Paperless: saiba o que é e como aplicar esse conceito na sua empresa

A administração de empresas dos dias atuais conta com diversas metodologias originadas de necessidades específicas, mas que proporcionam importantes benefícios. É o caso do conceito da gestão paperless, que nasceu de uma necessidade ambiental, mas que provoca consequências positivas em diversas outras questões.

Então, se você ainda não conhece essa prática, veja neste artigo o que é e quais são os benefícios de seguir essa tendência. Além disso, confira algumas dicas para adotá-la em sua empresa e torná-la mais moderna, segura e ecologicamente correta.

O que é paperless?

O termo paperless vem do inglês que, traduzindo, quer dizer “sem papel”. Na gestão de uma organização, isso significa reduzir ao máximo a utilização de papel na rotina de trabalho. Ou seja, substituir grande parte da rotina física por novas tecnologias, imprimir menos, ter menos bloquinhos de anotações e até mesmo usar assinaturas digitais nos contratos e documentos legalmente mais importantes.

Quais os benefícios de adotar essa ideia?

Muitas empresas ainda usam o modo antigo de gestão por desconhecerem as vantagens que o paperless oferecem. O medo da mudança pode impossibilitar o negócio de crescer livremente, com menos empecilhos e de forma mais natural. Então, se você pensa que a redução de papel requer um investimento muito alto para pouco retorno, dê uma olhada nos benefícios que mostraremos a seguir.

Redução de custos e do uso de espaço físico

Vamos começar destacando a parte financeira. O primeiro impacto direto é a redução da aquisição de folhas de papel e de toner ou tinta para a impressora. Em longo prazo, inclusive, o custo com a manutenção desse equipamento também diminui, já que ele será bem menos utilizado. Outros tipos de materiais como agendas e post-its também podem ter o uso drasticamente limitado.

Outro ponto de economia é no espaço físico para armazenamento dos documentos. Volumes e volumes de papel podem ser digitalizados, ocupando um espaço ínfimo no servidor, que se quer precisa estar na empresa. Dependendo do porte da empresa, é possível ganhar novas salas para uma expansão na equipe, por exemplo.

Facilidade e agilidade na recuperação das informações

Já passou horas procurando por um documento no arquivo morto da empresa? Pois esse problema não existe em uma gestão paperless. As informações ficam armazenadas em servidores, geralmente na nuvem, e são indexadas e organizadas de forma a garantir uma recuperação simples e ágil.

Assim, quando alguém precisa de um arquivo, basta acessar o sistema de gerenciamento e fazer a busca. Em questão de segundos a solicitação é atendida, e a pessoa tem o que precisa.

Aumento na segurança e na rastreabilidade das informações

A segurança e a rastreabilidade de documentos físicos é uma questão bastante complicada de garantir. Afinal, não dá para assegurar que uma sala não tenha sido acessada por pessoas não autorizadas quando ninguém estava vigiando.

Por outro lado, na gestão virtual, os documentos ficam protegidos por senha e criptografia. Qualquer software do mercado é construído com controle de acesso, no qual as permissões são concedidas conforme as configurações definidas pelos gestores da organização.

Além do mais, existe a garantia da rastreabilidade. Isso quer dizer que todas as movimentações ficam registradas, com dados sobre quem acessou, o que fez com o arquivo (apenas abriu, modificou, moveu de lugar etc.) e em que dia e horário.

Redução do impacto ambiental

Por fim, não tinha como não falar sobre os impactos dessa proposta no meio ambiente. O processo de fabricação do papel envolve a derrubada de árvores e o uso de aditivos químicos que podem contaminar a água. Sendo assim, quanto menor for a demanda, menor a produção e menores os impactos ambientais.

Como reduzir o uso de papel em uma empresa?

Agora que você já entendeu como essa ideia pode ser vantajosa para a sua empresa, vamos mostrar algumas atitudes que vão torná-la mais paperless. Acompanhe.

Digitalize os documentos

Um dos principais passos para ter uma boa estratégia de redução do uso de papel é digitalizar toda a documentação da empresa. Desde os contratos com fornecedores e clientes, passando pelos contratos dos empregados e chegando até os documentos da contabilidade e do financeiro. Quanto mais setores forem digitalizados, melhor.

Contrate um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Para fazer a gestão eficaz desses arquivos, é preciso contratar um software especificamente desenvolvido para esse fim. Por meio dele é possível acessar e gerenciar as informações de forma simples e prática.

Ademais, ele faz integração com os principais sistemas de gestão. Desse modo, o processo é automatizado, evitando falhas humanas e aumentando a confiabilidade das informações.

Treine seus colaboradores

A mudança, por melhores que sejam os resultados esperados, pode gerar muita insegurança e aversão por parte dos funcionários. Por isso, é muito importante que sejam realizados treinamentos tanto com relação ao uso das novas ferramentas quanto às alterações comportamentais envolvidas.

Até porque, o paperless depende de uma modificação muito grande no dia a dia dessas pessoas. São muitos anos de rotinas e manias acumuladas que terão que ser vencidas aos poucos.

Use um código de barras

O código de barras tem um poder incrível de armazenamento de dados e informações. Ele pode ser usado como identificador principal dos arquivos e substituir documentos impressos em algumas situações. Aliás, ele traz agilidade aos processos por meio do uso de leitores de infravermelho.

Existem diversos tipos e padrões de códigos, cada um sendo mais adequado para uma finalidade. Contudo, os mais usados são o GS1-128, que permite incluir dados como lote, data de validade, serial, quantidade e peso de um produto, e o QR-Code, que é bidimensional, tem uma capacidade maior de armazenamento e pode ser lido por app para smartphones.

Implementando uma gestão paperless a sua empresa tem muito a ganhar, sejam quais forem as medidas escolhidas. O fundamental é tomar uma iniciativa para começar a o processo de mudança. Então, aproveite nossas dicas e pense na modernização e sustentabilidade do seu negócio.

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