O que é automatização de processos e quando e como iniciar?

O que é automatização de processos, quando e como iniciar?

Um desejo comum dos empreendedores é fazer a empresa crescer e ter produtos que sejam reconhecidos no mercado. Muitos acabam encontrando a oportunidade alavancar o negócio, mas, nesse momento, acabam se sentindo perdidos e sem saber por onde começar. Para conseguir dar conta de tudo que precisa ser feito deve-se investir na automatização de processos. Assim, você poderá aumentar a sua produção, reduzir os custos e ainda diminuir a possibilidade de erros.

Achou interessante essa ideia? Então continue lendo o nosso post e descubra o que é a automatização dos processos, quando iniciar e quais dicas são indispensáveis nessa fase!

Entenda o que é automatização de processos

A automatização de processos refere-se a fazer os seus métodos de trabalho ficarem mais fáceis, sem a necessidade de fazer muitas coisas manualmente, ou seja, o serviço é feito automaticamente.

Para entender um pouco melhor sobre isso, pense em uma empresa onde é necessário verificar manualmente para onde cada coisa vai. Para executar esse serviço talvez seja necessário ter pessoas responsáveis que confiram manualmente os produtos.

Além disso, corre-se o risco de mandar produtos para o local errado. Se essa empresa criar códigos de barras e por meio de um leitor eletrônico conseguir destinar corretamente cada coisa, com toda certeza, haverá uma economia de tempo e maior segurança na execução do trabalho.

Esse exemplo é uma excelente forma de entender do que se trata a automatização de processos e como ela é benéfica.

Saiba quando iniciar

Muitos empreendedores têm dúvida quando devem investir na automatização de processos. A verdade é que, quanto antes se der o início dessa metodologia de trabalho, menos problemas o seu pessoal terá na fase de adaptação.

Na hora que decidir começar, procure ter calma e sempre verifique se:

  • não é necessário haver interação humana, ou seja, existem softwares ou mesmo máquinas que executam a função;

  • a tarefa é repetitiva e recorrente;

  • o trabalho pode ser mais confiável se for realizado de forma automática.

Se você verificar esses pontos, com certeza, o início da automatização se dará no momento e no setor certo.

Conheça 6 dicas para fazer a automatização de processos

Identificar a necessidade de fazer a automatização de processos é extremamente importante para o seu sucesso no mercado. No entanto, apenas saber que precisa investir nisso não é o suficiente.

Você precisa tomar medidas que protejam os seus interesses nesse momento crucial do seu empreendimento. Pensando em ajudar você separamos 6 dicas que vão auxiliar essa nova fase da sua empresa.

Confira agora o que fazer:

1. Faça um mapeamento dos processos

A automatização dos processos não deve ser feita de forma impensada. Por isso, antes de tomar qualquer medida planeje as suas ações e calcule qual será o custo e em quanto tempo será possível obter o retorno do investimento.

Para isso, é necessário mapear todos os seus processos que podem ser aprimorados ou necessitam ser automatizados. É verdade que essa tarefa não é simples. Então procure seguir a estratégia:

  • verifique os documentos de toda a empresa;

  • veja onde existe uma necessidade recorrente de consultar arquivos;

  • rastreie as atividades que não precisam ser feitas manualmente ou que são duplicadas;

  • descubra quais atividades concluídas identificam o início de uma nova;

  • analise quais tarefas são interrompidas caso alguém falte.

Quando você fizer esse mapeamento, será possível identificar por onde começar.

2. Foque no cliente

Procurar melhorar a execução dos processos é muito importante para o funcionamento do setor interno. No entanto, ter pessoas que trabalham satisfeitas não deve ser a sua principal preocupação.

Você deve se importar em agregar valor ao produto que comercializa. Assim os seus clientes poderão perceber as mudanças que acontecem dentro da sua empresa, sejam elas relacionadas à agilidade de atendimento, facilidade para preencher cadastros ou mesmo rapidez na entrega dos produtos.

Tenha sempre em mente que o seu foco é atender bem o cliente. Dessa forma, qualquer mudança que for feita impactará de maneira positiva o seu consumidor.

3. Tenha paciência

Procure se lembrar que existe uma fase de adaptação quando a automatização de processos é iniciada. Sendo assim, se algo não sair exatamente como você espera não há necessidade se desesperar.

Você, com ajuda da sua equipe, poderá identificar onde a automatização está falha e quais são os pontos que podem ser melhorados.

Ter em mente que tornar os processos automatizados faz parte da nova cultura da empresa ajudará toda a equipe a ter paciência durante o processo de implementação.

4. Dê bastante atenção ao monitoramento

Fazer as mudanças e não verificar os resultados obtidos nelas pode ser muito desmotivador. Por isso, procure meios de mensurá-los.

Determinar quais serão os indicadores de desempenho de forma adequada é fundamental para manter toda a sua equipe motivada com as mudanças que estão sendo feitas dentro da empresa.

Por isso, escolha as métricas que são mais importantes para o seu empreendimento e que vão mostrar de forma clara os resultados. Ao fazer isso, os testes serão precisos e você terá um excelente controle nos processos.

5. Documente tudo

É importante ter documentado quais foram os seus gastos e o caminho escolhido para obter algum resultado. Esse tipo de informação é importante para calcular o seu retorno financeiro.

Além disso, no futuro pode ser necessário fazer novas mudanças e saber o que já foi feito de forma a ajudar você a escolher o melhor caminho para a sua empresa.

6. Faça bom uso da tecnologia

Você deve utilizar a tecnologia para beneficiar o seu negócio e não para causar mais problemas. Por isso, é muito importante pensar em como a automatização poderá beneficiar seus processos desde a matéria-prima até a entrega dos produtos para o consumidor final.

Fica claro que investir na automatização de processos é uma excelente prática para quem deseja alavancar o negócio. Ao fazer isso, será possível ter mais tempo e dados importantes nos momentos em que deverão ser tomadas decisões estratégicas.

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