9 principais dúvidas sobre o código de barras EAN

Quando chega a hora de expandir um negócio, também é o momento de aderir ao código de barras EAN (European Article Number). No entanto, muitos empreendedores têm dúvidas sobre a implementação, a utilização e as vantagens de um código de barras.

Neste post, listamos 9 dúvidas sobre o código de barras EAN e as suas respectivas respostas. Acompanhe!

1. O que são os códigos de barras EAN?

O código de barras EAN (Número de Artigo Europeu, em tradução livre) é um sistema internacional criado para a identificação dos itens em pontos de venda de varejo. Esse código contém 13 dígitos divididos em 4 blocos, sendo 12 referentes aos produtos e o último, a um dígito verificador.

Desde meados dos anos 2000, o Canadá e os Estados Unidos — que também utilizam o código de barras Universal Product Code (UPC) — adotaram o código de barras EAN para identificar os seus itens.

Agora que você já ficou por dentro do conceito, vamos as dicas que certamente contribuirão com o seu negócio!

2. De quantos códigos EAN (GTIN) preciso?

Isso depende da variedade de itens que você possui. Cada código serve para identificar um produto em específico. Ou seja, caso a sua empresa produza ou venda uma gama de 30 itens diferentes, por exemplo, serão necessários 30 códigos, 1 para cada mercadoria.

Dessa forma, cada item possui sua identificação, como se esse código fosse um RG dos produtos da empresa. É o chamado Global Trade Item Number (GTIN ou Número Global de Item Comercial, em tradução livre) — também conhecido por EAN-13.

3. É preciso fornecer meu CNPJ ou CPF?

Sim! No processo de implementação do código de barras, é necessário fornecer algumas documentações, que variam de acordo com a natureza do negócio. Algumas delas são:

Pessoa Jurídica

• Contrato Social e Última Alteração, com cláusula de gerência, determinando as pessoas autorizadas a assinar em sua representação;

• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);

• registro Y540;

• mais recente exercício ou Extrato Simples Nacional;

• comprobatório do valor declarado como faturamento anual da empresa; e

• CNPJ.

Empresário Individual

• Declaração de firma individual ou requerimento do empresário;

• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);

• registro Y540;

• mais recente Extrato Simples Nacional ou Simei;

• comprobatório do valor declarado como faturamento anual da empresa;

• RG;

• CPF;

• CNPJ.

Artesão e produtor rural

• Registro ou inscrição na entidade de classe competente;

• comprovante de endereço;

• declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) do último exercício;

• comprobatório do valor declarado como faturamento anual da empresa;

• RG;

• CPF.

4. Como eu consigo ajuda para colocar um código de barras no meu produto?

A Associação Brasileira de Automação (GS1 Brasil) é a única organização responsável por atribuir a Licença para Codificação de Itens Comerciais. Por isso, oferece soluções com aplicação internacional, desde que os seguintes passos sejam seguidos à risca:

• faça o cadastro informando os dados da empresa;

• envie a documentação necessária por fax, e-mail ou Correios;

• efetue o pagamento do boleto.

Depois desse processo, a GS1 Brasil fica responsável por conceder a licença para codificação, oferecendo uma plataforma — o Cadastro Nacional de Produtos (CNP) — para criação dos códigos referentes à empresa e às mercadorias que serão cadastradas.

5. Como funciona a estrutura numérica do código?

Apesar de parecer uma sequência aleatória, a estrutura numérica do código de barras EAN segue uma lógica, em que cada bloco de números representa uma informação diferente. São eles:

O início

Para auxiliar no alinhamento entre as primeiras barras e os números correspondentes, utiliza-se um dígito (normalmente o 7 para produtos nacionais) antes do desenho das barras.

Assim, segue-se com as 3 barras iniciais, que sinalizam que, a seguir, será descrito o código do produto.

O bloco #1: 3 números

Em sequência, os 3 números que aparecem servem para identificar o país de origem em que o produto foi cadastrado. Cada país possui uma combinação diferente de numeração para fazer sua identificação (o do Brasil é o 789).

O bloco #2: 4 a 7 dígitos

Essa combinação é utilizada para fazer a identificação da empresa que cadastrou o produto.

Para que não haja o risco de duplicidade de número para empresas diferentes, o EAN faz um controle rigoroso. Sendo assim, cada corporação cadastrada no mundo possui um código diferente.

O bloco #3

Trata-se da ordem numérica que identifica o produto. Se um item é vendido em diferentes unidades, deve ser criado um código para cada uma dessas variações.

Por exemplo: uma caneta possui um código, enquanto um pacote com 3 canetas possui outro diferente do individual.

Essa sequência varia de acordo com o tipo do produto, a quantidade disponibilizada, a embalagem utilizada, o seu peso e o seu tamanho.

O dígito verificador

Por último, existe o dígito verificador. Sua função é avaliar se a leitura realizada do código foi correta, realizando cálculos complexos com os números que pertencem ao restante do código.

Se na hora da leitura houver algo fora do previsto, uma mensagem de erro será exibida, auxiliando a empresa na adequação de tudo que é comercializado em grande escala.

6. Quais são as vantagens de adotar o código no meu negócio?

Há uma série de vantagens em adotar o código de barras EAN em um negócio. Entre as principais, podemos citar:

Agilidade na identificação dos itens

Por meio da utilização do código de barras EAN, a identificação, assim com a captura das informações a respeito do produto, se tornam bem mais ágeis.

Um exemplo disso é a velocidade com que as informações aparecem na tela do caixa de um supermercado.

Além disso, em processos de recebimento, de separação de itens em estoque e de expedição, essa agilidade é fundamental para tornar a logística mais eficiente, reduzindo o tempo dos processos e facilitando a conferência dos materiais.

Transações mais rápidas

Sabendo que a captura dos dados dos produtos fica mais rápida, o ganho na produtividade é uma realidade.

E o avanço vai desde o recebimento até a conferência de uma determinada mercadoria no estoque até a expedição, quando são carregados os veículos de transporte dos materiais.

Um exemplo é o processo de separação de pedidos. Com a utilização de um coletor de dados, o separador sabe exatamente onde cada item está localizado e já é possível dar baixa em um produto no momento em que ele é incluído no “carrinho”.

Dessa maneira, além dos níveis de estoque serem atualizados automaticamente no sistema, o processo de emissão da documentação também é agilizado devido à automação do processo.

Redução de custos

A redução de custos vem como uma consequência positiva dos benefícios que o código de barras EAN proporciona.

Com maior agilidade na execução das tarefas e aumento da produtividade, é possível reduzir custos, principalmente o da hora trabalhada.

Além disso, como as atividades passam a ser realizadas com maior assertividade, ganha-se também com a redução de erros e dos índices de retrabalho, muito recorrentes quando os processos são manuais.

Facilidade nas relações comerciais

Por ser um padrão, o EAN facilita na identificação e na informação a respeito dos produtos, o que torna as relações comerciais mais fáceis e ágeis, otimizando o tempo em todos os processos — seja com clientes, fornecedores ou colaboradores.

Além disso, por ser utilizado internacionalmente. Caso a empresa opte por exportar seus produtos, não é necessário investir na criação de novos códigos.

Isso é importantíssimo na viabilização de explorar novos mercados, ampliando a lucratividade e a credibilidade da sua empresa em diferentes lugares.

7. Qual a diferença entre o sistema EAN e o UPC?

Conhecido como Universal Product Code (UPC) ou Global Trade Item Number (GTIN-12), podemos evidenciar apenas 2 diferenças com o código de barras EAN: é utilizado apenas no Canadá e nos Estados Unidos e tem 1 dígito a menos.

Por isso, caso os seus produtos sejam exportados para destinos que adotaram o UPC, será necessária essa modificação nas embalagens, tendo em vista que este código conta com 12 números.

No mais, o código funciona da mesma maneira que o EAN.

8. Onde o sistema EAN é realmente necessário?

Em todas as empresas do atacado e varejo que lidam com produtos que necessitam de identificação, localização e entrega dentro do prazo especificado com os clientes.

Ao contar com a decodificação ou leitura dos dados de uma determinada mercadoria, você poderá ganhar competitividade, além de otimizar o tempo tanto dos colaboradores quanto dos consumidores, sem falar na melhora no relacionamento com os fornecedores.

Ou seja, é um ponto essencial no atual mercado de agilidade em que estamos inseridos, permitindo a rápida captação dos dados.

Também podemos citar a precisão nas informações, sem falar na atualização em tempo real do estoque, destinando mais controle operacional — fato que está nitidamente ligado com a redução dos erros, principalmente na tomada de decisão.

Com o código de barras EAN, a sua empresa ainda reduz custos e ganha credibilidade no mercado, já que o sistema é um recurso que contribui com a vida de todas as pessoas envolvidas em uma transação comercial.

9. Como devo planejar a minha estratégia para o uso do código de barras EAN?

Em 1º lugar, faça um planejamento sobre a quantidade de produtos que será necessária no atendimento de todas as demandas operacionais. Por isso, um devido estudo orçamentário se faz necessário, tendo em vista ainda que você deverá adquirir equipamentos voltados à implementação.

Após colocar as previsões em planilhas ou plataformas de gestão, siga os passos para filiar a sua empresa à GS1 Brasil, criando posteriormente a identificação dos itens comerciais no código de barras EAN. Mantenha-se ativo nas informações fornecidas pela GS1, comprando ou alugando um sistema e investindo, também, na compra de uma impressora.

Após todos os procedimentos burocráticos, certamente o seu negócio alavancará as vendas consideravelmente, inclusive com uma organização ímpar na relação com os fornecedores.

Introduzindo o código de barras, o profissionalismo norteará ainda mais suas transações comerciais, fazendo com que os seus produtos cheguem a mercados consumidores bem longínquos, gerando mais renda e emprego.

No mais, colha os resultados positivos de poder atender clientes mais exigentes, como grandes redes de hipermercados, fazendo com que suas mercadorias ganhem mais competitividade em relação à concorrência.

Independentemente do seu ramo de atuação, o sucesso empresarial alçará voos prósperos, com reconhecimento de que a sua marca respeita os direitos dos consumidores e as exigências técnicas cada vez mais necessárias em prol da qualidade.

E a sua empresa, já adota o sistema de barras EAN? Entre em contato com a gente e amplie suas vendas!