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No mercado atual, há um movimento que se preocupa, cada vez mais, com a precisão das bases de dados qualificadas de produtos. Se pararmos para pensar, um descritivo feito “de qualquer maneira” tende a chegar dessa forma ao cliente final, o que prejudica a imagem da empresa e, consequentemente, o volume de vendas

Nesse cenário, preocupar-se cada vez mais com dados de produto completos, consistentes, acurados, atualizados e principalmente padronizados dentro dos sistemas das empresas (indústria/varejo) permitirá inclusive a emissão de documentos fiscais mais assertivos entre os elos da cadeia de suprimentos, uma vez que há troca de mensageria (NF-e).

A inserção por exemplo do GTIN (sigla para número global do item comercial), que é o código de barras de produtos único e inequívoco, é fundamental para a otimização do processo de vendas e de distribuição. Nas NF-es atuais existe um campo específico para que ele seja inserido, onde também hoje a informação é validade pelas Secretarias de Fazenda de todos os estados.

O compromisso com a qualidade de dados é uma tendência mundial. O alinhamento de informações de produtos entre todos os elos da cadeia de suprimentos também é algo que não podemos negligenciar. Isso significa que, quando você tem uma boa base de dados cadastrais e recebe um pedido de compra de um varejo, há maiores chances de atender àquela demanda corretamente.

Sem uma base de dados qualificada, as falhas se tornam mais frequentes e podem ocorrer na prática. Um varejo pode comprar suco de uva e receber de laranja, por exemplo. Pensando no consumidor final, se as compras acontecem por e-commerce ou drive-thru, esses erros podem se tornar ainda mais evidentes, quando o produto escolhido não é encontrado no momento da retirada (ou do recebimento).

Quanto à utilização de documentos fiscais eletrônicos, eles são regularizados. O .xml é padronizado e circula por todos os elos da cadeia. Então, já que você tem de usá-lo, há uma oportunidade de trabalhar sua base de dados para imputar nele as informações mais qualificadas. Assim, você garante transparência e agilidade, além de reduzir os erros e melhorar a gestão da informação. 

Atualmente, é possível inserir o número do lote do produto e a validade para bebidas, comidas e medicamentos nos campos da NF-e e se você já conta com um sistema de automação para a emissão da NF-e, basta buscar meios de integrar as informações desses documentos quando as mercadorias são recepcionadas também entre todos os parceiros comerciais. 

Por que utilizar esse recurso traz eficiência às empresas?

A nota fiscal, que passa por toda a cadeia de suprimentos, é o mesmo documento. Então, podemos entender que ela abre portas no sentido de oportunidades e benefícios. Ela facilita, por exemplo, a gestão de estoque. Isso porque as informações, como lote e data de validade, podem ser capturadas no momento do recebimento e da entrega do produto. O varejo pode ler esses dados, dessa forma, fica mais fácil controlar o fluxo de mercadorias.

Materiais perecíveis, inclusive, devem seguir a ordem de vencimento para serem vendidos. Esse tipo de gestão de estoque também é chamado de FIFO (first in, first out: o primeiro a entrar é o primeiro a sair). Seguir esse modelo interfere até mesmo na organização física do seu estoque, visto que os produtos serão alocados de maneira que seja mais fácil retirar o lote mais antigo antes dos mais novos. 

Todas essas ações são possíveis utilizando um documento fiscal integrado ao sistema. A partir da utilização de dados qualificados, acurados e certeiros, que vêm desde o dono da marca e propiciam a transparência da informação, se estabelece maior segurança, o que certamente reflete no crescimento da empresa. Por essa razão, é importante que todos os envolvidos na cadeia de suprimentos estejam em dia com a implantação de uma gestão automatizada.

Como você pode ver, inserir dados qualificados nos documentos fiscais eletrônicos como na NF-e, é uma forma de manter o seu negócio à frente de um mercado que se torna a cada dia mais competitivo. Além disso, com essa prática, é possível otimizar tempo e elevar a produtividade, devido à automação em alguns aspectos da gestão. 

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