Código de barras: conheça sua história de evolução

A necessidade de aumentar o controle sobre os processos empresariais faz com que gestores busquem, cada vez mais, por soluções que ajudem a automatizar e melhorar a gestão. É aí que surge o código de barras e os benefícios que ele proporciona para rotinas de controles de estoque, vendas e rastreabilidade, por exemplo.

No artigo de hoje vamos falar sobre sua origem, evolução e a importância da sua utilização nos dias de hoje. Quer saber mais sobre o assunto? Então continue acompanhando a leitura e confira agora mesmo!

A necessidade da automação de processos

Com o grande volume de informações geradas na empresa e a necessidade de controlar melhor os processos, o investimento em tecnologia deixou de ser um luxo, para se tornar um recurso indispensável e crucial para o sucesso dos negócios.

Implantar um software permite unificar os dados em uma única base, facilitando o arquivamento e acesso, diminuindo o índice de erros e extravio de informações, proporcionando uma tomada de decisão mais ágil e acertada, entre outros benefícios.

Com isso, torna-se possível melhorar a forma como os processos são planejados, executados e monitorados — aspecto fundamental no aprimoramento da gestão e na criação de um ambiente favorável para a criação de vantagem competitiva.

Entre os benefícios da automação dos processos, podemos citar:

Otimização dos processos

Diminuindo o tempo necessário para concluir as atividades, maximizando o uso dos recursos, diminuindo a ociosidade das máquinas e equipamentos e tornando as operações mais eficazes.

Maior controle sobre as atividades

Por meio da gestão da informação e a obtenção de dados relevantes em tempo real, o que ajuda a alcançar uma tomada de decisão mais acertada. Além disso, também se torna possível aumentar a rastreabilidade dos processos e produtos — quer estejam concluídos, quer estejam em andamento.

Unificação da base de dados

A automação de processos por meio do investimento em um sistema integrado reúne todas as informações em uma única base de dados. Assim, consegue-se reduzir o número de erros, aumenta-se a agilidade na execução das atividades, diminui falhas na comunicação, entre outros benefícios.

Aumento da eficiência

Um dos passos essenciais para implementar um sistema e automatizar as operações é realizar a padronização dos processos. Durante esse trabalho, elimina-se erros, reduz-se desperdícios, diminui-se o índice de erros, entre outras melhorias. Dessa forma, os métodos de trabalho se tornam mais eficientes.

Vale lembrar que a padronização também é importante para a criação de indicadores de desempenho, tornando a análise mais consistente e acertada — já que se utiliza critérios únicos.

Redução de custos

Apesar de muitos gestores serem resistentes ao investimento em tecnologia, por considerarem como um gasto, vale ressaltar que a adoção de sistemas de informação ajudam a reduzir os custos operacionais. Isso pode ser alcançado graças:

• aumento da eficiência dos processos;
• otimização do uso dos recursos;
• ganhos em produtividade;
• redução de erros e necessidade de retrabalhos;
• maior agilidade para executar os processos;
• análise mais completa dos resultados e identificação de falhas;
• implantação de melhorias mais direcionadas;
• tomada de decisão mais acertada.

Dessa forma, depois de um certo tempo, a economia gerada faz com que o próprio investimento “se pague” e, depois desse período, a redução é realmente percebida no orçamento.

Agilidade e precisão na comunicação

A automação dos processos — principalmente quando ela se dá por meio do investimento em um sistema integrado — torna a comunicação mais fluida e menos sujeita a falhas dentro da organização.

Isso ocorre porque todas as trocas são realizadas de forma automática, sendo que em muitos casos a atualização ocorre em tempo real. Consequentemente, ganha-se em agilidade e qualidade ao mesmo tempo.

A demanda pelo registro constante de saída de produtos

A gestão de estoque é uma área da logística — em alguns casos gerida pela área de suprimentos — responsável pelo controle da entrada e saída dos produtos, bem como a armazenagem e a movimentação deles. 

Apesar dele representar dinheiro parado, mantê-lo é necessário para que a demanda de vendas possa ser atendida. Contudo, a indisponibilidade do item não representa apenas uma diminuição no faturamento, como também a insatisfação e até perda do cliente — que procura o concorrente.

Nesse sentido, os gestores precisam encontrar meios de aumentar o controle sobre a movimentação de materiais e compreender como funciona a dinâmica do giro (frequência de saída) dos produtos.

É aí que entra a automação dos processos, por meio do investimento em um sistema de informação (WMS) e a implantação do código de barras, que ajuda a rastrear os itens e controlar seu volume de saída.

Por meio dessas ferramentas, consegue-se melhorar a identificação dos itens, fazer o endereçamento correto dentro do estoque, agilizar o processo de separação de pedidos, tornar a conferência mais precisa, aprimorar o inventário de estoque e conseguir resultados mais satisfatórios, entre outros benefícios.

Joseph Woodland e Bernard Silver — os criadores

Em 1948, nos Estados Unidos, começou a se desenhar o início da codificação automática, a precursora do código de barras, por dois estudantes: Joseph Woodland e Bernard Silver.

A ideia surgiu quando Silver ouviu, nos corredores do Instituto onde estudava, um CEO de uma rede de supermercados pedir a um outro aluno para que pesquisasse e desenvolvesse um método que fosse responsável por capturar as informações de determinado produto quando ele é passado no caixa.

Na ocasião, o estudante rejeitou o pedido, mas Silver refletiu sobre a ideia e comentou com Woodland, que a achou interessante e decidiu tentar desenvolver um padrão. Inicialmente foi usada uma tinta diferente que brilhava quando se refletia luz ultravioleta sobre ela.

A partir daí, ambos desenvolveram um aparelho para testar a ideia e descobriram que ela funcionava, mas ainda apresentava dois grandes problemas: o custo elevado para a impressão e a instabilidade da tinta.

Ainda assim, Woodland se deu conta de que estava no caminho certo e resolveu aprimorar o método. Depois de um bom tempo chegou ao código de barras, unindo duas tecnologias que já existiam na época: a banda sonora e o código Morse.

Posteriormente, enquanto Silver pesquisava qual seria o melhor formato final para o código de barras, Woodland iniciou o processo para registrar a patente, pedido que foi entregue em outubro de 1949.

Enquanto o registro da patente não saia, Woodland começou a desenvolver um sistema que pudesse fazer a leitura do código de barras, feito com uma lâmpada incandescente e um multiplicador de filmes de cinema, conectado a um equipamento chamado osciloscópio (instrumentos que mede sinais elétricos e eletrônicos).

Já em 1952, a patente foi concedida por 17 anos. Mas foi só no final da década de 50 que Woodland conseguiu a atenção da IBM, que deixou claro que ainda não existia a tecnologia necessária para produzir e fazer a ferramenta funcionar em grandes quantidades.

Por fim, a Philco comprou a patente em 1962 e a partir da década de 70 — com os avanços tecnológicos e os computadores e leitores a lasar se difundindo e tornando-se mais baratos — que a invenção de Silver e Woodland alcançaram a maturidade.

A criação dos primeiros códigos de barras nos EUA

Para que a criação de códigos de barras seguisse um padrão, foram criadas regras para o desenvolvimento e a sua utilização. Entre as principais, podemos citar:

• O código de barras deve ser legível e possibilitar a leitura a várias distâncias e ângulos diferentes;

• Os equipamentos utilizados deviam ter preços acessíveis, oferecendo retorno para quem investiu em, no máximo, 2 anos e meio;

• As etiquetas também deveriam ter baixo custo e facilidade na impressão — para atender a demanda de larga escala.

A partir destas regras iniciais, em 1973 nos EUA, foi definido um standard que é usado ainda hoje e conhecido como código de barras GS1.

Foi só em 1974 que a primeira compra realizada com o código de barras foi feita. Um cliente comprou um pacote de pastilhas, que foi passado pelo scanner pela operadora de caixa e houve a leitura do código GS!, indicando as características e o valor do produto.

Os diferentes tipos

Apesar de o código mais conhecido ser o EAN, existem diversos tipos e utilizações diferentes para cada forma de identificação, incluindo algumas mais modernas, que permitem armazenar uma quantidade maior de informações. Entre os principais, estão:

EAN/UPC

É o tipo mais utilizado no varejo e serve para identificar bens de consumo. Ele possui um tamanho padrão e possui 13 dígitos — enquanto o UPC possui 12. No Brasil, o modelo utilizado é o EAN.

GS1 DataBar

Possui um tamanho menor que os códigos EAN/UPC, mas consegue armazenar mais informações, visto que ele é composto por duas fileiras de códigos (uma em cima da outra).

Podem ser encontrados em ramos como hortifruti, já que permite a identificação e pequenos itens.

 

Código 128

Ele é bem compacto e bem denso, o que permite o armazenamento de muitas informações. É mais utilizado na indústria e em transportes — onde o tamanho da etiqueta pode ser tornar um problema.

Intercalado 2 de 5

Também conhecido como ITF-14, é bem comum na área de transportes e por operadores logísticos. Ele é bem compacto e pode ser encontrado em embalagens e caixas de papelão, usadas para acondicionar os produtos, que serão enviados para os intermediários (como distribuidores).

 

QR Code

Também é um código bidimensional e se tornou mais conhecido recentemente. Ele pode ser utilizado amplamente no mercado — desde o controle do processo logístico, até o de medicamentos.

Porém, assim como no caso do PDF-417 (DataMatrix), é necessário contar com software e leitor que realize a decodificação desse tipo de código 2D.

A importância do código de barras hoje

Atualmente a utilização do código de barras não está relacionada somente à identificação dos produtos e sua origem. Entre os principais aspectos que tornam esse recurso tão relevante para as empresas, podemos citar:

Combate a fraudes

Um dos pontos acerca do código de barras é garantir a procedência e a qualidade sobre a origem dos produtos. Em outras palavras, investir nesse recurso ajuda a ter uma garantia maior de que a pirataria e a falsificação serão inibidas.

Rastreabilidade dos produtos

Outra grande vantagem de se investir nessa ferramenta é a possibilidade de rastrear os produtos dentro da cadeia de abastecimento, ou seja, o código de barras permite acompanhar cada fase dos bens dentro da logística.

Para alguns ramos, essa rastreabilidade é uma exigência legal — como no caso dos medicamentos —, enquanto para outras é mais uma maneira de garantir o controle de qualidade da empresa.

Independentemente do motivo, a rastreabilidade permite otimizar a gestão da informação, documentação, métodos de trabalho e ainda oferecer transparência nos negócios — já que os dados a respeito dos pedidos podem ser repassados para os clientes, gerando notificações a cada mudança de status.

Controles de entradas e saídas

Esse é um dos aspectos mais básicos da utilização do código de barras. Por meio dele, torna-se possível identificar — de maneira mais acertada — quais são todas as entradas e saídas que ocorreram na empresa.

Dessa forma, cada vez que um item é registrado no ponto de venda (caixa), automaticamente a baixa referente à quantidade comprada é feita no estoque. Além de auxiliar na realização do inventário de materiais, esse registro permite acompanhar melhor o resultado em vendas e a realizar aquisições mais acertadas (de acordo com o que realmente é vendido).

Melhorias na gestão de estoques

Gerir os estoques se torna uma tarefa menos complexa e sujeita a erros quando se utiliza o controle via código de barras. Além de reduzir os índices de “furos” — casos em que o sistema acusa uma quantidade disponível, mas fisicamente existe divergência —, diminui-se também os riscos de perdas, faltas e excessos.

Sem contar a realização de inventários e o controle de movimentação, como dito no tópico anterior.

Otimização do fluxo de informações e aumento da segurança

Quando se implementa a utilização de código de barras, é bem provável que os outros processos também já estejam automatizados. Com isso, a troca, o controle e a segurança das informações se torna maior.

A chance de erros, extravios e outros problemas que podem prejudicar análises posteriores é consideravelmente reduzida com a tecnologia.

A disseminação entre os pequenos empreendedores

Atualmente mesmo os pequenos empreendedores podem fazer o registro do código de barras para seus produtos. Com isso, vários benefícios podem ser aproveitados, entre eles:

Agilidade na identificação dos itens

Com a utilização do código de barras, a identificação e a captura dos dados referentes aos itens se tornam mais rápidas. Um bom exemplo prático de como isso ocorre é agilidade em que as informações surgem na tela quando o produto é escaneado no caixa de um comércio.

Mas essa vantagem vai muito além de apenas melhorar a rotina de um ponto de venda: ela também ajuda a tornar os processos logísticos mais eficientes, já que a coleta dos dados pode ser feita para otimizar processos de recebimento, separação de pedidos, expedição e conferência dos materiais.

Transações mais rápidas

Com o ganho de agilidade na captura das informações, todo o processo — que pode envolver desde o recebimento do produto na empresa, até a expedição para carregar os veículos, ou a venda no caixa — se torna mais rápido.

Isso se dá pelo fato de que os dados são obtidos instantaneamente, o que reflete diretamente nos índices de produtividade das equipes.

Redução de custos

A redução de custos é outra vantagem do investimento em código de barras e é alcançada por meio da agilidade na execução das atividades — que faz com que mais tarefas sejam concluídas em menos tempo — além da redução dos erros que poderiam surgir com a execução manual.

Em outras palavras, o custo homem/hora se torna menor, a necessidade de retrabalhos e atrasos cai drasticamente e os processos passam a ter maior fluidez.

Modernização das atividades

Outro aspecto que vale a pena citar é a possibilidade de modernizar as atividades na empresa. Além da automação dos processos e a rapidez em executá-los, consegue-se criar uma imagem de empresa correta e transparente em suas operações.

Mesmo para um pequeno empreendedor, investir na criação de código de barras para seus produtos oferece uma garantia maior da procedência dos itens, indica a responsabilidade sobre a fabricação e comércio e facilita situações em que se precisa contornar um problema de lote defeituoso — como é o caso do recall.

Facilidade nas relações comerciais

O código de barras EAN é padrão e reconhecido em diversos países pelo mundo. Isso quer dizer que, além de facilitar a identificação das informações a respeito dos produtos, agiliza e facilita a criação de novas relações comerciais — visto que muitos locais já são automatizados e usam o código de barras no ponto de venda.

Além disso, justamente por ser amplamente reconhecido, se a exportação for um objetivo do negócio, a empresa não precisa investir novamente na criação de novos códigos. Contudo, a utilização deles se faz necessária para fechar as parcerias.

Como obter o código de barras

Vale lembrar que tanto autônomos (como artesãos) quanto pessoas jurídicas podem obter o código de barras. Para que isso se torne possível é necessário observar algumas questões:

Autônomos

Artesãos e produtores rurais podem se registrar como pessoa física. Para isso, devem enviar os seguintes documentos:

• identidade (ou CNH);
• CPF;
• comprovante de endereço
• Declaração de Imposto de Renda (caso não se enquadre na exigência, deve escrever uma carta a próprio punho e informar tal condição. Nesse documento deve conter o nome completo, documento e assinatura de quem solicita o cadastro).

Pessoa jurídica

Já no caso de empresas, o processo para obter o registro é um pouco mais complexo, sendo que e necessário providenciar:

• cópia da última Alteração Contratual consolidada, com cláusula de gerência, determinando pessoas autorizadas a assinar pela mesma ou Requerimento de Empresário;
• cópia do registro Y540 (último exercício) ECF, Balanço com DRE ou Extrato Simples Nacional;
• cópia do cartão CNPJ;
• para os casos de Sociedade Anônima, associações ou cooperativas, também precisam ser enviados o Estatuto e a Ata da última Assembleia, elegendo atual diretoria e determinando pessoas autorizadas a assinar por ela;
• para os casos de Empresário Individual, deverá ser incluído o Certificado da Condição de Microempreendedor Individual, o extrato do Simples Nacional (SIMEI), a cópia do RG e CPF ou CNH do titular e o comprovante de endereço.

Depois que toda as informações enviadas são analisadas, a GS1 envia o contrato de associação para que seja assinado e o boleto para o pagamento da taxa de associação (que varia de acordo com o faturamento da empresa, ou do profissional autônomo).

Assim que o pagamento da taxa é realizado, é feita a liberação do acesso por meio de um login e senha, em que o empreendedor pode iniciar o registro dos seus produtos via internet — lembrando de escolher o tipo mais adequado de acordo com o modelo de negócios.

Como podemos, a história do código de barras — desde sua invenção até os dias atuais — já possui vários anos. Apesar de, inicialmente, atender a grandes redes, hoje se tornou uma tecnologia acessível mesmo para pequenos empreendedores, oferecendo benefícios para aqueles que investem nessa ferramenta.

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