Entenda para que servem os diferentes tipos de nota fiscal eletrônica

Como você sabe, os processos e as ferramentas dentro de uma empresa mudam — se atualizam e são aperfeiçoados. E o Fisco, ao acompanhar as tendências e melhorar procedimentos fiscais, também busca se modernizar, dando mais exatidão às obrigações das pessoas físicas e às das organizações, agilizando o trabalho de ambas.

Para cumprir essa função, surgiu a nota fiscal eletrônica. Cada um de seus diferentes tipos é referente a uma espécie de atividade e de públicos emissores e receptores.

Você sabe quais são todos esses documentos? Então confira o post que preparamos para que você possa conhecê-los e conferir quais são seus benefícios para as empresas!

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e serve para que o negócio registre e informe aos órgãos competentes o comércio de produtos — em revenda ou após industrialização —, além da movimentação de mercadorias e do próprio processo de industrialização.

Por exemplo, quando a empresa somente beneficia um item e o devolve a quem fez a encomenda, há a emissão da NF-e. E a mesma emissão é feita no caso de um lote ser enviado ao cliente como demonstração ou amostra grátis.

No âmbito dos tributos, as operações que requerem esse documento são aquelas que movimentam o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Isso acontece porque a regulamentação, a fiscalização e a cobrança deles são feitas por estados e pela União, que exigem a nota.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Para prestar o serviço de transporte de cargas intermunicipal ou interestadual, tributado pelo ICMS, o CT-e deve ser emitido.

Ele foi instituído especialmente para esses dois serviços, substituindo o formato manual que até 2012 ainda era utilizado.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse é mais um dos tipos de nota fiscal eletrônica utilizada em operações com incidência de ICMS. Mas, diferentemente das anteriores, ela é emitida para clientes finais — pessoas físicas, em mercados e farmácias — e não para pessoas jurídicas cujas compras são para manutenção de suas atividades.

A adoção e implementação da NFC-e ainda está em processo, sendo de competência de cada estado. Mas, no geral, podemos dizer que a mudança do processo manual para o informatizado será gradativa e poderá haver diferentes modelos e procedimentos entre estados. No momento, as notas manuais e os cupons fiscais para essas vendas ainda são bastante usados.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Para integrar dados de operações mais complexas e auxiliar no trabalho do Fisco, criou-se o MDF-e. Ele serve para vincular os documentos diversos na unidade de carga única, isto é, referente a apenas uma operação.

Quando prestadoras de transporte rodoviário intermunicipal ou interestadual se encarregam de um frete com mais de um CT-e, elas emitem um MDF-e. E o Manifesto também é emitido por uma empresa remetente de mercadorias cujo transporte leve mais de uma NF-e.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Agora, entramos no terreno dos municípios, que são os responsáveis pelo Imposto Sobre Serviços (ISS). É esse imposto que tributa a prestação de serviços, quando a atividade não é tributada pelo ICMS — como o transporte rodoviário de cargas.

Benefícios dos documentos eletrônicos

Redução de custos para emissão

Antes de todos esses tipos de nota fiscal eletrônica, as empresas eram obrigadas a encomendar a fabricação de blocos de notas em gráficas. Então, quanto maior era a necessidade, maior era a despesa. Esse custo foi eliminado com a modernização das emissões.

Agilidade na emissão

Além dos custos de impressão com terceiros, outro benefício surgiu como consequência: a agilidade. Antes de encomendar a fabricação dos blocos, era necessário pedir a autorização de impressão para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado e esperar pela aprovação ou não. Depois, havia o tempo necessário para que a gráfica entregasse a encomenda.

Redução de espaço necessário para armazenamento

Trabalhando apenas com notas manuais, um grande volume de operações demandava enorme espaço físico disponível para armazenamento de documentos.

Por outro lado, espaços virtuais em diretórios, arquivos ou nuvem de dados não requerem manutenção e não têm limite, pois sempre é possível expandi-los. E mesmo que seja necessário imenso espaço virtual, ele pode nem ser visto — como o banco de dados em nuvem.

Segurança de informações

Ainda que não seja comum, pode acontecer de todas as vias da empresa de um documento serem perdidas ou extraviadas. Nesse contexto, nunca mais se teria o registro e nem o armazenamento de determinada nota.

Com os documentos virtuais e seus arquivos não há como isso ocorrer. Mesmo que aconteça uma tragédia com o banco de dados da organização, sempre é possível realizar consultas na Sefaz do estado, imprimir documentos e baixar seus arquivos em formato XML.

Agilidade na fiscalização em rota

Não são apenas os CT-e que são fiscalizados em postos fiscais ou por unidades móveis. As notas referentes aos produtos carregados também são.

Então, com a integração rápida e total de informações entre empresas e órgãos fiscais, os agentes localizam dados mais rapidamente e também agilizam suas conferências em relação às mercadorias e veículos. E isso fica muito claro se pensarmos no MDF-e, que integra diversos outros tipos de nota fiscal eletrônica em um só documento.

Ganho de tempo e exatidão em rotinas fiscais

Imagine o quanto é demorado digitar manualmente 1.000 notas em um sistema de escrita fiscal. Isso já foi realidade, o que significava também um gasto adicional de dinheiro para a realização da tarefa.

Em trabalhos dessa natureza, facilmente poderia ocorrer de um número ser digitado equivocadamente, gerando erros nas apurações de impostos e nas declarações. Ou seja, além de retrabalho nas obrigações, seria exigida uma procura minuciosa e demorada pelo erro.

Com os documentos eletrônicos, basta fazer a importação — pelos arquivos XML — para dentro do sistema da empresa. Caso nenhum deles tenha sido emitido com erro, as escriturações fiscal e contábil e demais obrigações estarão exatas e serão concluídas de maneira muito mais fácil, rápida e segura.

Restou alguma dúvida sobre os tipos de nota fiscal eletrônica? Tem algo a acrescentar sobre elas? Aproveite para deixar sua opinião no espaço de comentários!

 
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