os processos que levam a determinados resultados. Nesse sentido, surge o conceito da rastreabilidade.

Por isso, continue acompanhando este artigo e saiba o que é rastreabilidade e como ela é vantajosa para as empresas!

O que é rastreabilidade, afinal?

O conceito de rastreabilidade pode ser definido como a habilidade de poder rastrear determinado objeto.

No ambiente empresarial, ele surgiu através da necessidade de identificar a localização de um produto — matéria-prima, mercadoria, embalagem, entre outros — dentro da cadeia de suprimentos, além de, também, ser muito utilizado para manter padrões de controle de qualidade.

Esse rastreamento é feito por um código — que pode ser o de barras, por exemplo — com o qual, a partir dele, é possível saber informações sobre o item: o que é, quais são suas origens, seu destino e em que ponto da cadeia logística ele se encontra. Sendo assim, para conseguir aplicar o rastreamento, é necessário possui três dados fundamentais:

• a identificação do produto, que é feita através de um código — dessa forma, é possível identificar, com maior precisão, o que está sendo procurado;
• a informação de origem — de onde o produto vem;
• o seu destino — para onde o produto vai.

De que forma ela pode ser aplicada em uma empresa?

Existem diversas forma de rastreabilidade de produtos que auxiliam no controle do processo produtivo, no acompanhamento do fluxo de materiais e no controle de qualidade das atividades realizadas. Confira abaixo alguns deles!

Gerenciamento de ativos em uma indústria

Ativos são classificados como qualquer bem físico que a empresa possui e pode controlar — eles podem ser máquinas, ferramentas, equipamentos, paletes, entre vários outros. O acompanhamento desses bens consiste em acompanhar o seu ciclo de vida e seus níveis de depreciação.

A rastreabilidade também permite controlar quaisquer mudanças de localização, avaliar a disponibilidade e a ociosidade de cada um. A intenção disso é conseguir aprimorar os níveis de produtividade e aumentar os índices de aproveitamento desses bens.

Produção automatizada

Existem sistemas que auxiliam e registram a evolução de determinado produto desde seu estado de matéria-prima, até quando ele se torna o produto final.

Isso fornece um controle muito grande sobre o processo produtivo, sua evolução, a utilização de insumos e recursos etc. Nesse controle produtivo, os códigos de barras e as etiquetas RFID, por exemplo, são utilizados como forma de rastreamento.

Essas informações permitem planejar e organizar melhor as etapas de uma manufatura, mesmo que as linhas de produção estejam direcionadas para a fabricação de produtos diferentes, visto que o controle de rastreabilidade permite acompanhar o desempenho e as necessidades de cada processo de produção.

Com isso, pode-se utilizar as informações para análise do fluxo produtivo, acompanhamento dos produtos dentro da fábrica e para auxiliar no planejamento, na avaliação de falhas, na identificação de melhorias, na redução de desperdícios, entre outras coisas.

Processo de logística interna

Códigos de barras podem ser utilizados em caixas, paletes e containers para identificar materiais e auxiliar o processo logístico interno.

Dessa forma, é possível controlar todas as movimentações internas que acontecem e a realocação de produtos, bem como as baixas ocasionadas em caso de utilização em um processo produtivo ou em vendas.

Essa rastreabilidade ajuda a controlar os níveis e a acuracidade do estoque, evitar perdas, furtos e extravio de materiais e ainda organizar a logística interna de uma forma mais sistêmica e ágil.

Kanban eletrônico

O Kanban é um sistema criado no Japão, que quer dizer “sinalização”. Seu objetivo é auxiliar na gestão do fluxo de materiais em um processo produtivo com cartões que indicam a chegada ou a necessidade de determinado material dentro da empresa. A princípio esse processo era feito de forma manual, pela atualização desses cartões.

Porém, com a utilização de um código de barras, por exemplo, o rastreamento e o controle da movimentação de materiais dentro de uma empresa passa a ser feito de forma automática, o que torna o processo bem mais confiável e ágil. Além disso, com a integração de sistemas, essa rastreabilidade pode ser ainda maior, quando as integrações do Kanban eletrônico são feitas com os fornecedores externos.

Além de otimizar o processo de abastecimento, torna-se possível acompanhar o fluxo desses materiais e, inclusive, estabelecer uma previsão de chegada — o que auxilia no planejamento dos processos internos de recebimento, estocagem e direcionamento para a linha de produção, por exemplo.

Logística externa

A ideia por trás disso é basicamente a mesma da logística interna: controlar o fluxo de materiais ao longo de determinado processo. Porém, nesse caso, a rastreabilidade acaba sendo bem mais abrangente, compreendendo a cadeia de suprimentos. Nesse sentido, os produtos são monitorados desde o fornecedor, até a sua chegada no cliente final — envolvendo, inclusive, a logística interna.

Um exemplo bem comum da rastreabilidade na logística externa é o monitoramento de pedidos em sua distribuição. Quando o pedido de determinado cliente é inserido no sistema, ele possui um ou mais itens, que, por sua vez, têm códigos de barras individuais que facilitam sua localização no estoque (rastreabilidade interna).

Ao realizar a separação desses pedidos, eles são enviados para a área de consolidação de cargas e são linkados a um transporte — que, por sua vez, apresenta uma documentação específica, com informações sobre o veículo, motorista, rota, entre outras.

Sendo assim, na hora de rastrear um item de um cliente por meio dos códigos é possível saber qual o status da entrega e até mesmo a previsão de chegada ao consumidor final.

Manufatura automatizada

Sistemas de manufatura são aqueles que permitem acompanhar o passo a passo dos processos dentro da sua fábrica. Assim, fica mais fácil identificar possíveis falhas operacionais e corrigi-las, de modo que os processos se tornem mais efetivos.

Por isso, podemos dizer que também se trata de uma forma de rastreabilidade, já que estamos nos referindo a conhecer a fundo os processos internos, a ponto de identificar atividades que destoam do fluxo normal de operações.

Integração com sistemas MES

Os MES (Manufacturing Execution System — ou Sistema de Execução de Manufatura, em tradução livre) são sistemas destinados ao chão de fábrica. Seu principal objetivo é gerar informações em tempo real sobre os sistemas produtivos, de modo que regras sejam seguidas e que todas as etapas sejam otimizadas, até que o produto chegue ao consumidor final.

Se o produto contar com um código de barras, tal sistema permite otimizar ainda mais a rastreabilidade dos produtos, já que torna possível saber em que ponto exato da cadeia ele se encontra. É dessa forma que o conceito de rastreabilidade pode funcionar integrado a um sistema MES.

Etiquetagem de embalagem terciária

Um produto final pode ser rastreado também a partir de etiquetas em suas embalagens. E não estamos falando de insumos, mas de lotes de produtos. Um bom exemplo dessas embalagens são os paletes. Esses lotes podem ser identificados e agrupados por códigos de barras, numeração ou mesmo data de fabricação.

Assim, ainda que você tenha um grande espaço, é possível saber onde está cada grupo de produtos e qual a sua data de fabricação, de modo a estabelecer um fluxo de envio que evita a perda de materiais por perecimento ou mesmo envelhecimento.

Como relacionar a rastreabilidade a um Sistema de Gestão?

Hoje em dia, um Sistema de Gestão se faz necessário em qualquer ramo de negócio. Com o passar do tempo, os processos manuais foram cedendo espaço a ferramentas informatizadas que, além de otimizar o tempo e a produtividade dos colaboradores, ainda proporcionam maior precisão no controle de processos.

E, é claro, nesse rol está inclusa rastreabilidade. Um sistema de gestão pode contar com módulos integrados que controlam estoque, registram entradas e saídas de mercadoria e permitem lançamentos no que diz respeito a pagamentos e recebimentos. Resumidamente: é possível colocar todos os processos em sua tela de computador com poucos cliques.

Vale ressaltar que um item primordial para o controle de estoque por meios eletrônicos é o código de barras.

A partir da sua leitura, é possível registrar quando determinado produto entrou e saiu e ainda inserir informações extras, como o lote. Assim, rastrear cada item que se encontra em sua empresa, seja ele matéria-prima ou artigo para venda, se torna muito mais fácil e efetivo.

Para isso, entretanto, é importante adquirir matérias-primas ou mesmo material de uso interno somente com código de barras e também implantá-lo em cada um dos seus produtos. Além de ganhar credibilidade junto ao seu público, trata-se de uma forma de manter total controle sobre tudo o que se encontra em sua cadeia produtiva.

Como inovar com a rastreabilidade?

É inegável que os hábitos de consumo das pessoas sofreram profundas transformações nos últimos tempos. O acesso à informação e aos sistemas eletrônicos de consultas e compras tornou o consumidor mais consciente e exigente. Por essa razão, inovar deve ser a chave do seu negócio, para manter-se sempre no topo.

E existem vários caminhos que podem levar a essa inovação. Um deles certamente é a rastreabilidade. A partir dela, você diferencia o seu produto do que o seu concorrente oferece. Ela permite interligar todos os elos da cadeia produtiva e ainda tornar a informação acessível por todo esse fluxo, inclusive para o consumidor final.

Lembre-se de que, quanto mais as pessoas conhecem o seu produto, mais elas tendem a criar elos de confiança com a sua empresa, fator primordial para a fidelização de clientes. O restante fica por conta da qualidade, é claro. Uma empresa que implanta processos de rastreabilidade e oferece qualidade estará sempre à frente.

Também é importante manter-se informado quanto às tendências e novos modelos do mercado. A rastreabilidade, por si só, já é uma inovação, mas ela precisa trabalhar aliada a outros processos e condutas que tornarão a sua empresa a queridinha dos clientes.

Quais são as principais vantagens que ela proporciona?

A ideia por trás da rastreabilidade está diretamente ligada à necessidade de acompanhar o fluxo de produtos — que pode ser tanto para adequação de legislação e normas, garantindo a qualidade e segurança dos itens que são disponibilizados no mercado, quanto para atender às necessidades do cliente. Dessa forma, podemos dizer que as principais vantagens que a rastreabilidade proporciona para as empresas são:

• maior garantia de qualidade e segurança dos produtos inseridos no mercado — se for o caso de necessidade de recolhimento ou recall dos itens, é possível saber, com maior precisão, o lote defeituoso — lembre-se de que, uma vez que o produto sai da sua fábrica, a responsabilidade sobre ele não deixa de ser sua (quaisquer problemas ou fatores que indiquem o seu recolhimento precisam ser levados em conta, e será você o responsável pelo processo);

• maior eficiência no controle do fluxo de materiais, o que permite a elaboração de planejamentos mais objetivos, afinal, como planejar se você não sabe ao certo o que está acontecendo em sua cadeia de suprimentos? Antes de mais nada, é preciso entender o caminho que sua mercadoria segue até chegar ao consumidor final;

• redução da necessidade de se manter altos níveis de estoque ao longo da cadeia de abastecimento, isso porque, quando você rastreia, você entende quanto tempo leva para consumir determinadas quantidades de matéria-prima, por exemplo — além disso, você entende a demanda por cada item, assim, os estoques podem ser adequados às suas reais necessidades, sem faltas ou desperdícios;

• redução de custos, proporcionada pelo aumento da eficiência dos processos, redução de perdas e desperdícios — como dissemos no item acima, o ideal é que, a partir de informações obtidas pelo rastreamento, você possa adequar seus processos às reais necessidades de sua fábrica e do seu consumidor (é claro que isso resultará na otimização de recursos e redução de falhas, o que certamente reduzirá também os custos);

• garantia de maior qualidade dos produtos e processos. Ah… a qualidade! Como se ouve falar nela, não é mesmo? Em um mercado no qual as pessoas têm fácil acesso à informação e aos produtos, você precisa estar em constante vigilância para não ser vencido pela concorrência — e não é todo mundo que têm essa visão, assim, prezar pela qualidade ainda é um diferencial;

• padronização de processos, que torna mais fácil a adaptação e execução: quando você rastreia seus itens, ainda que não perceba, acontece um processo de padronização — você passa a organizar melhor as mercadorias em estoque, seja no espaço físico ou no sistema de gestão e se preocupa em ser fiel ao registro de entradas e saídas (com o passar do tempo, tal questão torna a sua empresa mais organizada);

• relacionamentos mais estáveis com fornecedores, já que eles também fazem parte do processo — quando a rastreabilidade é bem aplicada, ela permite que o caminho do produto seja conhecido até o consumidor final.

Como podemos ver, o conceito que define o que é rastreabilidade é bem amplo e pode ser aplicado tanto internamente, quanto ao ambiente externo da empresa. A ideia central é conseguir aplicar na prática o monitoramento dos materiais ao longo de um processo.

Quando ela é aplicada tanto dentro da empresa, quanto em uma cadeia de suprimentos, esse controle se torna muito mais objetivo e permite um monitoramento ainda mais eficaz, o que proporciona excelentes benefícios para os envolvidos.

Agora que você já sabe o que é rastreabilidade, leia também este artigo e entenda como criar um padrão geral para identificação de produtos.