O estoque é parte fundamental do negócio. Para que ele esteja sempre funcionando conforme o desejado, a gestão de estoques e compras precisa ser feita de maneira adequada. Tudo começa com uma escolha correta de fornecedores, o que exige técnicas adequadas de cotação e negociação.

Além disso, estratégias de controle de resultados também são bem-vindas e favorecem o alcance de resultados. Por meio delas, é possível definir o momento certo para a compra, assim como estabelecer o volume ideal em cada transação.

Neste artigo, explicamos a importância dessa gestão de estoque e compras, algumas boas práticas que podem ajudar a alcançar o melhor desempenho e qual é o papel do código de barras nesse processo. Confira!

Por que é tão importante fazer uma gestão de estoque e compras eficiente?

Com uma gestão bem alinhada, otimizam-se os níveis de estoque da empresa, equilibrando-os conforme a demanda — e, consequentemente, evitando problemas como faltas e excessos.

Além disso, podemos citar outras vantagens, como:

  • melhor aproveitamento do capital de giro;

  • redução dos custos operacionais;

  • diminuição do índice de avarias e perdas;

  • melhora no atendimento ao cliente.

Dessa forma, pode-se dizer que um controle adequado da área de compras integrada à gestão do estoque contribui não só para as melhorias nos resultados operacionais, mas também influencia a saúde financeira da empresa e na satisfação dos clientes (que passam a ter suas demandas mais bem atendidas).

Quais estratégias podem ser adotadas para alcançar esse objetivo?

Existem algumas boas práticas para conquistar uma gestão de estoque e compras infalível. Confira nossas dicas a respeito dessa estratégia nos próximos tópicos.

Faça uma solicitação de cotação

A solicitação de cotação também é chamada de RFQ (sigla para Request for Quotation) e consiste em uma ferramenta bem simples. Por meio dela, você monta uma espécie de formulário a respeito do item que deseja adquirir, delimita a quantidade e define quais são suas especificações.

A seguir, esse formulário é enviado para os fornecedores, que devolvem com a resposta de preço, gerando uma etapa de cotação tradicional. Em geral, você escolhe aquela que oferece o menor valor, considerando que as especificações mínimas sejam atendidas.

Esse é um método bem rápido de cotação e, principalmente, que aumenta o poder de negociação. Com o argumento de fechar a compra, você pode conseguir condições ainda mais vantajosas com o fornecedor mais barato.

Apesar de ser rápido, o método oferece pouca transparência sobre os preços. Por isso, há também a solicitação de cotação com abertura de custos. Nesse caso, os fornecedores não apenas respondem com o valor a ser cobrado, mas também levam em conta quais são todos os fatores que influenciam o preço, especificando a contribuição de custo de cada fator.

Considere a compra estratégica

O fornecimento estratégico, ou compra estratégica, também é conhecido como strategic sourcing e consiste em um método de cotação e compra que leva em consideração os objetivos definidos no planejamento estratégico do negócio.

É uma abordagem que exige um conhecimento interno mais elevado e aprofundado, como a identificação de ciclo de vida dos produtos e como se dá o relacionamento com os fornecedores.

Uma empresa que compra produtos importados, por exemplo, pode se beneficiar desse tipo de transação. Como leva em conta o ciclo de vida do produto e a relação com fornecedores, essa estratégia permite que você compre o produto no momento certo para que o tempo de entrega seja adequado e não haja desabastecimento, por exemplo.

É um método que começa na identificação das necessidades da empresa e parte para a identificação dos fornecedores e definição de estratégia de cotação. É, também, uma forma de manter uma avaliação contínua da qualidade dos fornecedores.

Use o Total Cost of Ownership (TCO)

A estratégia de Total Cost of Ownership (TCO), ou custo total de aquisição, considera todos os custos envolvidos na compra de um item. A grande diferença é que ela leva em conta não apenas os custos diretos, mas também os indiretos, que costumam ser ignorados.

Em vez de lidar apenas com o valor líquido do produto em si, essa estratégia também aborda fatores logísticos e aduaneiros, por exemplo. Nesse caso, você pode descobrir que um fornecedor que tem um produto de preço líquido mais caro oferece, na verdade, um valor mais baixo do que outro, devido aos custos logísticos envolvidos.

Da mesma forma, você pode definir que a importação de determinada matéria-prima, ainda que com os custos aduaneiros, são mais em conta do que comprar com os fornecedores nacionais.

Esse tipo de estratégia gera mais visibilidade para o processo de compras, o que favorece a tomada de decisão. Isso ajuda a gestão de estoques e compras a conseguir aquisições mais competitivas e que geram menos custos, de maneira geral.

Faça uma gestão de contratos

A gestão ou gerenciamento de contratos de compra consiste no estabelecimento de um contrato válido entre a empresa que realiza a compra e a que fornece os itens em questão.

Nesse contrato, são definidos valores fixos, índices de reajustes, níveis de prestação de serviço, tolerâncias para entregas etc. É uma forma de compra pensada em médio e longo prazo, especialmente quando o fornecedor é muito importante para o negócio e/ou é exclusivo ou único no mercado.

Também é uma estratégia elaborada de modo a gerar vantagem competitiva, já que, com um contrato do tipo, é possível limitar o acesso da concorrência. Por falar nisso,quando os contratos são pensados em médio e longo prazo — como os de 2 anos —, geralmente há uma disputa maior entre os fornecedores. Com isso, há mais chances de a sua empresa ter vantagens em relação a valores e prazos. 

Use o sistema de gestão integrada

Uma gestão de estoques e compras pode utilizar qualquer uma dessas estratégias de maneira individual ou integrada — é possível associar uma estratégia de TCO com gerenciamento de contratos, por exemplo.

Apesar disso, dependendo da complexidade da cadeia de suprimentos do negócio e da quantidade de fornecedores, aumenta a necessidade de controle sobre esses dados. Por isso, uma estratégia infalível também consiste no uso de um sistema de gestão integrada, como é o caso de um ERP.

Com um software integrado do tipo, é possível conhecer a previsão de demanda baseando-se nos resultados das vendas e, com isso, definir o volume de compra adequado. Também é possível avaliar qual é a situação do estoque atual para fazer as compras no momento e volume adequados.

No geral,tecnologia desse sistema de gestão integrada permite que as compras sejam feitas de maneira mais precisa para o negócio, evitando erros de dimensionamento de estoque.

Qual é o papel do código de barras nessa otimização?

código de barras tem uma das funções mais básicas e, ao mesmo tempo, essenciais na gestão de estoque e compras: auxiliar na identificação dos produtos. Isso quer dizer que ele contribui para otimizar rotinas como:

  • recebimento dos produtos;

  • registro de entrada dos itens no estoque;

  • separação de pedidos (picking);

  • expedição dos itens;

  • inventário do estoque.

Utilizando uma tecnologia, como o coletor de dados, fica mais fácil identificar os itens dentro do armazém, tornando as equipes mais produtivas e mantendo o controle de tudo que entra e sai do estoque.

Isso sem contar a automação das tarefas, que contribui para tornar os processos mais ágeis e reduzir o índice de erros e a necessidade de retrabalho.

Como cadastrar o código de barras para a minha empresa?

Antes de mais nada, para obter o registro e ter os seus produtos com o código de barras cadastrado, é necessário obter a licença com uma entidade. A GS1 Brasil é a única responsável por liberar essa autorização para a codificação dos itens comerciais.

Assim, para registrar os seus itens, é preciso procurar a instituição e seguir os procedimentos:

  • informar todos os dados da empresa no momento do cadastro;

  • enviar a documentação requisitada (o que pode ser feito via fax, e-mail ou Correios);

  • realizar o pagamento do boleto referente às taxas.

Assim que for realizada a conferência do pagamento e dos documentos enviados, todas as próximas etapas são de responsabilidade da GS1 Brasil, que, finalmente, concede a licença de codificar os produtos.

Tudo isso é feito por meio do Cadastro Nacional de Produtos (CNP), plataforma na qual são gerados os códigos para a sua empresa e para os itens. É preciso ressaltar que é feita a cobrança de uma anuidade com base no valor de faturamento que o seu negócio gerar no período.

Para um gerenciamento eficiente, é fundamental escolher os fornecedores corretos. Para isso, é possível utilizar estratégias infalíveis de cotação. Além disso, administrar os resultados corretamente, como por meio de um sistema ERP, favorece os resultados da gestão.

Aliando boas práticas a melhorias contínuas dos processos e ao uso da tecnologia, aumentam-se consideravelmente as chances de realizar uma gestão de estoque e compras infalível.

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