Gestão de estoque: um guia para deixar tudo sob controle

Em meio a uma competitividade cada vez mais acirrada, é vital criar métodos que otimizem seus custos e possibilitem oferecer ao cliente um produto de qualidade com o menor preço possível. Nessa estratégia, uma gestão de estoque eficiente pode ser uma das soluções, pois permite reduzir custos e ampliar a capacidade produtiva, agregando valor a sua empresa.

Para ajudar a estabelecer ações nesse sentido, identificamos algumas atitudes que podem ser muito úteis na hora de melhorar o seu desempenho na gestão de estoque e assim atingir resultados vantajosos frente à concorrência. Não deixe de conferir e analisar como cada uma pode ser aplicada ao seu negócio.

O que é o estoque?

O estoque de uma empresa é formado por todos os materiais que precisam ser armazenados antes de finalmente seguir para distribuição. Além da matéria prima utilizada, entram na contagem também eventuais excessos de fabricação que necessitam ser conservados e colocados à venda quando for oportuno.

Gerir o setor envolve ações de treinamento de colaboradores, padronização de informações, estabelecimento de estratégias de localização física de cada produto, zoneamento e monitoramento de desempenho dos fluxos.

#1: Contrate gestores competentes

Um profissional competente na gestão do estoque deve ser a prioridade inicial para que haja possibilidades de desenvolver todas as demais estratégias a fim de reduzir custos e facilitar a movimentação de mercadoria no seu estoque.

De nada adianta dispor das ferramentas mais modernas para controle ou ter acesso a informações valiosas através da sua assessoria especializada se não houver pessoas treinadas e motivadas para trabalhar com objetividade, compreendendo e fazendo uso desses dados, criando uma cultura de evolução constante rumo a excelência.

Essa etapa da cadeia logística influi diretamente em como as demais vão ser realizadas, de modo que sua má execução sabota o bom desempenho do faturamento da sua empresa. Crie um ambiente propício ao aperfeiçoamento, onde apenas colaboradores realmente comprometidos em superar as expectativas queiram estar. Ter no comando do setor um profissional respeitado e competente será uma forma de ter maior garantia nesse aspecto.

#2: Faça a padronização de etiquetagem

Para que a catalogação dos produtos do seu estoque não se torne uma verdadeira bagunça e acabe gerando dificuldade em encontrar os itens quando precisar deles para fazer separação de pedidos, é preciso desenvolver padrões inteligentes de classificação. Essa é uma prática simples, porém muitas vezes não levada a sério, o que gera maior gasto de tempo e reduz a eficiência dos seus colaboradores.

Crie um padrão por tipo de produto, zona, validade, etc. Elimine qualquer gargalo de informação que possa gerar atrasos e inconvenientes no momento de inventariar seu estoque, bem como estabelecer as prioridades de saída de mercadorias.

#3: Utilize softwares de gestão de estoque

Uma forma eficiente de gerir estoque é por meio da utilização de softwares que permitam a consulta em tempo real das mercadorias que estão armazenadas. Essas ferramentas também tornam possível a mensuração de demanda, fluxo de materiais, cargas paradas, assertividade do setor de compras e disponibilidade de mercadoria.

Para que um sistema como esse possa ser usado em toda sua capacidade, é importante que as informações nele inseridas sejam imediatas, de qualidade, e devidamente classificadas. Mantenha essa rotina para ter certeza de que os relatórios obtidos são confiáveis e servirão como base para os demais setores otimizarem suas previsões.

#4: Crie zonas de estocagem

Se você trabalha com diferentes categorias de produtos, é interessante que haja uma distinção entre os produtos por zonas, que também devem ter subdivisões específicas, principalmente na etapa em que esses materiais ainda sejam matéria prima.

Ao realizar o zoneamento é interessante manter um funcionário responsável por cada uma, pois assim cria-se um melhor monitoramento, permitindo que cada responsável possa fazer um controle de inventário com mais eficiência e assertividade, sem que haja prejuízo do todo caso alguma delas esteja sendo mal gerenciada.

#5: Faça gestão de demanda e disponibilidade

Ainda que quantificar os itens estocados por meio do inventário rotineiro seja uma informação relevante, esses números são inúteis se não forem aplicadas métricas de fluxo das mercadorias.

O mais importante nesse aspecto é que você saiba exatamente quanto tempo o seu estoque consegue cobrir a demanda média de acordo com os fluxos de saída. Por meio da análise dos dados gerados pelo sistema, mantenha essa métrica atualizada diariamente para não cometer erros.

Podemos exemplificar a gestão de demandas e cobertura da seguinte forma: digamos que seu estoque possui 1000 unidades de um determinado produto, e que na última semana você vendeu 3000 unidades do mesmo. Ao dividir 3000 por 5 dias úteis, você determina que a demanda diária é de 600 unidades. Desse modo, o seu estoque atual cobrirá no máximo 2 dias.

#6: Monitore a evolução do desempenho

Determine períodos de avaliação para métricas de estocagem previamente estabelecidas, tais como: giro de estoque, acuracidade na separação de produtos, disponibilidade, produtos parados.

Fazer o acompanhamento dessas métricas permite identificar eventuais falhas e estabelecer medidas que as resolvam. Se seus funcionários estão produzindo menos, é hora de chama-los para conversar e descobrir o que está afetando seu desempenho, intervindo antes que prejudique as demais etapas.

#7: Otimize o zoneamento do estoque

Existe uma técnica bastante utilizada na gestão de estoques, que é dividida geralmente em duas variações: “último a entrar, primeiro a sair” e “primeiro a entrar, último a sair”.

Saber exatamente como funciona a demanda e periodicidade com que seus produtos giram no estoque permite que disponha os produtos geograficamente mais acessíveis. Desse modo, você colocará mais próximos da saída do depósito os produtos que sairão primeiro e no final aqueles que têm menor demanda e, consequentemente, passarão mais tempo no estoque.

Essa simples organização cria grandes facilidades para movimentação da mercadoria e torna as atividades menos complexas e mais automáticas, implicando na otimização do processo.

#8: Elimine os itens parados

A identificação de itens que não estão tendo giro no estoque pode facilmente ser realizada por meio de consulta no seu sistema. Analise a natureza desses produtos para estabelecer se está na hora de fazer algo a respeito.

Se os produtos parados estão aguardando uma época específica para serem comercializados e fazem parte de uma estratégia, não há porque se preocupar. Porém, se o motivo de estarem estagnados for por falta de demanda, é interessante criar ações que gerem essa demanda.

Você pode incluir tais produtos em estandes de feiras, realizar promoções, queimas de estoque, ou até mesmo oferecê-los como brinde a seus clientes. Essa última, inclusive, é uma técnica que vem sendo adotada ultimamente com excelentes resultados, conhecida como overdelivery, onde se entrega ao cliente mais do que foi contratado, gerando uma sensação positiva em relação à empresa.

Conclusão

Com uma gestão de estoque eficiente você consegue manter um fluxo saudável das mercadorias e ainda oferecer aos seus clientes mais do que compraram, sem que isso gere prejuízo. Pelo contrário: é um estímulo para aumentar os pedidos.

O que você acha de dividir conosco suas dicas de como melhorar a gestão de estoque? Deixe seu comentário.

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