Código de barras é obrigatório: guia completo sobre as exigências

O código de barras é obrigatório em diversos contextos no Brasil, especialmente em documentos fiscais eletrônicos e em grande parte dos produtos comercializados. 

A exigência depende do tipo de operação, do setor e do canal de venda, e a GS1 Brasil é a autoridade responsável por emitir e padronizar esses códigos usados no país e no mundo.

Quando o código de barras se tornou obrigatório na NF-e?

A obrigatoriedade do código de barras na NF-e passou a valer em 1º de julho de 2011, marcando o Brasil como o primeiro país do mundo a implementar essa exigência para documentos fiscais eletrônicos.

A regra vale para todas as operações, incluindo venda, entrada, transferência, remessa, industrialização e outras movimentações de itens.

O objetivo com essa medida foi padronizar a identificação dos produtos, reduzir erros, facilitar conferência, diminuir fraudes e ampliar a rastreabilidade dentro das cadeias de suprimentos.

Quais produtos precisam de código de barras no Brasil?

No mercado brasileiro, diversos segmentos exigem o uso obrigatório do código de barras. Entre eles:

• alimentos e bebidas — para controle sanitário, validade e rastreabilidade;
• cosméticos e higiene pessoal — exigência de varejistas e distribuidores;
• medicamentos — seguem normas específicas da Anvisa para controle e segurança;
• roupas, calçados e acessórios — essenciais para gestão de estoque e vendas;
• eletrônicos e eletrodomésticos — rastreamento e garantia;
• produtos vendidos em marketplaces — plataformas como Amazon, Mercado Livre e Magalu só aceitam GTIN oficiais;
• variações de produto — cada cor, tamanho ou sabor precisa de um GTIN único, permitindo diferenciação precisa no varejo.

Entendendo o GTIN e sua relação com a obrigatoriedade fiscal

O GTIN (Global Trade Item Number) é o número que identifica produtos de forma única em qualquer país. Antigamente chamado de EAN, ele é a base para geração dos códigos de barras usados no comércio.

Principais tipos de GTIN:

• GTIN-8 — para produtos muito pequenos;
• GTIN-12 — padrão utilizado principalmente nos EUA;
• GTIN-13 — o mais comum no varejo brasileiro;
• GTIN-14 — usado para identificação de embalagens e caixas (unidades logísticas).

O GTIN é reconhecido internacionalmente e só pode ser emitido oficialmente no Brasil pela GS1 Brasil, certificando autenticidade e unicidade.

Diferença entre código de barras, GTIN e EAN

Esses três termos costumam gerar dúvidas, mas suas funções são distintas:

• código de barras → é apenas a representação gráfica (as barras e espaços) que será lida pelo scanner;
• GTIN → é o número padronizado que fica por trás do código de barras;
• EAN → é o antigo nome do GTIN, ainda usado por muitos profissionais no Brasil.

O GTIN faz parte do sistema global de identificação gerenciado pela GS1, para cada produto ser reconhecido mundialmente da mesma forma.

Diferença entre código de barras EAN-13 e QR Code para produtos

O código de barras EAN-13 é o padrão adotado pelo varejo para leitura em pontos de venda (PDVs). Ele identifica o item de forma rápida e padronizada.

Já o QR Code pode armazenar muito mais informações, como URLs, dados ampliados e textos. Porém, vale ressaltar, ele não substitui o código de barras no varejo ou na logística, pois não atende aos mesmos requisitos de leitura e padronização global.

Como preencher corretamente o código de barras na NF-e?

O preenchimento do código de barras na NF-e deve seguir o Manual de Orientação do Contribuinte (MOC).

Os dois campos mais importantes são:

• cEAN — onde deve ser informado o GTIN do produto;
• cEANTrib — o GTIN da unidade tributável (caso diferente da unidade comercial).

Um exemplo rápido para diferenciar esses campos: um produto vendido na caixa, mas tributado na unidade, terá cEAN e cEANTrib diferentes.

Casos especiais:

• produtos sem GTIN devem ser preenchidos com “SEM GTIN”;
• produtos não tributáveis podem ter regras específicas dependendo do estado.

Informações incorretas podem gerar rejeição da NF-e, multas, retrabalho e até bloqueio de vendas em marketplaces.

Quando não é obrigatório usar código de barras?

Em alguns casos, no entanto, o código de barras não é exigido, tais como:

• produtos artesanais produzidos manualmente;
• itens vendidos a granel (frutas, legumes, grãos);
• produtos personalizados sob encomenda;
• embalagens internas não destinadas ao varejo;
• operações específicas previstas pela legislação estadual.

MEIs e pequenos produtores podem estar dispensados, dependendo da operação, mas ainda assim são incentivados a usar GTIN para profissionalização e entrada em marketplaces.

Para qualquer exceção, é importante consultar a regra fiscal e analisar se o produto será comercializado em canais que exigem o código.

Novas fases de implementação da obrigatoriedade do GTIN (2025)

A partir de 2025, novas etapas de exigência do GTIN serão implementadas, ampliando o campo de validação nos documentos fiscais.

Essas fases incluirão:

• mais grupos de NCMs com validação automática do GTIN;
• ampliação da checagem de unicidade no momento da emissão da NF-e;
• aumento da exigência para produtos industrializados, embalagens e kits;
• validação cruzada entre GTIN, descrição e unidade comercial.

Empresas devem se preparar conferindo seus cadastros e revisando todos os GTINs ativos.

Como obter um código de barras oficial para seu produto?

O processo para adquirir um código de barras é simples e pode ser feito diretamente com a GS1 Brasil:

• associe-se à GS1 Brasil;
• cadastre sua empresa e envie os documentos necessários;
• receba a raiz GS1, que permitirá criar seus próprios GTINs;
• acesse a plataforma da GS1 e gere os códigos individualizados;
• aplique o GTIN na embalagem e gere o código de barras correspondente;
• atualize o cadastro no Verified by GS1 Brasil.

Usar GTINs oficiais evita problemas como rejeição em marketplaces, duplicidade e conflitos fiscais.

Requisitos da GS1 Brasil para registro de código de barras

Veja os principais requisitos oficiais nacionais para o registro do código de barras em seus produtos:

• dados completos da empresa;
• CNAE compatível com atividade produtiva ou comercial;
• CNPJ ativo;
• informações do produto (peso, tamanho, descrição, unidade);
• responsável técnico para o cadastro;
• pagamento da taxa de associação e anuidade.

Como verificar se um código de barras é válido?

A verificação é feita pela plataforma Verified by GS1 Brasil, plataforma em que é possível confirmar:

• unicidade do GTIN;
• empresa detentora do código;
• status atualizado do produto;
• correção das informações registradas.

Isso evita duplicidades e erros que podem travar cadastros ou causar devoluções.

Acesse a Verified by GS1 Brasil com um clique!

Regularize seus códigos de barras com a GS1 Brasil

A GS1 Brasil é a única entidade oficial autorizada a emitir GTIN no país. Regularizar seus códigos garante:

• aprovação em marketplaces;
• emissão de NF-e sem rejeição;
• rastreabilidade completa;
• redução de erros no varejo;
• maior segurança operacional.

Garanta a padronização dos seus produtos e fortaleça sua presença no mercado!