Como aproveitar o período de baixa para a organização de documentos?

O começo do ano não é apenas sinônimo de novas metas, planos para renovação de hábitos ou desafios mais audaciosos em sua rotina. Sendo um período de menor movimento tanto nas transações comerciais quanto nas linhas produtivas, os dois primeiros meses do ano também são úteis para a organização de documentos. 

Afinal, quem não gosta de colocar a vida em dia para melhorar a fluidez em tudo o que se faz? Do armário à cozinha, passando pelo que está arquivado em sua empresa. 

Além de manter um ritmo mais intenso no dia a dia dos colaboradores, a devida organização contribui para otimizar o tempo ao longo dos próximos meses, agilizando o processo quando determinado documento precisa ser encontrado. Fora isso, o procedimento ainda ajuda a manter o ambiente mais clean, trazendo harmonia e motivação dentro da corporação. 

De olho na sistematização dos seus documentos fiscais e contábeis, veja neste post 7 dicas que serão úteis para a organização interna.

1. Reserve um local específico para documentos físicos 

Apesar das vantagens da tecnologia e da agilidade dos meios eletrônicos, muitos documentos ainda precisam ser arquivados no modelo impresso, como licença de funcionamento, livro de atividades contábeis, guia do recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), entre outros. 

Para que consiga encontrá-los rapidamente, nada melhor do que mantê-los em um mesmo local, ainda mais se for bem arejado e tiver armários com identificação das pastas. 

Trata-se do chamado arquivo das empresas, onde também podem ser inseridos computadores por conta dos documentos eletrônicos, com funcionários capacitados para realizar a organização, como bibliotecários, almoxarifes ou contadores.

2. Organize os documentos em pastas

Muito além de números, a organização passa por títulos que remetem aos documentos. Para isso, você precisa organizar os assuntos por pastas específicas. 

Se o assunto é Imposto de Renda, por exemplo, coloque em uma pasta com o respectivo ano da declaração. Caso seja sobre movimentação financeira, insira os dados em uma planilha eletrônica referente ao assunto. 

Quanto mais segmentados estiverem os seus documentos, maior será a organização. Dessa maneira, a produtividade da sua empresa vai ser beneficiada, tendo em vista que os colaboradores perderão menos tempo na tarefa de localização. 

Separe ainda em pastas específicas os documentos contábeis, como notas fiscais de compra e venda, pois possuem boletos de pagamentos que necessitam de constante acompanhamento, assim como a devida conferência dos valores.

A organização de documentos não é um tempo perdido. Pelo contrário: trata-se de uma excelente forma de melhorar os processos em sua empresa, ganhando mais competitividade diante da concorrência. 

3. Use a tecnologia a seu favor

Mesmo com o uso de um arquivo específico para organização e conservação dos documentos impressos, sejam eles fiscais ou contábeis, a tecnologia é uma excelente aliada nesse quesito. 

Tendo em vista que o começo do ano é um período de menor movimento nas transações, o expediente de muitos colaboradores pode ser usado para digitalização de vários tipos de documentos. Dessa maneira, pastas no seu computador poderão auxiliar em vários tipos de demandas, seja por conta da visita de algum tipo de fiscalização ou exigência tributária. 

A dica é arquivar de uma forma que facilite o encontro dos documentos, como por clientes, datas ou temas. Um exemplo é uma pasta específica para contratos e outra voltada às obrigações internas, respectivamente. 

Outro grande aliado dos gestores é o armazenamento dos documentos em nuvem, que reduz as demandas por espaço. Dessa forma, basta que haja uma conexão com a internet para que você possa acessar todos os documentos de sua empresa de qualquer lugar que estiver. Isso auxilia nas tomadas de decisões e evita desperdício de tempo, sendo um bom meio para aumentar a produtividade. 

4. Descarte o que não for necessário 

Ao realizar a organização de documentos, muita coisa do fundo do baú poderá aparecer na sua frente. Analisando criteriosamente os papéis e até mesmo os arquivos eletrônicos, você poderá descartar muita coisa. 

Por isso, caso observe documentos que não são mais úteis, deixe o apego de lado e jogue-os no lixo. Afinal, nada melhor do que a renovação para fluir a energia positiva. 

5. Tenha atenção à temporalidade

Como determinados documentos precisam ficar arquivados por muitos anos, é preciso ter a devida atenção a sua armazenagem. Alguns que precisam ficar guardados para sempre, ou seja, a preservação do bem material depende do mesmo cuidado com o papel que comprova a aquisição. 

Por isso, fique atento aos prazos, crie pastas específicas por categorias para assuntos diferenciados e não perca os que necessitam do arquivamento eterno. Assim, sua empresa ficará protegida de contratempos por conta das inúmeras exigências cobradas ao longo do ano pelas autoridades competentes em diferentes áreas. 

6. Conte com profissionais capacitados 

Você já emprestou um livro em uma grande biblioteca? Se o atendimento foi eficaz quanto à localização da obra, saiba que o trabalho provavelmente foi feito por alguém especializado na área. Com o arquivo da sua empresa é a mesma coisa. Portanto, mantenha sempre profissionais capacitados para atuarem na organização de documentos.

Caso você prefira manter alguém de confiança na função, ofereça cursos para que a pessoa se especialize na área e auxilie nos trabalhos de arquivamento, organização, digitalização, localização, responsabilidades fiscais e contábeis, enfim, além de alertar sobre possíveis problemas que possam atingir a sua empresa. 

7. Mantenha as obrigações tributárias em dia

Com uma organização de documentos bem feita, você conseguirá ficar tranquilo quanto às obrigações tributárias ao longo do ano, sem falar nos compromissos de vendas, compras, pagamento de funcionários, impostos e fornecedores.

Trata-se de um ponto essencial dos empresários que se mantêm no mercado. Afinal, quem se descuida dos compromissos fiscais e contábeis pode ter grandes prejuízos no futuro, sendo um problema sem precedentes em muitos casos. 

Com planejamento e o devido cuidado com as documentações, seu negócio terá um ponto a menos para se preocupar. Afinal, para crescer é preciso colocar ordem na casa.

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