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Você sabe quais são as vantagens da NF-e para pequenas e médias empresas? A nota fiscal eletrônica pode trazer uma série de benefícios para o empreendimento, pois agiliza processos internos, melhora o relacionamento com o cliente, integra-se facilmente com softwares de gestão empresarial e simplifica as operações contábeis.

Porém, alguns proprietários de PMEs têm receio de implementar o processo de emissão na sua empresa por desconfiarem dos reais benefícios em torno da NF-e. Neste post, vamos explicar com mais detalhes quais são as vantagens desse documento.

Ficou interessado? Então continue lendo!

O que é nota fiscal e NF-e?

Antes de entender quais são as vantagens da NF-e, precisamos esclarecer como ela se difere da nota fiscal tradicional e quais são suas utilidades.

Entenda o que é nota fiscal

O conceito de nota fiscal pode ser definido como um registro formal referente à circulação de mercadorias e prestação de serviços. Por meio dela, o Estado pode avaliar se as transações realizadas pela empresa foram efetuadas corretamente. Ou seja: além de deixar registrado que o consumidor fez uma compra, o documento ainda permite que a empresa comprove o devido pagamento dos seus tributos.

Saiba o que é NF-e

Em outubro de 2005, a nota fiscal passou por um processo de modernização. A partir daí, iniciou-se o subprojeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped): a nota fiscal eletrônica ou NF-e. O documento é emitido e armazenado digitalmente e pode substituir a nota fiscal, antes impressa em papel.

A Secretaria da Fazenda (Sefaz) é quem possui responsabilidade sobre esse registro e realiza as operações de controle e análise de dados enviados pelas empresas. Isso garante que tanto o cálculo quanto o recolhimento de tributos sejam realizados conforme as exigências da legislação.

Quais são as vantagens da NF-e?

Conforme explicamos, essa modernização trouxe alguns benefícios para as empresas. Entre eles, estão:

  • praticidade para organizar os documentos;

  • redução de custos com compra e armazenamento de papéis; e

  • envio automático do arquivo XML para todos os envolvidos na operação comercial.

Abaixo, detalhamos as principais vantagens da NF-e. Confira!

Reduz os custos com impressão e armazenamento

Por se tratar de um documento emitido digitalmente, a empresa reduz drasticamente seus custos com impressão. O arquivo eletrônico pode ser armazenado no computador da empresa, o que dispensa a necessidade de ocupar espaço físico, bem como tempo e pessoal para gerenciar as notas.

Imagine a diferença que isso faz em uma empresa que emite cerca de 150 notas fiscais diariamente? Esse número somaria, ao final de um ano, 36 mil documentos!

Permite maior integração com ferramentas de gestão empresarial

A NF-e também pode ser integrada com softwares e ferramentas empresariais, tais como um sistema de gestão ERP, CRM e sistemas de cobrança automática. Isso facilita diversos processos operacionais e otimiza tempo dos funcionários, além de reduzir o risco de falha humana com a emissão e envio das notas fiscais.

Facilita a recepção de mercadorias

Como a NF-e é enviada por e-mail, o cliente já sabe de antemão as informações referentes a operação. Isso quer dizer que, além de ter um melhor acompanhamento das mercadorias em trânsito, a NF-e também possibilita a redução de erros de escrituração das notas.

Além disso, o comprador também têm mais controle e pode se programar para o recebimento da mercadoria, agendar o pagamento para a data ideal, entre outras ações.

Reduz o tempo de parada dos caminhões em Postos Fiscais de Fronteira

Outro grande benefício da NF-e é que o documento permite simplificar a fiscalização nos Postos Fiscais de Fronteira. Isso reduz o tempo em que os caminhões que transportam as mercadorias ficam parados nessas unidades, agilizando a entrega do produto ao comprador.

Além disso, quando a PME também recebe produtos de outras empresas, a NF-e dispensa a necessidade de digitação de notas fiscais na recepção.

Simplifica o relacionamento com o cliente

Com a NF-e, a comunicação com o consumidor se torna muito mais ágil. Isso porque, além de receber a nota fiscal por e-mail, o cliente pode notificar a empresa rapidamente caso tenha ocorrido alguma falha na emissão. Isso permite à empresa dar baixa na NF-e e emitir outra nota com mais agilidade, poupando ambas partes de maiores transtornos.

Otimiza processos operacionais e fiscais

Como a NF-e pode ser facilmente integrada à softwares de gestão, sua implementação torna os processos operacionais muito mais ágeis — tais como a cobrança, controle de estoque, envio da mercadoria, entre outros.

Além disso, a integração da NF-e também otimiza os processos de fiscalização e auxilia o setor financeiro e contábil com as previsões de faturamento, pagamento de tributos, entre outros.

Traz benefícios para a sociedade e para o meio ambiente

A implementação da NF-e também traz benefícios sociais. Isso porque o sistema incentiva o comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias digitais. Além disso, o uso da NF-e também diminui significativamente o impacto ambiental graças à redução do consumo de papel.

Por que a NF-e é importante para PME?

A NF-e é uma forma de profissionalizar a empresa, já que o documento comprova que a companhia está em dia com o pagamento dos seus tributos — o que evita transtornos fiscais. Isso gera mais credibilidade tanto para os clientes quanto para fornecedores e demais parceiros da empresa.

Além disso, a NF-e também garante à PME uma importante ferramenta para as operações financeiras e contábeis, já que o documento traz em detalhes as informações a respeito das transações efetuadas pela empresa.

A nota fiscal eletrônica também facilita as operações internas na empresa e agiliza a entrega da mercadoria ao cliente. Ou seja: além de otimizar o desempenho da empresa, o documento também possibilita melhorar relacionamento com o comprador.

As vantagens da NF-e para a empresa são diversas. Portanto, é imprescindível que as PMEs adotem o sistema — especialmente se seus objetivos forem expandir o negócio, agilizar a produção e aumentar o volume de vendas.

Agora que você já entendeu quais são os benefícios da nota fiscal eletrônica, que tal conferir nosso post com 6 vantagens da otimização de processos em pequenas empresas?

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