8 ferramentas de controle de estoque que sua empresa deve usar

O gerenciamento do estoque precisa ser feito de forma cuidadosa e eficiente. Apesar de as planilhas terem sido usadas durante muito tempo para realizar esse controle, a tecnologia já oferece recursos mais desenvolvidos, mais precisos e menos passíveis de erros.

Utilizando planilhas, as possibilidades de erros aumentam, podendo afetar especialmente os cálculos relacionados à entrada e à saída de produtos. Isso repercute de forma negativa na gestão empresarial e no atendimento ao cliente, já que poderá haver falta de produtos para atender à demanda.

Separamos, no post de hoje, 8 boas ferramentas de controle de estoque que podem ser utilizadas em sua gestão. Confira!

1. ERP

O ERP, ou Sistema de Gestão Empresarial, é uma ferramenta que se tornou muito popular entre as empresas. Ele é capaz de integrar todos os setores e otimizar o fluxo de informações.

Uma vantagem do ERP é que, na maioria das vezes, ele pode ser adquirido em módulos e muitas empresas fabricantes desenvolvem os seus próprios — especialmente destinados ao controle de estoque.

A automatização do gerenciamento de estoque por meio de um sistema como esse confere mais agilidade e eficiência aos processos operacionais e administrativos. A partir de um banco de dados centralizado, o gestor pode cruzá-los e criar indicadores para definir a melhor relação entre oferta e procura. Também é possível manter o estoque equilibrado, com a quantidade de itens necessária para suprir a demanda — nem mais, nem menos.

Com o ERP, o gestor terá condições de efetuar uma análise contínua do fluxo de movimentação das mercadorias, do histórico de vendas, dos prazos de entrega dos fornecedores e dos períodos de pico de vendas (sazonalidade).

Um bom sistema de gestão automatizado reduz perdas e desvios, facilitando a realização de inventários rotativos e de inventários gerais. Os primeiros podem ser até diários, selecionando um ou mais itens do estoque para uma conferência. O inventário geral, mais demorado, pode ser feito mensalmente ou conforme outro cronograma ajustado às necessidades da empresa.

Outras vantagens em usar essa solução como uma das ferramentas de controle de estoque estão listadas a seguir:

O ERP confere maior poder de barganha

Quando o gestor tem informações precisas sobre o estoque de sua empresa, inclusive, sobre o nível de demanda dos produtos, ele tem mais segurança para efetuar uma negociação mais confiável e vantajosa com seus fornecedores, envolvendo os preços, os prazos de entrega e as condições de pagamento.

Com um ERP, é possível realizar a análise individual de cada item

Consultando os relatórios disponíveis, que apresentam detalhes sobre a movimentação dos itens estocados e sobre a quantidade exata de cada um, o gestor pode tomar decisões mais bem fundamentadas e, portanto, mais acertadas.

Uma delas é a elaboração de campanhas para vender mercadorias que já estão estocadas há muito tempo, sem saída (como “promoções imperdíveis” e grandes descontos). Também é possível eliminar determinado item do estoque, considerando que sua demanda caiu muito no histórico de vendas.

A comparação entre os lucros que cada item oferece também pode contribuir para decisões vantajosas. Os produtos que oferecem lucros maiores podem ser mais bem trabalhados em campanhas promocionais e de marketing, para obterem um destaque maior e serem vendidos em maior quantidade.

O ERP permite maior eficiência operacional

Um exemplo de como acontece essa eficiência é quando uma nota fiscal de compra dá entrada na loja, pois o estoque virtual é abastecido automaticamente, sendo gerada uma conta a pagar. Nesse processo, todas as variáveis envolvidas são levadas em consideração (impostos, formas de pagamento, entre outras).

Por outro lado, quando é realizada uma venda, o estoque é reduzido automaticamente e gera-se uma conta a receber.

2. SRM

Enquanto o CRM é uma forma de melhorar o relacionamento com o cliente, o SRM é uma estratégia para otimizar o relacionamento da empresa com seus fornecedores. Por essa razão, um sistema automatizado de SRM também é uma das mais importantes ferramentas de controle de estoque.

O SRM envolve as práticas empresariais e os recursos tecnológicos para integrar o fluxo de informações da gestão da cadeia de suprimentos. A empresa deve usar softwares para a geração de um quadro comum de referência que possibilita uma comunicação eficiente com os fornecedores.

Dessa maneira, esse sistema aprimora a eficiência dos processos relacionados à aquisição dos bens e dos serviços, à realização de inventários e aos materiais de processamento. Além disso, contribui para reduzir os custos de produção, aumentar a qualidade dos resultados e diminuir o custo do produto final.

O gestor pode parametrizar processos com o SRM de modo a fazer uma gestão eficiente do relacionamento com os fornecedores. Veja abaixo como fazer isso.

Delimitar critérios para escolher fornecedores

A dica aqui é definir critérios para que um fornecedor seja o ideal para entregar materiais para sua empresa.

Exemplos: qualidade dos itens vendidos, certificações, prazos de pagamento, qualidade do próprio relacionamento, atendimento oferecido.

Categorizar as compras

É importante dividir os fornecedores em áreas ou tipos de produtos/serviços (contratos, manutenção, matéria-prima, itens produtivos).

Assim, é possível realizar um ranking dos mais importantes fornecedores, levando em conta custos anuais, tipos de materiais fornecidos, localização e outras coisas. Dessa forma, efetiva-se um controle maior sobre o estoque.

Fazer uma gestão da performance dos fornecedores

Conforme uma análise, verifique até que ponto os fornecedores estão se saindo bem nos quesitos de qualidade, preços e pontualidade.

Um bom software pode ajudá-lo a realizar essa análise, acompanhando o desempenho individual de cada fornecedor durante um determinado período.

3. Just in time

Just in time é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como “no momento certo”. Dentro da gestão de estoque, significa aplicar um método que ajude a reduzir os níveis, mantendo apenas a menor quantidade possível — suficiente apenas para suprir a demanda em um curto período de tempo.

Isso quer dizer que os materiais chegam somente no momento em que são necessários, evitando o acúmulo. Essa estratégia precisa ser muito bem alinhada com os fornecedores, visto que qualquer atraso pode gerar impactos na produção ou na entrega dos itens para os clientes, afetando a credibilidade da empresa.

Quando bem aplicada, ela ajuda a reduzir os custos com a manutenção do estoque, além de minimizar as perdas decorrentes de excessos, perecibilidade e obsolescência, por exemplo.

4. PEPS

O Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai (PEPS) é um método baseado na ideia de que os produtos que chegaram primeiro ao estoque (os mais antigos) devem ser vendidos primeiro, enquanto os mais recentes vão para o final da fila (ou da gôndola).

É muito utilizado no mercado graças às vantagens que proporciona, como:

  • redução de perdas decorrentes do vencimento do prazo de validade;
  • redução do giro do produto;
  • garantia de que os clientes receberão os produtos mais novos;
  • aumento na qualidade do controle de estoque.

5. UEPS

Já o Último a Entrar é o Primeiro a Sair (UEPS) segue uma lógica contrária ao PEPS. Nesse caso, como o próprio nome sugere, os produtos mais recentes são os primeiros a serem vendidos. Para quem trabalha no ramo de perecíveis, não é o método mais indicado, visto que pode causar a perda de itens em decorrência do prazo de validade.

A metodologia é muito utilizada para precificar os produtos, já que os valores dessas aquisições são usados para calcular o valor total dos itens armazenados.

6. Ciclo PDCA 

O ciclo PDCA consiste em analisar determinado processo e aplicar as fases, que são: 

• planejar (Plan); 
• fazer (Do); 
• checar (Check); 
• agir ou ajustar (Act ou Adjust). 

A aplicação dessa ferramenta na gestão de estoque se baseia na identificação de um problema em determinado processo. A partir daí, as possíveis causas para a falha são apontadas. Depois, criam-se planos de ação para corrigir os pontos fracos e otimizar o fluxo de trabalho e analisa-se a efetividade da mudança implementada. Por fim, verifica-se se o problema foi resolvido — se negativo, o ciclo deve ser reiniciado.

7. Kanban

O Kanban é um método (que faz parte do just in time) que utiliza sinalizações visuais para otimizar os fluxos de trabalho e garantir maior produtividade das equipes. Por isso, ele também é chamado de sistema de gestão visual. 
Para aplicá-lo, são utilizados cartões coloridos (ou post-its) — que serão vinculados a produtos ou processos — fixados em murais. Cada cor representa o status de determinada tarefa, que pode ser:

  • aguardando início; 
  • em andamento; 
  • com pendência; 
  • concluída.

Ao enxergar, de forma fácil e resumida, como anda a rotina dentro do estoque, fica mais fácil monitorar as atividades e identificar algum problema em menor tempo — aumentando as chances de resolução com mais rapidez.

8. Código de barras

O código de barras é outro recurso de destaque entre as ferramentas de controle de estoque. Ele também ajuda a padronizar processos para garantir um gerenciamento mais eficiente da cadeia de suprimentos.

Fica bem mais fácil controlar a cadeia comercial, permitindo a identificação dos itens entre diversas empresas e a rotatividade dos lotes que já foram lançados no mercado. 
O uso da tecnologia favorece o aumento da produtividade e a redução de custos comerciais, logísticos e produtivos.

O tipo mais famoso de código de barras é o EAN 13, que informa:

  • a origem do código de barras; 
  • a empresa fabricante; 
  • o produto que ela fabrica; 
  • o dígito verificador.

Qualquer número pode ser codificado em barras. A utilização dele dispensa a necessidade de contagem em uma planilha ou em um papel, item por item, registrando, ao lado, sua descrição. Tendo o código em cada produto, o gestor deverá usar apenas o coletor de dados, e o equipamento efetuará a contagem.

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