Gestão de estoques e compras: conheça 5 estratégias infalíveis

O estoque é parte fundamental do negócio e, para que ele esteja sempre funcionando conforme o desejado, a gestão de estoques e compras precisa ser feita de maneira adequada. Tudo começa com uma escolha correta de fornecedores, o que exige técnicas adequadas de cotação e negociação.

Além disso, estratégias de controle de resultados também são bem-vindas e favorecem o alcance de resultados. Por meio delas, é possível definir o momento certo para a compra, assim como estabelecer o volume ideal em cada transação.

Para fazer uma gestão de estoques e compras infalível, siga as 5 estratégias infalíveis que preparamos no post de hoje!

Faça uma solicitação de cotação

A solicitação de cotação também é chamada de RFQ e consiste em uma ferramenta bem simples. Por meio dela, você monta uma espécie de formulário a respeito do item que deseja adquirir, delimita a quantidade e define quais são suas especificações.

A seguir, esse formulário é enviado para os fornecedores, que devolvem com a resposta de preço, gerando uma etapa de cotação tradicional. Em geral, você escolhe aquela que oferece o menor valor, considerando que as especificações mínimas sejam atendidas.

Esse é um método bem rápido de cotação e, principalmente, que aumenta o poder de negociação. Com o argumento de fechar a compra, você pode conseguir condições ainda mais vantajosas com o fornecedor mais barato.

Apesar de ser rápido, o método oferece pouca transparência sobre os preços. Por isso, há também a solicitação de cotação com abertura de custos. Nesse caso, os fornecedores não apenas respondem com o valor a ser cobrado, mas também levam em conta quais são todos os fatores que influenciam no preço, especificando a contribuição de custo de cada fator.

Considere a compra estratégica

O fornecimento estratégico, ou compra estratégica, também é conhecido como strategic sourcing e consiste em um método de cotação e compra que leva em consideração os objetivos definidos no planejamento estratégico do negócio.

É uma abordagem que exige um conhecimento interno mais elevado e aprofundado, como a identificação de ciclo de vida dos produtos e como se dá o relacionamento com os fornecedores.

Uma empresa que compra produtos importados, por exemplo, pode se beneficiar desse tipo de transação. Como leva em conta o ciclo de vida do produto e a relação com fornecedores, essa estratégia permite que você compre o produto no momento certo para que o tempo de entrega seja adequado e não haja desabastecimento, por exemplo.

É uma método que começa na identificação das necessidades da empresa e parte para a identificação dos fornecedores e definição de estratégia de cotação. É, também, uma forma de manter uma avaliação contínua da qualidade dos fornecedores.

Use o Total Cost of Ownership (TCO)

A estratégia de Total Cost of Ownership (TCO), ou custo total de aquisição, leva em consideração todos os custos envolvidos na compra de um item. A grande diferença é que ela leva em conta não apenas os custos diretos, mas também os indiretos, que nem sempre são considerados.

Em vez de considerar apenas o valor líquido do produto em si, essa estratégia também leva em conta fatores logísticos e aduaneiros, por exemplo. Nesse caso, você pode descobrir que um fornecedor que tem um produto de preço líquido mais caro oferece, na verdade, um valor mais baixo do que outro devido aos custos logísticos envolvidos.

Da mesma forma, você pode definir que a importação de determinada matéria-prima, ainda que com os custos aduaneiros, é mais em conta do que comprar com os fornecedores nacionais.

Esse tipo de estratégia gera mais visibilidade para o processo de compras, o que favorece a tomada de decisão. Isso ajuda a gestão de estoques e compras a conseguir aquisições mais competitivas e que geram menos custos, de maneira geral.

Faça uma gestão de contratos

A gestão ou gerenciamento de contratos de compra consiste no estabelecimento de um contrato válido entre a empresa que realiza a compra e a empresa que fornece os itens em questão.

Nesse contrato, são definidos valores fixos, índices de reajustes, níveis de prestação de serviço, tolerâncias para entregas etc. É uma forma de compra pensada em médio e longo prazo, especialmente quando o fornecedor é muito importante para o negócio e/ou é exclusivo ou único no mercado.

Também é uma estratégia elaborada de modo a gerar vantagem competitiva, já que, com um contrato do tipo, é possível limitar o acesso da concorrência. Por falar nisso, quando os contratos são pensados em médio e longo prazo — como os contratos de 2 anos — geralmente há uma disputa maior entre os fornecedores. Com isso, há mais chances de a sua empresa ter vantagens em relação a valores e a prazos.

Use o sistema de gestão integrada

Uma gestão de estoques e compras pode utilizar qualquer uma dessas estratégias, de maneira individual ou integrada — é possível associar uma estratégia de TCO com gerenciamento de contratos, por exemplo.

Apesar disso, dependendo da complexidade da cadeia de suprimentos do negócio e da quantidade de fornecedores, aumenta a necessidade de controle sobre esses dados. Por isso, uma estratégia infalível também consiste no uso de um sistema de gestão integrada, como é o caso de um ERP.

Com um software integrado do tipo é possível conhecer a previsão de demanda baseando-se nos resultados das vendas e, com isso, definir o volume de compra adequado. Também é possível avaliar qual é a situação do estoque atual para fazer as compras no momento e volume adequados.

No geral, a tecnologia desse sistema de gestão integrada permite que as compras sejam feitas de maneira mais assertiva para o negócio, evitando erros de dimensionamento de estoque.

Para uma boa gestão de estoques e compras é fundamental escolher os fornecedores corretos e, para isso, é possível utilizar estratégias infalíveis de cotação. Além disso, administrar os resultados corretamente, como por meio de um sistema ERP, favorece os resultados da gestão.

Agora, aproveite o espaço de comentários para contar seus principais desafios com esse tipo de gestão. Se tiver alguma dica, não deixe de compartilhar!

 

 

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