Por que é tão importante codificar produtos?

Você sabe por que é tão importante codificar produtos? Imagine uma variedade grande do estoque e a necessidade de gestão sobre os processos (de baixa e retirada) acelerados pelo volume alto de vendas e pelo controle financeiro resultante das operações.

Esse é um cenário recorrente em empresas que estão ativas no mercado e dispõem de um mix interessante em seu catálogo de produtos. A codificação surge como uma ferramenta eficiente de acompanhamento dos passos de cada produto do estoque.

Neste post, você vai saber detalhes sobre a codificação de produtos e verificar os benefícios que a adesão a esse recurso pode trazer para a gestão, integrando setores e produzindo informações corretas. Boa leitura!

O que é e como funciona a codificação de produtos?

A codificação de produtos existe para classificar os itens de acordo com as principais características e auxiliar a gestão de estoque na identificação mais rápida, seja para facilitar uma venda, seja para o inventário do setor.

Toda variação de um item é alocado um número diferente a cada tipo de produto é único e permite um armazenamento adequado, impedindo que, durante o processo de saída e baixa, seja enviado um produto diferente do requisitado por outro departamento.

Ao decidir utilizar a codificação de produtos como ferramenta de gestão dentro da sua empresa, o primeiro passo será realizar o cadastro junto à GS1 — organização oficial  responsável pela criação dos códigos de barras no Brasil e no mundo.

O cadastro é realizado por meio de formulário online com informações preliminares de identificação, seguido de solicitação de documentação para validação do processo e prosseguimento.

Os códigos de barras EAN / UPC são reconhecíveis e impressos em praticamente todos os produtos de consumo do mundo. Eles são os mais antigos e o mais utilizados de todos os códigos de barras GS1. Os tipos de códigos de barras são: EAN-13, UPC-A, EAN-8 e UPC-E

Além dos códigos EAN e UPC, existem mais quatro utilizados com frequência: GS1 DataBar, GS1-128, ITF-14, GS1 Data Matrix, GS1 QR Code.

O próximo passo será cadastrar os produtos na ferramenta Cadastro Nacional de Produtos (CNP)

Com o Cadastro Nacional de Produtos – CNP a gestão de seus produtos fica muito mais fácil. Em um único ambiente é possível cadastrar as informações técnicas dos produtos, gerar os códigos de barras de cada um deles e até imprimir as etiquetas para colocar nas embalagens.

Permite a gestão da lista de produtos da empresa, adicionando imagens , informações de pesos e medidas, descrições específicas, classificação global do produto (GPC), NCM, etc;

Qual a importância de codificar produtos?

Ao lançar mão da codificação de produtos, pense em três setores importantes (gestão, vendas e logística de produtos) para visualizar a importância do processo e como adequá-lo para atender às necessidades e expectativas de cada departamento.

É um processo integrado, que obedece a um ritmo cadenciado de atendimento para melhor servir ao cliente e favorecer o negócio, demonstrando o grau de eficiência em comunicação, organização e agilidade.

Essas referências são importantes para garantir a confiança e fidelização do cliente, que ficará satisfeito ao perceber a preocupação da sua empresa com a padronização e com o bom atendimento.

Quais os benefícios do processo de codificação?

A codificação só favorece o negócio, e, quando bem sincronizada, permite melhor controle e abre vantagem competitiva no mercado. Veja alguns desses benefícios!

Agiliza os processos logísticos

Em uma empresa com giro alto de produtos (entrada e saída) o setor de estoque se torna o centro das atenções, pois dele se espera um processo ágil e otimizado, em sincronia com os dados fornecidos no sistema, possibilitando um controle logístico bem estruturado e potencial redução de falhas.

Outro ponto favorável é atender com agilidade à solicitação de troca em caso de devolução do cliente por alguma não conformidade da venda. A entrada do produto e todo o processo fiscal do produto devolvido e posterior envio de um novo ganhará novo formato — mais rápido e eficaz.

Promove o controle de qualidade

Quanto mais padronizado for um processo, maiores as chances de um controle efetivo e com qualidade. Estabelecer padrões dos itens estocados, facilitando a localização de acordo com os critérios preestabelecidos na codificação, é um dos maiores benefícios da estratégia.

Cada etapa poderá ser acompanhada de perto pelos profissionais envolvidos, com controle sobre o volume de entradas, sem correr o risco de equívocos na estocagem. Tanto atividades como auditorias e inventário serão mais eficientes ao se perceber a facilidade de identificação dos produtos apontados no sistema.

Aumenta a produtividade

A codificação de produtos bem implementada adapta a quantidade de itens no estoque e as informações do sistema de gestão. Dessa forma, cada item poderá ser localizado em tempo recorde por qualquer funcionário em operação, colaborando para o aumento da produtividade e satisfação funcional.

Se antes o trabalho manual demandava tempo e centralização das informações em funcionários específicos, a partir da codificação, qualquer funcionário que atue no almoxarifado estará apto a atender qualquer solicitação. As informações codificadas e sistematizadas eliminam os ruídos da comunicação e erro de saída das mercadorias.

Garante a segurança dos produtos

Produtos codificados são mais facilmente identificados em qualquer situação, possibilitando a rápida identificação tão logo a venda seja efetivada, para garantir a entrega no tempo solicitado pelo cliente.

Também será possível acompanhar a tramitação de entrega e o rastreamento caso aconteça algum tipo de desvio, seja por acidente, seja por ação mal-intencionada, sendo possível à empresa tomar providências em um prazo que não impacte tanto o atendimento ao cliente.

Reduz o número de falhas

O trabalho de codificar produtos é realizado apenas uma vez para itens de um determinado grupo. As próximas remessas serão de inclusão e estocagem. Os códigos serão impressos e anexados à embalagem antes de compor as prateleiras do almoxarifado.

Você percebeu o quanto pode melhorar os processos de movimentação dos produtos da sua empresa? Codificar produtos é uma atividade simples que pode gerar ganhos em diversas esferas do negócio (financeiro, estoque, venda, entrega), profissionalizando e imprimindo maior confiabilidade e autoridade à marca.

O que você achou de saber sobre a importância de codificar produtos? Percebeu o quanto pode contribuir para a melhoria de processos da sua empresa? Então compartilhe este texto nas suas redes sociais e permita que outros profissionais também dominem o assunto!