Uma empresa demanda diversos processos internos que nem sempre são tão simples (ou automáticos) quanto parecem. Há gestores que focam tanto em estratégias para vendas e fluxo de produção que acabam negligenciando uma etapa igualmente importante da administração: o controle de almoxarifado. 

Saber exatamente quais os itens disponíveis em estoque e cuidar para que sejam repostos na medida certa é uma forma de evitar que fiquem parados por muito tempo — ou que o cliente precise aguardar longos períodos até receber suas compras.

Além disso, um almoxarifado bem organizado o ajuda a saber exatamente como andam as finanças da empresa. Ter o cuidado de gerenciar as entradas e saídas de recursos financeiros e conhecer as matérias-primas e mercadorias é uma forma de “fechar essa conta”.

Se você entende a importância de um bom controle de almoxarifado, mas não sabe exatamente por onde começar a realizá-lo, nós podemos ajudar. Acompanhe abaixo nossas dicas para manter esse importante setor da sua empresa sob controle. 

Confira a quantidade das mercadorias recebidas

Imagine que os seus colaboradores estão em um momento de pico na produção e o responsável pelo departamento financeiro precisa emitir muitas notas para liberar o entregador. Qualquer mercadoria que chegue à empresa nesse momento tende a não ser devidamente conferida e, muitas vezes, o hábito de simplesmente conferir a nota fiscal e assinar pode ser mais prejudicial do que se imagina. 

Não estamos falando em má fé de fornecedores ou entregadores: há casos em que quantidades erradas passam despercebidas nesses dois processos, e se você receber as mercadorias sem conferência, esses erros também passarão por você.

Entretanto, na hora de realizar o fechamento mensal pelas notas fiscais, pode ser que você perceba que há algo errado. Contudo, até que isso aconteça, muito tempo já pode ter sido perdido, e você não conseguirá identificar o momento exato no qual o problema aconteceu.

Por essa razão, o melhor a fazer é conferir as mercadorias assim que elas chegarem à sua empresa. Ainda que o dia a dia seja corrido, vale a pena orientar que algum colaborador pare por um momento para conferir as mercadorias sempre que forem entregues. Dessa forma, você evita transtornos futuros e ganha tempo na hora de fazer o fechamento mensal, já que as quantidades físicas coincidirão com as notas fiscais. 

Registre a entrada e saída de mercadorias

De nada adianta conferir as quantidades, se você esquece de lançar compras no sistema de gestão da sua empresa. Todo item que entra ou sai da sua empresa precisa ser devidamente lançado, caso contrário, contar com uma ferramenta tecnológica de gestão perderia todo o seu sentido. 

O ideal é que esses registros sejam feitos assim que recebidas ou emitidas as notas fiscais. Isso porque, muitas vezes, esse processo é deixado para fazer depois, “empurrado” para o final do dia, caindo no esquecimento ou sendo acumulado. O resultado é um controle que não coincide com o que está no computador, gerando mais uma divergência com a qual o gestor precisará se preocupar. 

Verifique os dados registrados

Pode ser que você sinta que há algo errado com o seu almoxarifado. Nem sempre um gestor verifica os dados com precisão desde o primeiro dia de funcionamento da empresa, e por isso, pode ser que você encontre uma espécie de necessidade de “começar do zero”, seja na organização física ou no controle da dos registrados. 

O importante nessa hora é estar consciente de que nunca será tarde demais para realizar um bom controle de mercadorias. Você pode fazer um inventário, verificando toda a mercadoria disponível no físico e confrontando os itens com os dados já registrados em sistema. Pode ser que isso demande horas ou até mesmo dias, mas se você levar em conta que esse tempo será recuperado mais tarde, verá que vale a pena. 

Uma vez que você alinha o seu estoque físico com o sistema de gestão e implanta medidas que visam o registro imediato e preciso de entradas e saídas, o conhecimento de todos os itens existentes em sua empresa terá sido conquistado. A partir daí, basta se manter nesse patamar de organização.

Utilize o código de barras

Uma forma de agilizar o registro de entrada e saída de mercadorias é com o uso do código de barras. Com essa numeração, que identifica produtos a partir de um leitor óptico, você otimiza o tempo dos seus colaboradores, que não precisarão digitar para lançar ou baixar itens: basta abrir o sistema de gestão no local correto e apontar o leitor para o código nas embalagens. 

As vantagens do código de barras vão além desse controle, já que elas também se estendem ao seu cliente, que adquire um produto de fácil registro e controle. Hoje em dia, essa codificação não é mais algo reservado apenas às grandes empresas multinacionais: empreendimentos de pequeno e médio porte também têm se beneficiado dele. Então, por que não aproveitar toda essa tecnologia que está ao nosso alcance?

Organize os itens por categoria

De nada adianta ter um almoxarifado cujos itens condizem exatamente com o que está em seu sistema de gestão, se você precisa procurar pelas mercadorias na hora de separá-las para venda ou processo produtivo. Muitas vezes, os colaboradores perdem muito tempo nessa procura, o que é tão prejudicial à sua produtividade quanto a divergência entre computador e espaço físico. 

Por essa razão, o ideal é manter os itens organizados por categorias. Prateleiras identificadas, sobre as quais os itens são dispostos de forma organizada, tornam o processo de logística muito mais eficiente e evitam novas falhas no lançamento em sistema. Na era tecnológica em que vivemos, tendemos a negligenciar o aspecto físico da empresa, sendo que ele é tão importante quanto o virtual. 

Como se pode ver, um bom controle de almoxarifado é capaz de refletir tanto nas finanças quanto na produtividade da sua empresa. Pecar na gestão desse importante aspecto pode trazer problemas ou impactar negativamente no desenvolvimento do seu negócio.

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