Os 7 principais cuidados que você precisa ter na hora de exportar produtos

Eis que, depois de algum período de sucesso no mercado nacional, chega a hora de sua empresa ganhar o mundo. O momento de exportar produtos é um passo fundamental para mudar o negócio de patamar e expandir os lucros, que podem ter sido estancados porque a empresa alcançou o teto da capacidade consumidora brasileira ou porque no Brasil a competição é mais acirrada do que em mercados estrangeiros.

Para ser um exportador de sucesso, no entanto, não basta ter um produto de qualidade com preço atrativo. Muitos empreendedores temem operar no exterior porque, junto às oportunidades, a exportação traz consigo uma série de burocracias que precisam ser cumpridas para não gerar problemas fiscais ou operacionais para a empresa nem no Brasil, nem em seu novo destino consumidor.

Neste post, você encontrará um breve guia de cuidados fundamentais para que os processos de exportação de sua empresa possam funcionar de maneira adequada e para que os entraves burocráticos não o impeçam de vender produtos lá fora com tanto ou mais sucesso do que sua empresa já tem por aqui. Acompanhe!

1. Estudando o mercado de exportação

Antes de iniciar qualquer operação comercial no exterior, é preciso compreender profundamente o mercado de exportação que estará disponível para sua empresa.

O primeiro passo é identificar em que países estão os mercados mais interessantes, quais seriam seus possíveis compradores e seus eventuais concorrentes. Feiras internacionais de produtos funcionam como uma boa triagem de oportunidades internacionais. Vale também prestar atenção às colaborações de comércio exterior firmadas pelo governo brasileiro com outros países. O radar comercial, ambiente online do Ministério do Desenvolvimento, mantém um bom arquivo de informações a esse respeito.

Uma vez escolhidos os possíveis alvos, é necessário fazer sondagens junto às áreas comerciais dos importadores que estão na mira da sua empresa para descobrir informações-chave, como por exemplo: qual é a quantidade de produto consumida mensalmente, quais são as especificidades técnicas desses produtos, quais as condições atuais de pagamentos que os fornecedores garantem aos compradores, qual costuma ser o prazo de entrega e o preço por unidade praticado no novo mercado.

Não basta saber como se comportam seus possíveis concorrentes para ter certeza da viabilidade do seu negócio no país estrangeiro. É preciso, ainda, estudar as condições que o governo daquele país eventualmente estabelece para importar produtos.

Preste atenção a fatores como tributos e taxas a serem pagos por empresas estrangeiras, condições e volatilidade cambiais, obrigações sanitárias exigidas pelo país, informações que devem constar da embalagem do produto por razões legais, custo do transporte para exportação, condições de logística no Brasil e fora dele, custos com segurança, etc. Essas informações são estratégicas e permitirão saber se sua empresa tem condições competitivas nesse novo mercado.

Para ter chances reais de sucesso, você precisará ter certeza de que é capaz de oferecer condições do binômio preço/qualidade melhores do que aquelas que já estão postas pelos produtores locais aos seus possíveis importadores.

Por fim, tenha em mente que quanto mais inovador e interessante for o seu produto para o novo mercado, maior sua chance de sucesso. Invista em seu diferencial para tentar ocupar um novo nicho consumidor.

Ao mesmo tempo, não ignore elementos culturais ou religiosos próprios do país para onde pretende exportar e que possam impactar nas suas vendas. A Arábia Saudita, por exemplo, é um país rico com quase 30 milhões de habitantes, mas pouco atrativo se você considerar que metade da população local tem muitas restrições ao consumo. As mulheres não podem dirigir ou exibir os cabelos ou o corpo em público, o que as impede de ser consumidoras de automóveis e biquínis, por exemplo.

2. A importância do planejamento financeiro prévio para a exportação de produtos

Sua empresa detém condições de produzir na escala necessária para satisfazer os clientes estrangeiros e os nacionais? Seu negócio dispõe de capital de giro suficientemente grande para permitir a entrada em um novo mercado no qual sua marca é desconhecida e que demandará investimentos como se você estivesse começando do zero? Você sabe como chegar a um preço competitivo e com boa margem de lucro para os produtos que pretende exportar?

Se você não tem respostas seguras para alguma dessas perguntas, atenção: volte às planilhas e faça mais cálculos para evitar prejuízos. É preciso saber quanto sua empresa produz e qual quantidade deve ser destinada à exportação, por exemplo. Também devem entrar na conta seu potencial de arcar com uma logística complexa e até de lidar com a burocracia em outro idioma, caso você faça vendas diretas aos importadores.

De acordo com a Associação de Comércio Exterior do Brasil, um dos principais motivos que levam empresas brasileiras a interromperem processos de exportação recentemente iniciados é a falta de planejamento financeiro.

É comum que empresários se esqueçam de descontar de seus preços tributos nacionais, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), o PIS, o COFINS e o ISS, que não incidem sobre a produção de industrializados e de matérias-primas exclusivamente destinadas à exportação. Por outro lado, exportadores não podem ignorar taxas alfandegárias e portuárias e seguro de mercadoria, custos que deverão ser arcados pelo exportador.

Para saber exatamente o preço por unidade a ser cobrado de clientes importadores, é imprescindível incluir em seus custos todas as condições que terá que satisfazer para integrar esse novo mercado: adequação do produto e embalagem às exigências de cada país, custo de produção e custo de exportação.

Um cálculo mal feito pode gerar prejuízos tanto porque o preço fixado para a mercadoria acaba por não cobrir os custos totais de produção e exportação quanto porque um cálculo que inclua no preço encargos similares aos nacionais levará a um preço final elevado demais para ser competitivo.

3. Cuidados com o canal de exportação

Antes de tudo, para exportar produtos sua empresa precisa estar cadastrada no REI – Registro de Exportadores e Importadores da Secretaria de Comércio Exterior, mantido pelo governo federal.

O registro deve ser feito online, por meio do portal Siscomex, e a aprovação do seu registro poderá levar até 30 dias corridos a partir do momento em que você completar a candidatura de sua empresa.

É possível verificar o status do registro pelo mesmo sistema. Lembre-se ainda de alterar a razão social da empresa na Junta Comercial para incluir a atividade de exportação entre as atribuições dessa pessoa jurídica.

Uma vez obtido o registro, você deverá escolher um canal de exportação, por meio do qual poderá escoar sua produção para mercados estrangeiros. Você poderá optar pela exportação direta ou indireta.

Exportação direta

Nesse caso, cabe ao gestor da empresa brasileira conduzir todo o processo de exportação, desde a prospecção de clientes importadores até a entrega final do produto vendido em outro país.

Para tanto, sua empresa precisará de funcionários qualificados para comandar todo o processo, cujos custos serão totalmente arcados pela sua companhia.

Exportação indireta

Se sua empresa não for vender diretamente aos clientes importadores, você poderá usar o serviço de outras companhias ou se associar a outros exportadores para servirem como canais de exportação. Tais canais podem ser consórcios de exportação, trading companies e empresas comerciais exportadoras.

Trading Companies e empresas comerciais exportadoras

Embora sejam juridicamente diferentes, trading companies e empresas exportadoras fazem a mesma coisa: elas comprarão sua produção para levá-la a outros países.

Nesse caso, o controle que você deterá sobre o processo é bastante pequeno, já que caberá à trading ou exportadora o contato com o cliente final e o estabelecimento do preço. Por um lado, você terá poucas chances de conhecer o mercado estrangeiro profundamente e de fixar sua marca por exemplo. Por outro, seu trabalho burocrático e riscos diminuirão vertiginosamente, já que tudo ficará a cargo da exportadora.

Consórcios de exportação

Se sua empresa é micro ou pequena e sua margem de lucro é baixa, você poderá se associar a outras pequenas ou micro companhias que pretendem, como você, exportar produtos. Nesse caso, surge o consórcio de exportação, uma pessoa jurídica sem fins lucrativos e que promove essa cooperação. Dessa maneira, sua empresa e as demais consorciadas diluem os custos, o trabalho e os riscos.

4. Documentos necessários para a exportação

Depois que o contato com o cliente estiver feito e o negócio fechado, a empresa exportadora deverá enviar ao cliente uma fatura pró-forma, na qual estão descritos as características do produto, o tamanho do pedido, o prazo de entrega, o valor da compra e o nome e razão social do comprador e vendedor.

Com a fatura em mãos, o cliente importador deverá se dirigir a um banco financiador e obter uma carta de crédito, que funciona como uma garantia de que o negócio está mesmo fechado e será quitado pelo cliente.

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O banco do importador deve remeter ao banco do exportador cópia do documento. Assim, a carta de crédito chegará às mãos de sua empresa e você deverá verificar que todas as informações e condições estabelecidas na negociação realmente constam da carta. A carta de crédito é a forma mais segura de fechar o negócio, tanto para vendedor como para comprador.

Se tudo estiver correto com a carta de crédito, este é o momento em que sua empresa deverá emitir todos os documentos necessários para a exportação e o embarque da mercadoria.

Para que seus produtos possam circular no Brasil antes de serem encaminhados para a aduana, é fundamental que você garanta que a produção possui nota fiscal e eventuais certificados necessários. Não importa se sua produção irá apenas atravessar algumas centenas de quilômetros de uma estrada em um caminhão até o porto mais próximo.

Isso feito, tenha atenção agora à lista de documentos necessários para o embarque de seus produtos ao exterior:

• • Informe comercial ou commercial invoice — equivale à nota fiscal com validade para o exterior. É o documento com o qual o exportador poderá desembaraçar a mercadoria em seu país;

• • Romaneio de embarque ou packing list — uma simples relação de conteúdos e quantidades para que o importador e os fiscalizadores se orientem sobre o que está sendo vendido;

• • Registro de exportação — informações sobre a empresa exportadora disponíveis no cadastro REI;

• • Certificados — a depender do produto, do país de origem e do país de destino, alguns certificados são necessários. O mais comum é o certificado de origem, importante em casos de concessões de benefícios tarifários oriundos de acordos comerciais, mas há também certificações sanitárias e de seguro, entre outros específicos para o seu tipo de produção;

• • Conhecimento de embarque ou bill of landing — depois de feito o embarque, esse documento descreve quantidades, pesos, volume, valores e estado do produto embarcado e registra quem são os responsáveis pela carga e pelo pagamento do frete.

5. Despacho e logística: O que pode dar errado?

No despacho para o importador, seu produto para exportação passará por um procedimento fiscal chamado de desembaraço aduaneiro de mercadoria para o exterior. O desembaraço aduaneiro consiste na fiscalização por funcionários da Receita Federal da carga que você está despachando.

O procedimento de fiscalização se divide em canais laranja e vermelho. No canal laranja, o servidor da Receita irá verificar apenas se as documentações apresentadas estão corretas e atendem às exigências para a exportação. Já no canal vermelho, além da verificação dos documentos, o fiscal também fará uma conferência da carga, para ver se ela corresponde à descrição documental.

Em ambos os casos, a falha em apresentar documentos ou problemas com o estado ou o tipo dos produtos podem acabar impedindo o embarque e forçando ao reinício do processo e à eventual perda da venda. Por isso é fundamental chegar a esse momento com tudo duplamente checado e devidamente organizado.

Caso tudo esteja correto, a Receita Federal fará a Averbação, um documento que comprova o embarque fiscalizado pelos órgãos nacionais e a transposição das fronteiras. Tudo isso é registrado em tempo real no Siscomex.

Uma vez que o produto já foi devidamente despachado, cabe ao vendedor fazer o fechamento de câmbio, ou seja, a conversão da carta de crédito obtida em moeda estrangeira para recursos em moeda nacional. Essa operação pode ser feita em casas de câmbio.

É preciso que você tenha muito cuidado e leve em conta sua necessidade de recursos em cada momento para escolher quando deve fazer seu fechamento de câmbio. Caso tenha dívidas a quitar com fornecedores, será preciso fazer imediatamente a conversão.

Mas, caso tenha um capital de giro confortável disponível, vale a pena avaliar as condições de juros e a expectativa de variação na cotação cambial no curto e médio prazo. Novamente, preste atenção: existem casos de produtores nacionais, especialmente no agronegócio, que perderam muito dinheiro com cartas de crédito e variações de moedas, sobretudo da cotação do dólar.

Desses fatores resultarão operações financeiras mais ou menos vantajosas. A carta de câmbio obtida com a transação somada à documentação comprobatória da exportação deve ser encaminhada ao banco do exportador para que a instituição faça o trâmite final com o banco do importador. O tempo de conferência e de liberação dos pagamentos costuma levar cerca de 10 dias.

6. Cuidado com a embalagem e rastreamento

Embora possa parecer, a embalagem não deve ser tratada como uma preocupação menor e um mero detalhe. Tanto a embalagem para transporte como a embalagem de prateleira são aspectos fundamentais para o sucesso da sua venda por exportação.

Embalagem para transporte

Responsável pela proteção do conjunto de produtos a serem exportados, é fundamental que a embalagem para transporte seja um volume sólido e de dimensões regulares, que permita empilhamento, por exemplo.

As técnicas mais comuns de embalagem são o cintamento (pacote envolto em cintas ou redes que podem ser içadas), a paletização (carga apoiada em paletes removíveis por empilhadeiras) ou conteinerização (adoção de contêineres para embalar a carga).

Atenção especial deve ser dada a cargas que precisam de refrigeração ou com risco de contaminação e explosão. E não se esqueça de incluir na embalagem marcações sobre condições do acondicionamento ou propriedades do produto: “frágil”, “sensível à umidade ou ao calor”, “não pode ser tombada”, etc. A falha em adotar as marcações pode ocasionar o dano à carga.

Embalagem para prateleira

O invólucro do produto em si terá a função de comunicar as características do item e a marca aos clientes. Além de ser esteticamente atraente, ela precisa garantir que cada unidade esteja bem acondicionada e mantenha as condições adequadas do produto.

Atenção à rotulagem. Cada país possui uma legislação específica sobre quais informações devem ser incluídas na embalagem: modos de usar, informações nutricionais, componentes e ingredientes, nome e endereço do fabricante, etc. Se falhar em satisfazer as exigências, seu produto pode ser recolhidos das prateleiras.

Além disso, lembre-se de que será necessário traduzir tudo o que estará escrito na embalagem para a língua do novo país e incluir código de barras. A embalagem deverá ser reajustada para cada país que onde a empresa exporte. O fato de exportar produtos apenas para países lusófonos, por exemplo, não dispensa a empresa da necessidade de adequar os textos para os vocábulos mais comuns em cada país.

Convém ainda que você adote uma política de rastreamento da sua carga, seja contratando algum serviço do tipo oferecido pela própria empresa transportadora ou por sistema de chip e geolocalização na própria carga. Isso trará garantias sobre o transporte e o cumprimento de prazos. E, em caso de problemas ou imprevistos, você poderá avisar com rapidez ao cliente.

7. 12 erros principais na exportação cometidos por empresas iniciantes

Agora que você já está a par de todo o processo para uma exportação bem-sucedida, eis os erros que você definitivamente não pode cometer quando chegar a sua hora de operar no exterior:

• • Fazer uma análise pouco cuidadosa dos mercados estrangeiros que podem ser importadores;

• • Não ter atenção a aspectos culturais dos possíveis destinatários de seu produto que afetem suas condições de mercado;

• • Deixar de exportar produtos quando a empresa já reunir condições para dar esse passo;

• • Iniciar exportação sem fazer um planejamento financeiro sólido e confiável, o que poderá levar a interrupção prematura da operação;

• • Esquecer-se de recalcular o preço de cada unidade — descontando encargos nacionais e incluindo custos logísticos — e errar na calibragem do valor a ser pago pelo importador;

• • Descumprir algumas das várias exigências legais brasileiras para se tornar um exportador;

• • Escolher o canal errado para a exportação: lembre-se de que fazer a operação diretamente pode estar além de suas condições financeiras ou que adotar um operador poderá prejudicar a consolidação de sua marca no exterior;

• • Dispensar a carta de crédito como meio de contrato entre você e o importador, sobretudo em caso de clientes ou operações novas. A carta de crédito é a melhor garantia;

• • Não apresentar documentos no controle aduaneiro ou tentar exportar materiais não descritos nos registros de controle de mercadoria;

• • Errar no momento de fazer o fechamento de câmbio: se for muito arrojado, você arrisca perder dinheiro com variações cambiais. Se for desatento, pode perder oportunidade de lucro com as cotações;

• • Embalar precariamente a carga para o transporte e não incluir marcações nos pacotes: você poderá danificar a carga e estará arriscado a perder a cobertura do seguro caso fique comprovado que sua empresa violou as condições indicadas para transporte;

• • Ignorar a legislação de cada país sobre informações que devem constar da embalagem de prateleira.

8. Conclusão

Pronto! Agora você já conhece todas as etapas do processo de exportação de mercadorias e pode iniciar as operações na sua empresa com a certeza de que vai administrar com maestria a situação.

É importante que você avalie periodicamente a estratégia exportadora para verificar se deve aumentar ou reduzir as vendas ao exterior, de acordo com a rentabilidade obtida em cada um dos países e no Brasil e com as características do seu negócio.

Tenha em mente que exportar produtos é uma maneira de expandir lucros e impedir que seu capital fique ocioso quando seu mercado consumidor está esgotado no país ou quando as condições de negócios em países estrangeiros são mais favoráveis do que o cenário nacional. A conjuntura deve ditar suas ações. Conforme ela mudar, sua empresa precisa ser capaz de responder aos novos cenários.

Quer saber mais sobre alguma etapa específica do processo de exportação de mercadorias bem-sucedido? Que tal se aprofundar no tema de embalagens de prateleira e aprender como projetar um invólucro funcional, interessante e vendável para o exterior?