Entenda como criar uma estratégia de prevenção de perdas eficiente

Manter o estoque equilibrado e com um giro financeiro saudável é objetivo de todo empreendimento varejista. A prevenção de perdas figura na gestão da cadeia de suprimentos como um aspecto que deve ser levado em consideração na hora de alçar novos voos.

A movimentação dos produtos e baixas no estoque devem ser acompanhadas de perto para evitar transtornos e surpresas como, por exemplo, a impossibilidade de atendimento de uma venda já realizada. Isso pode ocorrer quando há inconsistências entre a descrição do sistema, que aponta a existência do produto, e o estoque físico.

Adotar estratégias preventivas é fundamental para o fortalecimento do negócio e o referenciamento no mercado quanto à capacidade de atender em grandes escalas e em tempo hábil.

Se você está à frente de um varejo e deseja melhorar a sua gestão de estoque com um controle mais rigoroso e acompanhamento sistemático, continue a leitura deste post e descubra o quanto contar com soluções tecnológicas e técnicas de prevenção pode ser um bom diferencial para o sucesso da sua marca. Confira!

O que é a prevenção de perdas?

As perdas podem ser representadas por quebras, furtos e roubos ou, ainda, por má gestão do estoque e geração errada de pedidos. Tudo isso acarreta em receita menor que a planejada no início da operação, comprometendo o faturamento e, consequentemente, os compromissos financeiros da empresa.

Prevenir as perdas é antecipar-se aos acontecimentos com métodos e soluções que inibam a ação de pessoas mal-intencionadas ou erros funcionais e, assim, evitar o prejuízo. A prevenção desperta para a definição de papéis e responsabilidades dentro do negócio, como controle de estoque, alimentação do sistema, recebimento de mercadorias e análise de performance do produto.

Você poderá lançar mão de um software de gestão especializado em auxiliar nos procedimentos operacionais de controle e distribuição, com a flexibilidade de registros e apontamento quantitativo do estoque. Esse sistema permite conferências programadas e também momentâneas, dando suporte ao trabalho de cada profissional envolvido.

Como criar uma gestão preventiva eficiente?

Para melhorar e otimizar os processos, é importante que você planeje com calma os passos do seu negócio, pautado na gestão e no equilíbrio entre as vendas, o estoque disponível e a prevenção de perdas, no intuito de minimizar os impactos sofridos no faturamento.

A cada processo bem desenhado e mapeado, as chances de perdas vão se minimizando e demonstrando a eficiência transparente em todos os níveis de negociação e comunicação — com o fornecedor, com a equipe e com o cliente —, com prospecção de vendas de acordo com o que pode ser suportado pelo negócio.

Por que é tão importante o planejamento para a prevenção de perdas?

É fundamental entender que todo comércio varejista está sujeito a sofrer algum tipo de perda. Sendo assim, independentemente das causas, não há como avançar em estratégias mais ousadas de vendas sem antes compreender a fundo as condições que podem levar a tais perdas, para então buscar soluções preventivas.

Para um comércio varejista, o estoque funciona como alicerce das operações. É como uma bela construção que poderá ruir caso não seja estabelecida sobre estruturas com boa sustentação. Ou seja, você pode realizar uma grande venda e amargar a dificuldade em atendê-la, ao descobrir a inexistência do produto no estoque.

Portanto, tome nota de algumas estratégias que você pode utilizar para a prevenção de perdas!

Integração sistêmica

Atuar com um sistema integrado permite que uma única informação caminhe em um processo cíclico até o atendimento final ao cliente, o que favorece a comunicação e a transparência da venda. Uma plataforma com todos os dados fomenta não só a venda, mas a necessidade de compras, apontada pelo cruzamento das informações de vendas e baixa do estoque.

Recepção de mercadorias

Um estoque somente poderá ser eficiente com um recebimento e uma estocagem corretos. A entrada de mercadorias deve alimentar o sistema em todos os campos de preenchimento necessário, com dados e características reais, para que todos os envolvidos tenham acesso e realizem vendas adequadas.

Controle de estoque

Um efetivo controle de estoque fortalece a imagem da sua empresa diante do mercado. O consumidor da atualidade tem o poder de elevar o nome da sua marca a um patamar superior, mas também pode denegrir uma imagem na mesma proporção. Portanto, controlar o estoque e garantir o atendimento e a entrega ao cliente evita a perda não só da venda, mas também da credibilidade conquistada.

Indicadores

Usar indicadores é uma forma de avaliar o estoque e as perdas de forma quantitativa ou qualitativa, para identificar o maior aspecto de incidências e possíveis consequências, com implementação de ações corretivas para sanar os problemas apurados. Um indicador deve servir como base para o entendimento da movimentação de produtos com maior ou menor giro, por perdas ou vendas, fornecendo elementos para tomadas de decisão.

Inventário de estoque

Inventariar o estoque periodicamente é de suma importância para acompanhar todas as outras estratégias e identificar a efetividade em cada uma delas. É o inventário que vai apontar as diferenças, para mais ou para menos, do estoque e assim alimentar a base do sistema, para que as informações de disponibilidade sejam verdadeiras em caso de consulta pelo time de vendas.

Capacitação da equipe

Embora a tecnologia já forneça sistemas inteligentes com soluções personalizadas e altamente eficientes para atender às necessidades de qualquer segmento, dificilmente as estratégias funcionarão sem a condução por profissionais especializados. Portanto, capacitar a equipe para operacionalizar e extrair o melhor que um sistema tem a oferecer é uma alternativa acertada.

A mão de obra especializada entende as particularidades de um sistema em consonância com as baixas inadequadas do estoque. Alocar um profissional na função auxilia não só na prevenção de perdas, como na minimização de prejuízos acarretados pelos erros de gestão processual.

Perceba a importância de ter na equipe profissionais analíticos, com perfil ético e investigativo, que se preocupam com o negócio e não apenas com o comissionamento de uma venda.

Um profissional comprometido percebe a falha sistêmica e caminha com a informação para detectar se há mesmo ausência de um produto apontado no estoque e qual o motivo da indisponibilidade.

O treinamento funciona como fator motivacional para melhorar a produtividade. Mas se, ao final, você achar que sua empresa carece de um acompanhamento ainda mais especializado, poderá buscar no mercado uma empresa com conhecimento aprofundado e referenciado, para auxiliar na organização e padronização dos processos.

Ela poderá fornecer sistema de gestão que permita a inclusão do código de barras como ferramenta de identificação e que seja condizente com as necessidades da sua empresa, além de profissionais capacitados para dar suporte à implantação.

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