Desafios de logística para pequenos negócios

O setor logístico no Brasil apresenta diferentes problemas e, nesse contexto, não são apenas os grandes empreendedores que passam por dificuldades. Os pequenos negócios também sofrem com os entraves e os desafios de logística.

Esses obstáculos acabam afetando a competitividade do país no mercado internacional. Isso ocorre porque os custos com transporte, distribuição e armazenamento ineficientes são bastante elevados e, por isso, os produtos brasileiros acabam tendo valores mais altos que os de outros países.

Por isso, para reduzir custos, as empresas devem investir na qualificação dos colaboradores e fazer um planejamento adequado. Dessa forma, é possível ter processos mais eficientes, fazer um controle bem-feito do estoque, reduzir a burocracia e, consequentemente, ganhar vantagem competitiva perante a concorrência.

Então, se você é um pequeno empreendedor e está passando por problemas com seus processos logísticos, acompanhe este post. Aqui, você vai entender melhor como funciona a logística brasileira, os aspectos relacionados a transporte e distribuição, como lidar com fornecedores, diminuir a burocracia e investir em tecnologia.

Além disso, verá a importância de fazer o controle de estoque, capacitar os colaboradores e fazer um planejamento. Assim, sua empresa estará mais bem preparada para trabalhar de maneira profissionalizada e ganhar mais espaço no mercado. Acompanhe!

A logística brasileira

Uma boa parte dos problemas logísticos brasileiros é derivada do tamanho do país. Devido à grande extensão, o Brasil historicamente sofre com a falta de infraestrutura adequada.

No entanto, quando comparado a outras nações com características similares, o Brasil acaba ficando atrás. Por exemplo: Estados Unidos, Rússia e China também são países com tamanho continental, mas não têm tantos desafios de logística como os que vemos aqui.

A situação atual é originária da falta de investimentos por parte do governo. Atualmente, o país investe menos de 0,5% do Produto Interno Bruto no setor de infraestrutura logística. Enquanto isso, a Rússia dedica 7% para o segmento; a Índia, 8%; e a China, 10,6%.

E, segundo o Centro de Estudos em Sustentabilidade da Fundação Getúlio Vargas (FGV), mesmo que os investimentos aumentem 10 vezes nos próximos anos, o Brasil continuará na lanterna do ranking.

Isso porque a maior parte da logística brasileira está voltada para o transporte rodoviário. Esse modal ocasiona custos ambientais e econômicos maiores, fazendo com que, ao mesmo tempo, haja menos eficiência no transporte de cargas, já que a capacidade é menor que a de outros modais, como o ferroviário, por exemplo.

Então, como esse setor pode melhorar? Por meio de inovações disruptivas, que são mais facilmente implementadas pelas pequenas e médias empresas. No caso das grandes organizações, é mais difícil mobilizar ativos e mudar os rumos do negócio. No entanto, para um pequeno ou médio negócio, isso pode ser facilmente realizado, inclusive porque o custo dessa transformação é menor.

Outra questão relevante em relação às pequenas e médias empresas é que, geralmente, elas não têm um grau de profissionalização muito alto, faltando implementar um modelo mais elaborado de gestão que também considere a sustentabilidade.

Nesse sentido, já existem diversas ações disponíveis que ajudam a melhorar esses processos. Por exemplo: existem softwares para a roteirização de cargas, o que permite otimizar a operação por meio da redução do consumo de combustível e do melhor aproveitamento do espaço no caminhão para o transporte da carga.

Porém, existem outros problemas que ocorrem na logística brasileira, conforme poderemos verificar a seguir.

Transporte e distribuição

Já vimos que a logística brasileira encarece os produtos devido à ineficiência do transporte e da distribuição, entre outros fatores. Em relação especificamente a esses elementos, fica evidente que o foco no transporte rodoviário é um dos grandes problemas existentes.

Se antes as estradas se mostraram uma boa opção de instalação e operação, nos últimos anos acabaram se tornando perigosas, inseguras e congestionadas. Além disso, estão em grande parte deterioradas.

Esse resultado é mostrado pela pesquisa do Fórum Econômico Mundial, que mostrou que a média de qualidade rodoviária do Brasil ficou em 2,8, bem abaixo da média mundial que é de 3,9.

O transporte ferroviário é pouco implementado e, no mesmo estudo, teve nota 1,8, enquanto a média do mundo foi de 3,1. Nos portos, o resultado brasileiro foi de 2,6 e no mundo, de 4,9. Na malha aeroportuária, o resultado foi melhor, ficando em 4,1. No entanto, a média mundial foi de 4,9.

Assim, o problema logístico está presente em todos os modais. Para ter um bom desempenho, é necessário que você saiba trabalhar essas questões.

Nesse sentido, uma das soluções é manter centros de distribuição, que ajudam a reduzir os custos com transporte. Por outro lado, é preciso criar e manter a estrutura. Por essa razão, é recomendado que se analise todo o processo logístico de maneira sistêmica, sem analisar somente operações isoladas a fim de verificar o custo-benefício dessa ação.

Outra solução seria a operação com multimodais, que pode se tornar custosa para pequenas e médias empresas.

Uma solução para uma pequena empresa seria a terceirização, fazendo com que os gestores concentrem-se no seu negócio principal e deleguem a fornecedores o papel de trabalhar com a cadeia logística e fazê-la funcionar.

Lidando com fornecedores

Se um dos caminhos da logística é a terceirização, é necessário analisar diferentes elementos para saber lidar de forma mais adequada com os fornecedores. Dessa forma, é possível obter melhores resultados e não ter que lidar com problemas devido às falhas dos terceiros.

No entanto, os fornecedores são um dos problemas que as pequenas empresas têm com relação à logística. Isso porque há uma base de fornecedores menor e, por isso, falta aquele “plano B” quando algum imprevisto acontece.

Outra questão que interfere bastante é que nem sempre a pequena empresa leva em consideração a distância que está de seus provedores.

Assim, vale a pena ter algumas opções de fornecedores que possam suprir possíveis demandas e carências e considerar a distância desses profissionais. Dessa forma, é possível fazer a entrega dos produtos no prazo acordado, com os produtos corretos e evitando avarias e outras falhas que podem ocorrer durante o processo de distribuição ou entrega.

No entanto, existem outros pontos relevantes ao contratar um fornecedor. Veja quais são eles:

Pesquise os fornecedores

Antes de contratar um fornecedor, é importante pesquisar as opções disponíveis e analisar aquelas que oferecem melhor custo-benefício. Afinal de contas, a falta de qualidade do fornecedor impacta de maneira direta os serviços que a sua empresa oferece.

Por meio dessa pesquisa também é possível reduzir os riscos (como má qualidade dos produtos, problemas burocráticos, fraudes etc.) e alavancar as vantagens.

Analise a qualidade dos produtos

Não adianta sua empresa contratar um fornecedor se ele não atender os requisitos de qualidade esperados. Isso porque, mesmo trabalhando com um fornecedor, o cliente final culpará a sua empresa caso tenha algum problema. Então, a qualidade deve ser primordial.

Verifique a confiabilidade do fornecedor

Para ser um bom fornecedor, ele deve ser confiável. Por isso, recomenda-se que você analise a origem e a qualidade dos produtos, mas também a reputação do profissional.

Converse com outros clientes, verifique se ele atende aos prazos, se existe algum item que mereça atenção etc.

Ou seja, além de confiável, esse fornecedor também deve estar disponível para atender à sua demanda.

Analise o contrato

Na contratação, é firmado um contrato (que deve ser muito bem analisado antes de ser assinado).

O indicado é conversar com um advogado para que ele possa avaliar todos os pormenores e identificar possíveis brechas, que podem trazer prejuízos para a sua empresa.

Faça uma lista de fornecedores

É normal que uma empresa menor trabalhe com alguns fornecedores específicos. No entanto, você também deve ter segundas opções. Para isso, crie uma lista com os possíveis fornecedores e suas descrições.

Por exemplo: produtos fornecidos, preços, disponibilidade, se já houve algum problema etc.

Assim, quando necessário, você pode acionar o fornecedor e não ter prejuízos.

Problemas de burocracia

A burocracia é outro problema que afeta a logística e, nesse caso, as pequenas empresas são as mais afetadas pelo fato de não terem um aporte jurídico tão consolidado quanto os grandes negócios.

Mas qual seria o principal problema burocrático? Existem muitos agentes que trabalham no segmento de transporte de cargas e diferentes leis e decretos que fazem a regulamentação da atividade.

Para se ter uma ideia, mais de 4,7 milhões de normas relacionadas a esse assunto foram publicadas desde a criação da Constituição Federal de 1988. A informação é da Associação Nacional dos Transportes Ferroviários (ANTF) e mostra que esse é um grande desafio de logística dos próximos anos.

Além da regulamentação, a carga tende a ficar muito tempo parada em aduanas, portos etc. A média é de 175 horas para liberação da carga. No entanto, greves, manifestações e outros tipos de movimentos podem retardar o transporte — afetando também os pequenos negócios, que podem importar mercadorias ou matérias-primas, por exemplo.

A título de comparação, países como os Estados Unidos e a China tendem a fazer a liberação no prazo de 4 a 6 horas.

Outro impacto significativo para as pequenas empresas é no tocante às encomendas expressas, ou seja, aquelas que possuem até 70 kg. Essa é a modalidade mais utilizada pelos pequenos negócios quando optam por exportar seus produtos.

No entanto, existem restrições aplicadas pela legislação, sendo que o formulário de declaração simplificada de exportação só pode ser utilizado para cargas no valor máximo de 50 mil dólares, o que aumenta a burocracia para as pequenas empresas. Muitas acabam desistindo de exportar devido a esses obstáculos.

Em relação à burocracia, não existem muitas alternativas para as pequenas empresas. Quem pode mudar a atual situação é o próprio governo. No entanto, é possível verificar junto a advogados, contadores, administradores e até mesmo com as instâncias do governo a melhor solução para a sua empresa, tentando reduzir a burocracia e efetuando os procedimentos de transporte de cargas de maneira mais simples.

Investimento em tecnologia

Uma empresa que utiliza a tecnologia em seu processo logístico tende a ter resultados mais favoráveis. Mas é importante ressaltar que os recursos tecnológicos não se restringem à gestão da cadeia, mas também estão relacionados à segurança de todo o processo.

Quanto à segurança, a empresa pode utilizar escoltas e rastreadores, que vão diminuir as chances de roubos acontecerem. Apesar de isso poder representar um custo considerável para as pequenas empresas, é necessário avaliar a necessidade de utilizar esse artifício.

Porém, o mais importante é o gerenciamento da logística, que pode ser realizado com um software de gestão. Nesse momento, você pode estar pensando: “eu já utilizo uma planilha em Excel e não preciso fazer um controle mais eficiente”. Será mesmo?

Na realidade, o processo de gerenciamento fica muito mais simples e é mais acertado quando existe um investimento em tecnologia, mesmo que isso represente custos para o negócio.

Nesse sentido, vale a pena informar que o software pode ser voltado ao controle do estoque, mas também pode integrar os dados de diferentes departamentos da empresa, como os ERPs (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos da empresa) fazem.

E qual é o auxílio efetivo da tecnologia na logística?

Como a logística é um processo que visa implementar, planejar e controlar o armazenamento de mercadorias e o fluxo de distribuição de produtos, envolvendo desde a origem até o consumo.

A tecnologia pode reduzir as chances de erros, permitindo traçar estratégias assertivas e tomar decisões com base na realidade da empresa.

Agindo dessa forma, você passa a ter mais competitividade na sua empresa e tende a satisfazer os consumidores, oferecendo produtos de qualidade no prazo acordado.

Assim, podem ser encontradas novas oportunidades de negócio e identificados obstáculos e falhas que ocorram no processo logístico.

Assim, apesar de representar um custo para a empresa, a tecnologia é imprescindível para ter um bom retorno e conquistar os seguintes fatores:

Excelência operacional

Mesmo sendo uma pequena empresa, a única maneira de se destacar no mercado é por meio de processos de excelência.

E isso requer um bom gerenciamento do negócio, incluindo também a redução de custos operacionais desnecessários e o comprometimento com a qualidade, a fim de aumentar a eficiência e a competitividade.

Dessa forma, podemos reduzir o conceito de excelência operacional como sendo o foco na confiabilidade e na eficiência, ocupando um lugar de destaque no mercado com relação à conveniência e preço mediante a redução de custos.

Intimidade com clientes e parceiros

Por meio da tecnologia, você consegue melhorar seu relacionamento com clientes e parceiros, personalizando os produtos conforme as exigências do cliente e de acordo com suas necessidades e desejos.

Nesse contexto, vale a pena usar um software CRM (Customer Relationship Management, ou gestão do relacionamento com clientes), criando estratégias para a valorização e satisfação do consumidor.

Liderança em serviços e produtos

A tecnologia permite que a empresa ocupe uma posição de liderança e tenha ideias inovadoras, que facilitem ainda mais o dia a dia dos clientes.

O objetivo da tecnologia, então, é melhorar a logística e apresentar um atendimento realmente diferenciado, oferecendo também produtos de qualidade e que supram as necessidades dos consumidores.

Dessa forma, a empresa consegue se tornar referência e seus produtos são considerados superiores aos da concorrência.

Controle de estoque

Quando falamos em estoque, a primeira conscientização que a empresa deve ter é que produtos parados em estoque são sinônimo de prejuízo. E para evitar essa situação é preciso ter um controle eficiente do estoque.

No caso de pequenas empresas, essa ação é necessária para evitar a obsolescência ou até mesmo a perda do prazo de validade das mercadorias, o que resultaria em prejuízos significativos.

É importante ressaltar aqui que o estoque chega a representar 60% dos custos de um negócio, segundo o Sebrae.

Por isso, é evidente que se deve ter um estoque necessário para atender às demandas dos clientes, mas é preciso cuidar para que não se tenha um excesso de produtos sem giro (ou seja, parados).

A ideia, então, é trabalhar com o estoque mínimo.

Para chegar a esse valor, é preciso calcular a demanda por meio do histórico de vendas.

Nesse caso, a tecnologia pode ser uma aliada, já que softwares voltados para o controle do estoque reúnem as informações e oferecem a possibilidade de os gestores fazerem previsões de vendas.

Assim, com a adoção de um software de gestão de estoque, as pequenas empresas podem organizar seus produtos e ter um controle mais efetivo das entradas e saídas de mercadorias. Por isso, existem algumas recomendações que devem ser seguidas:

• • Você precisa registrar toda a movimentação do estoque. Caso contrário, o resultado apresentado será defasado.
• • O uso de um software com essa funcionalidade ajuda a controlar o estoque de forma mais rígida, deixando registradas todas as movimentações.
• • Você deve utilizar a técnica do inventário rotativo, fazendo a contagem de algum produto aleatório para verificar possíveis inconsistências entre o registro e o estoque em si.

Vale a pena lembrar que o controle do estoque para os pequenos empreendedores não ajuda apenas a evitar a perda de dinheiro, mas também oferece a possibilidade de calcular o giro de estoque, descobrindo quais produtos têm mais e menos saída.

Com esses dados, você pode traçar estratégias específicas e determinar melhor as compras que devem ser realizadas.

Capacitação de colaboradores

A área de logística sofre com a falta de profissionais qualificados e esse é um desafio bastante evidente para as pequenas empresas.

Geralmente, o setor acaba sendo delegado um profissional que exerce outras funções ao mesmo tempo, sem pensar nos impactos que essa atitude pode causar.

Investir na capacitação dos colaboradores é fundamental para ter mais sucesso.

Portanto, o profissional que assumir essa função deve ter conhecimentos em infraestrutura, economia, armazenagem, transporte e distribuição. É necessário ter a noção de todas as etapas que envolvem o processo.

Caso a empresa não possua um colaborador com esses conhecimentos, uma opção é o próprio empreendedor se capacitar, tomando conta desse processo e cuidando para que tudo caminhe conforme o planejado.

O profissional capacitado na área logística tem mais poder para tomar decisões críticas e consegue visualizar melhor o cenário em que a empresa está inserida.

E como os colaboradores podem ser capacitados? Existem diversos cursos que podem ser oferecidos.

Por exemplo: cadeia de suprimentos (supply chain) e logística, controle e planejamento de estoques, gerenciamento do transporte de cargas, gestão de custos logísticos, indicadores de desempenho para o setor, entre outros.

Planejamento

O último item que deve ser considerado em um processo logístico é o planejamento. Afinal de contas, qualquer estratégia, inclusive a logística, deve ser pensada a partir de uma organização prévia.

Você deve sempre vislumbrar o longo prazo sem esquecer de decisões menores, de curto prazo.

Por isso, esse planejamento precisa considerar diferentes elementos, como a disponibilidade da infraestrutura logística, as questões geográficas, a capacidade de investimentos no setor de tecnologia e o nível de capilaridade que a empresa pode ter com a logística.

As questões financeiras também devem ser consideradas nesse planejamento para que não surjam imprevistos que podem impactar negativamente o negócio.

Isso significa que você precisa ter um bom controle de capital de giro, encargos, fluxo de caixa, programação de receitas e despesas e de pagamentos e recebimentos, previsão de compra de produtos ou insumos etc.

É necessário considerar também todos os custos envolvidos na fabricação ou venda dos produtos e serviços, como energia elétrica, aluguel, pagamento de salários dos colaboradores, entre outros.

Assim, um bom planejamento para a logística facilita a gestão, diminui a necessidade de recursos humanos e reduz os estoques.

O resultado é a integração, coordenação e controle das atividades, evitando perder vendas e clientes por falta de produtos e sem incorrer em custos elevados.

Conclusão

Os pequenos empreendedores precisam saber lidar com a logística para obterem resultados mais expressivos, venderem mais e satisfazerem os clientes.

Nesse contexto, é fundamental saber contornar os empecilhos e se atentar às 7 dicas repassadas neste post, que valem tanto para negócios físicos quanto aqueles enquadrados como e-commerce.

E você, já sabe como passar pelos desafios de logística e garantir a competitividade da sua empresa perante o mercado?

Então, aprofunde seus conhecimentos lendo o post “Diferencial competitivo para vendas online: como definir o meu?