Conheça 6 benefícios da automação fiscal para PMEs

Há alguns anos, pouco se ouvia falar em tecnologia. Nas empresas, ela era representada por computadores da época, bips e aparelhos de fax. A partir daí, percorremos um longo caminho até alcançar o modelo atual, que permite até mesmo a automação fiscal.

O avanço dos computadores e a difusão do acesso à internet trouxeram diversas mudanças benéficas às instituições. Graças a essas ferramentas, surgiram softwares capazes de otimizar processos internos e de produção, além de permitir a automação de alguns trabalhos.

Um bom exemplo disso é a automação fiscal. A partir de soluções específicas, é possível gerir a parte fiscal da empresa. Hoje em dia, não se trata de algo destinado apenas às grandes organizações. Pequenas e médias empresas podem se beneficiar – e muito! – dessa tecnologia.

Se você ainda tem dúvidas quanto aos benefícios que a adoção desse tipo de ferramenta pode trazer a uma empresa pequena ou média, listamos abaixo alguns dos principais no post de hoje. Confira!

1. Redução de custos e riscos

Não estamos dizendo que a automação fiscal dispense a contratação de um contador, mas sim que ela é capaz de otimizar o tempo e a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, reduzir custos.

Além do faturamento, o controle de guias e impostos a serem pagos passa a ser desempenhado pelo sistema. Isso permite maior precisão e redução da margem de erro, já que nem tudo dependerá da ação humana.

Você já parou para pensar na atenção necessária para avaliar essa parte, já que o não pagamento de uma guia por mera distração ou um faturamento errado podem resultar em problemas sérios com o Fisco?

2. Eliminação de retrabalhos

Além do risco de problemas com fiscalizações e indisposições com clientes devido a falhas, essas ocorrências levam a retrabalhos. E você já ouviu dizer que refazer um trabalho que já está pronto é pior que iniciar um outro, do zero?

É isso que acontece: além de trazer prejuízos em termos de tempo e produtividade, ainda pode deixar os funcionários estressados e desmotivados.

Hoje em dia, com a disponibilidade de sistemas de automação, esses transtornos se tornaram desnecessários. O uso de programas para cuidar da gestão fiscal da empresa, quando bem aplicado, reduz consideravelmente a incidência da necessidade de retrabalhos.

3. Precisão e segurança da informação

Toda empresa conta com informações importantes e confidenciais. Elas precisam ser mantidas em segurança para que dados sigilosos não caiam em mãos erradas.

Manter documentos importantes em papéis acumulados em gavetas, além dos riscos de deterioração do material pela ação do tempo, ainda pode deixar dados vulneráveis à ação de pessoas mal-intencionadas.

Os sistemas de automação fiscal contam com mecanismos que permitem o armazenamento seguro desses dados. Normalmente, eles são enviados para uma nuvem, fazendo com que não ocupem espaço em máquinas físicas, e ainda não fiquem suscetíveis a possíveis falhas no equipamento.

Resumindo: essas ferramentas permitem que seus dados fiquem seguros em termos de acesso e ainda podem fazer cálculos e armazenar informações com o máximo de precisão.

4. Integração de informações financeiras

Sistemas de automação permitem que diversos setores e dados da empresa sejam integrados. Do ponto de vista fiscal, é possível analisar o quadro geral da instituição, sob todas as vertentes.

Uma análise por partes, como se elas funcionassem separadamente, poderia levar a interpretações equivocadas. Se levarmos em conta que essas interpretações originam as decisões, as consequências poderiam ser muito sérias.

Sendo assim, sistemas de automação fiscal são capazes de integrar dados e dar uma ideia geral do desempenho da empresa, sem parcialidade ou omissão de dados diante da necessidade de uma análise.

5. Possibilidade de gestão a distância

O ato de gerir a empresa também ganhou uma nova facilidade, graças aos sistemas de automação fiscal. A partir desse tipo de ferramenta, não é necessário estar dentro do escritório para consultar e movimentar dados.

Normalmente, os sistemas são acessados online ou por meio de aplicativos, que são validados a partir de uma senha pessoal de acesso. Isso permite que você faça suas consultas a qualquer hora, de qualquer lugar.

O fato de estar em uma viagem de negócios ou em casa, afastado do trabalho por algum motivo, não será empecilho para acompanhar de perto a situação da empresa. Quanto à segurança, reiteramos que não há com o que se preocupar: só será possível acessar a partir de uma autenticação.

6. Organização e controle

Já imaginou o trabalho que seria organizar manualmente todas as notas e documentos fiscais da sua empresa? Ainda que a organização fosse exigida a partir de regras expressas, ainda existiriam algumas dificuldades.

Já imaginou se, bem na hora que um fiscal aparecer, você não conseguir encontrar a nota de maior venda do mês ou aquele documento contábil tão importante? E todos sabemos que é muito mais provável que isso aconteça em uma empresa pequena do que em uma grande.

É por isso que a possibilidade de manter tudo organizado de forma rápida e precisa pode ser considerada uma grande vantagem dos sistemas de automação.

Além disso, como você quer saber como o seu negócio anda se não possui o controle total de suas operações fiscais? Os sistemas de automação permitem que você visualize dados facilmente, o que proporciona total controle. E o melhor de tudo é que os dados ainda serão mesclados e comparados a outros setores da empresa.

Dessa forma, adotar uma ferramenta de gestão significa manter a organização e ainda obter facilmente acesso aos dados fiscais, integrados a informações de todos os outros departamentos.

Todos conhecemos a severidade da legislação tributária de nosso país, não é mesmo? Pois bem: estar ciente de tudo evita uma série de transtornos.

Como pudemos ver, a automação fiscal é um processo que vem sendo implantado em diversas instituições e permite maior controle e consciência na tomada de decisões. Trata-se de um dos grandes benefícios trazidos ao homem pela tecnologia.

Se você gostou do post, não deixe de ler também esse outro sobre o que é inventário de estoque e por que você deveria implantá-lo em sua empresa. Nos vemos lá!

 

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