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Quando uma empresa quer entrar em um ciclo de crescimento, consolidar sua presença perante seu público-alvo, alcançar novos clientes e ser mais competitiva, um caminho é irreversível: sair da gestão informal e migrar para um modelo mais eficiente, e é sobre isso que este post trata. Vamos abordar como profissionalizar uma empresa e, com isso, dotá-la de melhores condições para suprir as expectativas do mercado. Confira!

Como perceber que é a hora de profissionalizar uma empresa

Mas como uma empresa pode saber se é hora de começar a profissionalizar seu modelo de atuação? Bem, alguns momentos são emblemáticos para um empreendimento e exigem mudanças rápidas antes que você perca a oportunidade de atingir patamares mais altos em relação aos alcançados até agora.

Uma dessas ocasiões ocorre quando você percebe que sua empresa está crescendo de forma rápida e quase descontrolada. Isso acontece quando há um pico de demanda, que pode até ser em decorrência de uma sazonalidade, mas pode também ser o momento de surfar naquela onda que está alta e só saltar quando estiver chegado do lado de lá.

Alguns problemas também indicam que é hora de transformar a gestão, como quando se percebe sobrecarga de algumas áreas e gestores, dificultando o controle de tudo o que precisa ser administrado. Ou ainda quando clientes começam a reclamar da qualidade ou tempo de resposta.

Não interessa se pelo bem ou pelo mal, o fato é que há sinais de quando um empreendimento precisa passar por um processo de profissionalização. E o ideal é que essa decisão não seja reativa, como nas situações citadas. O mercado é dinâmico e exige que as empresas estejam atentas às modificações e tendências e respondam com agilidade e proativamente a esses novos cenários.

Como profissionalizar uma empresa com 8 iniciativas

A sustentabilidade de uma empresa depende da sua capacidade de antecipar tendências de mercado e em estar preparado para quando elas se concretizarem.

Alguns direcionadores de governança corporativa são a base para a evolução de um negócio. Vamos abordar os principais agora:

1. Tire uma fotografia do negócio

Qualquer reestruturação depende de conhecimento profundo da realidade atual da empresa. Não é possível propor caminhos viáveis quando não se tem consciência de onde se está e também não se sabe onde se quer chegar!

Então, é preciso olhar para dentro do empreendimento, conhecer detalhadamente os processos, os fluxos de trabalho, os papéis e responsabilidades, os insumos de trabalho, a forma de acompanhar a condução das atividades, a gestão das equipes etc. Tudo, absolutamente tudo precisa estar presente nesse panorama da empresa.

Para materializar esse processo, podem ser elaborados check-lists para levantamento e análise de documentação interna, questionários e roteiros de entrevista que deverão ser aplicados a gestores, sócios e funcionários-chave, além de avaliação de fluxos de trabalho já estabelecidos, para identificar gargalos e propor melhorias.

2. Defina o posicionamento da empresa

Sabe aquela história de definir a razão de ser, a missão e a visão de futuro de um negócio? Pois bem, é hora de se dedicar a ela! Independentemente se já há clareza sobre essas questões ou se será a primeira vez que elas receberão atenção, é fundamental traçar novas diretrizes empresariais, e tudo começa pela definição do posicionamento que sua empresa deseja estabelecer no mercado.

Para isso, vale reunir sócios e gestores e, se for o caso, o auxílio de consultoria especializada, para que aquela fotografia em preto e branco seja restaurada e ganhe novas cores e formas para representar os novos objetivos estratégicos daquele negócio.

3. Entre no espírito empreendedor

Empreender significa administrar um negócio, agregando ao estilo de gestão as marcas da criatividade e da inovação.

Para isso, é preciso abrir a empresa ao novo, aceitar ideias vindas de todas as partes — funcionários, fornecedores, parceiros e clientes. E avaliar cada solução sugerida a partir de critérios focados na viabilidade de implementação.

Não que tudo possa, mas o que não é permitido é ignorar qualquer possibilidade de melhoria. O novo mercado cobra agilidade, diferenciação e personalização no atendimento. Então não há mais espaço para pensamento dentro da caixa, cujos limites sejam tão rasos a ponto de tornar o negócio incapaz de encantar o cliente.

4. Aposte nas pessoas

O capital humano ainda é um dos principais ativos de uma empresa. É preciso que funcionários atuem de forma colaborativa, motivada e com vontade de fazer a diferença.

A capacitação contínua é importante, mas não só em relação às disciplinas diretamente ligadas ao foco de trabalho, mas também àquelas que tangem o mundo dos negócios de uma forma mais estratégica, como liderança, empreendedorismo, inovação e solução criativa de problemas.

5. Melhore a comunicação

Na era da informação, todos os públicos de interesse de um empreendimento estão totalmente adaptados ao livre acesso à informação. Isso transforma clientes, funcionários e fornecedores em atores cada vez mais exigentes por resposta rápida e aderente às suas necessidades.

Uma forma de otimizar a comunicação é criar uma estratégia de exploração de mídias digitais, hoje tão populares. Vale a pena investir em marketing digital para atingir clientes e parceiros. E, internamente, focar em canais como intranet e correio eletrônico é uma forma de equalizar o discurso da empresa, reforçar valores, comunicar mudanças, atualizar conhecimentos e tornar o colaborador mais próximo do negócio.

6. Invista em tecnologia

O volume de informações e a velocidade com que tudo acontece no mercado exige que soluções tecnológicas entrem no cenário de qualquer empresa.

Integrar informações é o pulo do gato para definição de estratégias, planejamento de ações de marketing, comunicação fluida entre os departamentos, exploração produtiva da jornada do cliente, conhecimento da concorrência e melhoria de todas as capacidades empresariais.

Hoje há um universo infinito de ferramentas tecnológicas que podem ser adotadas para suportar a gestão, e é indispensável investir no suprimento de infraestrutura e inteligências orientadas ao negócio.

7. Otimize processos

Na informalidade, tudo corre em planilhas, papéis e relatórios montados manualmente. Isso deve ficar no passado.

Uma empresa rumo à profissionalização precisa automatizar processos e, com isso, reduzir falhas, eliminar gargalos, melhorar controles, implementar melhorias, evitar desperdício e sombreamentos, ganhar escala, reduzir riscos, racionalizar custos, simplificar fluxos e, por fim, ganhar em confiabilidade de informações — aquele insumo essencial à tomada de decisão.

8. Transforme a gestão

A governança de um negócio precisa ser robusta para dar conta de todas as instâncias que citamos até aqui. E isso equivale à definição de papéis e responsabilidades com clareza, especialmente de sócios e gestores. Além disso, contempla a definição de regras que regerão o andamento de todas as atividades e decisões dentro da empresa: quem se responsabiliza por que tipo de processo ou por que tipo de decisão, quais os prazos aceitáveis, quem valida a decisão de quem ou dá o voto de minerva.

Outra questão está relacionada à sucessão. É preciso ter uma política definida para que haja ciclos de definição de potenciais sucessores, formação e conteúdo a ser contemplado nessa fase de preparação, período de transição entre velha e nova gestão, além de outras questões societárias, como participação nos lucros e providências a serem tomadas em caso de falecimento de sócio, separação entre cônjuges ou saída de um dos integrantes da sociedade por decisão pessoal.

Comece a profissionalização já

Profissionalizar uma gestão é um desafio complexo e precisa incorporar a tríade da administração: processos, pessoas e tecnologia. Sem esses pilares, qualquer iniciativa de estabelecimento de um modelo eficiente de gestão pode ser nula.

O mais importante é que não haja resistência à mudança. Não há como profissionalizar uma empresa se suas lideranças não estiverem dispostas a transformar a realidade atual. E hoje, com o ritmo acelerado de inovações chegando a todo momento no mercado, não há mais a possibilidade de deixar a onda passar para que depois a calmaria se restabeleça. Quem não aproveitar o movimento da maré agora poderá morrer na praia em breve. Essa é a lei do novo mercado.

E você, tem alguma experiência em otimização de gestão e gostaria de compartilhar conosco? Comente aqui no post!

 

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