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Como você sabe, os processos e as ferramentas dentro de uma empresa mudam, se atualizam e são aperfeiçoados. E o Fisco, ao acompanhar as tendências e melhorar procedimentos fiscais, também busca se modernizar, dando mais exatidão às obrigações das pessoas físicas e às das organizações, agilizando o trabalho de ambas. Para cumprir essa função, surgiu a NF-e (nota fiscal eletrônica).

Trata-se de uma modalidade que começou a ser implantada a partir de 2010, apresentando-se de formas distintas de acordo com a empresa e seu ramo de atuação. Cada um de seus diferentes tipos é referente a uma espécie de atividade e de públicos emissores e receptores.

Você entende como funcionam todos esses documentos? Então, acompanhe o post que preparamos para que você possa conhecê-los e conferir quais são seus benefícios para as empresas!

Tipos de NF-e

Nota Fiscal Eletrônica Convencional

A NF-e serve para que o negócio registre e informe aos órgãos competentes o comércio de produtos — em revenda ou após a industrialização —, além da movimentação de mercadorias e do próprio processo de industrialização. Por exemplo, quando a empresa somente beneficia um item e o devolve a quem fez a encomenda, há a emissão da NF-e.

A mesma emissão é feita no caso de um lote ser enviado ao cliente como demonstração ou amostra grátis. O que diferencia essas modalidades da NF-e de venda é o CFOP (Código Fiscal da Operação), que deve ser inserido corretamente.

No âmbito dos tributos, as operações que requerem esse documento são aquelas que movimentam o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Isso acontece porque a regulamentação, a fiscalização e a cobrança deles são feitas por estados e pela União, que exigem a nota.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Para prestar o serviço de transporte de cargas intermunicipal ou interestadual, tributado pelo ICMS, o CT-e deve ser emitido. Ele também é um tipo de documento fiscal eletrônico e foi instituído especialmente para esses dois serviços, substituindo o formato manual que até 2012 ainda era utilizado.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse é mais um dos tipos de nota fiscal eletrônica utilizada em operações com incidência de ICMS. Mas, diferentemente das anteriores, ela é emitida para clientes finais — pessoas físicas, em mercados e farmácias —, e não para pessoas jurídicas cujas compras são para manutenção de suas atividades.

A adoção e implementação da NFC-e ainda está em processo, sendo de competência de cada estado. Mas, no geral, podemos dizer que a mudança do processo manual para o informatizado será gradativa e poderá haver diferentes modelos e procedimentos entre estados. No momento, as notas manuais e os cupons fiscais para essas vendas ainda são bastante usados.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Para integrar dados de operações mais complexas e auxiliar no trabalho do Fisco, criou-se o MDF-e. Ele serve para vincular os documentos diversos na unidade de carga única, isto é, referente a apenas uma operação.

Quando prestadoras de transporte rodoviário intermunicipal ou interestadual se encarregam de um frete com mais de um CT-e, elas emitem um MDF-e. O Manifesto também é emitido por uma empresa remetente de mercadorias cujo transporte leve mais de uma NF-e.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Agora, entramos no terreno dos municípios, que são os responsáveis pelo Imposto Sobre Serviços (ISS). É esse imposto que tributa a prestação de serviços quando a atividade não é tributada pelo ICMS — como o transporte rodoviário de cargas.

NF-e 4.0

Em novembro de 2017, entrou em vigor uma nova modalidade do documento: a NF-e 4.0. Ela traz algumas mudanças, que vão desde o cadastro de produtos até a emissão em si.

Produtos que estão sujeitos à regulação sanitária, por exemplo, devem ser discriminados em descritivo, quantidade, número de lote e data de validade. Quando se trata de medicamentos, deverá constar o código da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária). Para os combustíveis, deverá constar a quantidade misturada de GLP (gás liquefeito de petróleo — nosso famoso gás de cozinha).

No campo que indica a presença do contribuinte no estabelecimento, surge uma nova opção, de número 5, que indica “operação presencial fora do estabelecimento”, utilizada especialmente para vendas em trânsito. O campo “formas de pagamento” foi alterado para “informações de pagamento” e nele passou a constar também um espaço para inserir o “troco”.

Falando em notas fiscais de devolução, o IPI não é mais inserido no campo “vOutro”; agora, existe um local específico para ele, o “vIPIDevol”, o que ajuda no controle da Sefaz — no caso de empresas que não destacam IPI. As mudanças são percebidas até mesmo no campo relacionado ao transporte, já que novas opções de frete estão disponíveis.

Outra mudança significativa que chega com a NF-e 4.0 é a obrigatoriedade do código de barras. Embora o campo para preenchimento da informação já existisse desde a criação da NF-e, não havia nenhuma ordem expressa de que ele precisava ser preenchido; tratava-se de algo opcional.

O código de barras é capaz de recuperar informações desde o processo produtivo do produto, por isso, deve-se tomar o cuidado de inserir a numeração correta. Caso se trate de um item que não possui código de barras, é possível preencher com a informação “sem código”. Porém, esse dado precisa ser devidamente checado: a partir do NCM do produto, é possível saber se ele não tem, de fato, um código de barras.

Benefícios dos documentos eletrônicos

Redução de custos para emissão

Antes de todos esses tipos de nota fiscal eletrônica, as empresas eram obrigadas a encomendar a fabricação de blocos de notas em gráficas. Então, quanto maior era a necessidade, maior era a despesa. Esse custo foi eliminado com a modernização das emissões. Os documentos eletrônicos são impressos em folhas sulfites comuns e não há mais a necessidade de impressão de tantas vias, já que eles são enviados automaticamente via e-mail assim que emitidos.

Agilidade na emissão

Além dos custos de impressão com terceiros, outro benefício surgiu como consequência: a agilidade. Antes de encomendar a fabricação dos blocos, era necessário pedir a autorização de impressão para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado e esperar pela aprovação ou não. Depois, havia o tempo necessário para que a gráfica entregasse a encomenda.

Redução do espaço necessário para armazenamento

Trabalhando apenas com notas manuais, um grande volume de operações demandava um enorme espaço físico disponível para o armazenamento de documentos. Por outro lado, espaços virtuais em diretórios, arquivos ou nuvem de dados não requerem manutenção e não têm limite, pois sempre é possível expandi-los — independentemente do volume de informações.

Segurança de informações

Ainda que não seja comum, pode acontecer de todas as vias de um documento serem perdidas ou extraviadas da empresa. Nesse contexto, nunca mais se teria o registro e nem o armazenamento de determinada nota. Além disso, papéis estão sempre sujeitos à ação do tempo e de agentes que podem atingir os espaços de armazenamento.

Com os documentos virtuais e seus arquivos, não há como isso ocorrer. Mesmo que aconteça uma tragédia com o banco de dados da organização, sempre é possível realizar consultas na Sefaz do estado, imprimir documentos e baixar seus arquivos em formato XML. Além disso, os dados são mantidos de forma segura e intacta, independentemente de quanto tempo passe desde a emissão do documento. Quanto à segurança do ambiente virtual, hoje existem mecanismos que podem otimizar essa questão.

Agilidade na fiscalização em rota

Não são apenas os CT-e que são fiscalizados em postos fiscais ou por unidades móveis. As notas referentes aos produtos carregados também são. Na época das notas fiscais impressas, muitas vezes era necessário comprovar a legitimidade do documento ou arcar com os transtornos quando ele era danificado ou esquecido na empresa.

Então, com a integração rápida e total de informações entre empresas e órgãos fiscais, os agentes localizam dados mais rapidamente e também agilizam suas conferências em relação às mercadorias e veículos. E isso fica muito claro se pensarmos no MDF-e, que integra diversos outros tipos de nota fiscal eletrônica em um só documento.

Ganho de tempo e exatidão em rotinas fiscais

Imagine o quanto é demorado digitar manualmente 1.000 notas em um sistema de escrita fiscal. Isso já foi realidade para muitos profissionais de departamentos financeiros, o que significava também um gasto adicional de dinheiro para a realização da tarefa.

Em trabalhos dessa natureza, facilmente poderia ocorrer de um número ser digitado equivocadamente, gerando erros nas apurações de impostos e nas declarações. Ou seja, além de retrabalho nas obrigações, seria exigida uma procura minuciosa e demorada pelo erro.

Com os documentos eletrônicos, basta fazer a importação — pelos arquivos XML — para dentro do sistema da empresa. Caso nenhum deles tenha sido emitido com erro, as escriturações fiscal e contábil e demais obrigações estarão exatas e serão concluídas de maneira muito mais fácil, rápida e segura.

Percebeu como a NF-e facilitou a vida de empresários, profissionais de departamentos financeiros e até mesmo agentes do Fisco?

Se você está interessado em entender melhor a implantação do sistema de nota fiscal eletrônica e as relações da NF-e 4.0 com o código de barras, entre em contato conosco e conheça nossos serviços.

 
 
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