Como realizar um controle de estoque realmente eficiente?

O estoque é um dos setores mais importantes para o negócio uma vez que é o que garante abastecimento para as vendas e, também, para a produção. Quando não há controle sobre o que existe no estoque ou sobre como ocorrem as movimentações, a empresa passa a correr o risco de sofrer perdas e prejuízos diversos. Afinal, mercadoria em estoque também é dinheiro!

Com isso, controlar esse setor de maneira eficiente é indispensável para o bom desempenho do negócio, sendo necessário atuar com planejamento e estruturação adequados. Muitas organizações, entretanto, não sabem por onde começar ou fazem um tipo de controle que não atende às reais necessidades do empreendimento. Para evitar que esse seja o caso da sua empresa, confira a seguir algumas dicas de como realizar um controle de estoque realmente eficiente.

Comece fazendo um inventário de estoque

Para desenvolver um controle de estoque que funcione de maneira eficiente é necessário partir de um amplo conhecimento sobre o que a empresa tem armazenado. Por isso, a primeira etapa consiste em realizar um inventário de estoque que contemple todas as unidades armazenadas.

O inventário pode ser feito de maneira geral, mas também pode ser dividido em insumos e produtos prontos para serem vendidos ou de acordo com as categorias de venda, por exemplo. Quanto mais controle houver nessa parte, mais fácil se tornam todas as etapas posteriores, mas, para isso, é preciso realizar o levantamento em um momento de baixo ou nenhum movimento. Escolher fazer o inventário no período em que as mercadorias estão saindo a todo instante torna o resultado menos confiável e, portanto, menos útil para um bom controle.

Adote a previsão de vendas como indicador

O estoque e as vendas estão intimamente ligados, já que, normalmente, parte dos produtos armazenados serão destinados ao consumidor. Por isso, é altamente benéfico para o controle adotar a previsão de vendas como um dos indicadores principais para a análise de estoque.

Conheça os produtos que têm mais saída e identifique o volume de acordo com o período de tempo. Isso dá uma ideia de quantas mercadorias existem ou devem existir no estoque e ajuda a gestão a se preparar para sazonalidades. Se no inverno há mais saída de determinados produtos, por exemplo, a gestão pode se preparar para atuar com um controle mais rígido nesse período do ano.

Estabeleça uma integração com outros setores

Um bom controle de estoque não é feito sozinho, o que significa que é preciso estimular e estabelecer uma integração com outros setores da empresa. Nesse sentido, a gestão de estoque precisa estar em contato com dois setores em especial: a gestão de compras e o setor de vendas.

O setor de vendas, como visto, aponta a previsão de vendas baseada em resultados de períodos anteriores. Também é possível realizar um cruzamento de dados com informações relativas à saída de estoque e as vendas realizadas, para garantir que os produtos não foram desviados, por exemplo.

Já o setor de compras deve se manter em comunicação constante com o setor de estoque de modo a evitar encomendas feitas a mais ou a menos. Isso impede tanto que aconteça um superdimensionamento do estoque, o que dificulta seu controle, quanto que haja desabastecimento.

Garanta a segurança física do estoque

Por falar em desvios, é muito importante garantir a segurança física do que é armazenado pela empresa. Se qualquer pessoa puder retirar itens do estoque sem supervisão, o resultado será um controle menos útil, que pode chegar ao ponto de não ser mais relevante.

Assim, é essencial garantir a segurança ao permitir o acesso somente de pessoas autorizadas ou determinar um procedimento de registro para a saída de mercadorias do estoque, por exemplo. Com isso, a empresa não sofre prejuízos e nem realiza uma análise considerada míope.

Considere utilizar códigos de barras

Uma alternativa inteligente e apropriada para melhorar a organização e o controle do estoque é o uso de códigos de barras nos procedimentos desse setor. Com um código específico para esse fim – normalmente, o de 14 dígitos – é possível fazer um cadastro dos produtos e agregar a cada código informações únicas sobre o produto.

Com o uso de leitores adequados, é possível garantir que cada item ou lote de itens tenha uma identificação referente à data de entrada, valor de entrada e endereço no estoque. A identificação e localização se tornam facilitadas, assim como o próprio inventário. Além disso, haverá um melhor planejamento de quais itens devem sair primeiro, de modo a evitar desperdícios.

Pense em adotar um software de gestão

Por falar em uso de ferramentas convenientes, um software de gestão pode ser um grande aliado para o controle de estoque. Embora normalmente não sejam voltados especificamente para a organização de estoques, existem softwares que contam com um módulo específico no qual é possível realizar o registro de movimentação e de inventário de maneira automática.

Se for aliada ao uso de código de barras, essa solução se torna ainda mais completa e robusta para garantir um controle assertivo do que está sendo feito. Como diminui a interferência humana no registro de estoque, há maior confiabilidade de dados e um controle mais seguro.

Treine os responsáveis pelo controle de estoque

Independentemente da solução adotada, é muito importante que os funcionários responsáveis pelo estoque sejam devidamente treinados para realizar um controle de estoque eficiente. Eles precisam estar cientes dos processos de registro e movimentação, por exemplo, assim como devem estar adaptados ao uso de códigos de barras.

Esse treinamento é significativo porque, sem ele, todas as demais soluções implantadas não funcionarão na prática, sendo importante levar em consideração o fator humano como um dos determinantes para o sucesso do controle.

Um controle de estoque realmente eficiente é bastante relevante para o fluxo de produção e vendas. Uma empresa preocupada com o gerenciamento adequado de recursos e alta produtividade não pode dispensar o correto planejamento desse setor.

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