Passo a passo: saiba como é feito o registro do código de barras
Você já deve ter notado que aquelas velhas etiquetadoras que são utilizadas para colocar preços nas mercadorias foram definitivamente abandonadas em grande parte dos estabelecimentos comerciais. A tendência é que elas sejam utilizadas cada vez menos — e não é por acaso. Com tanta tecnologia disponível nos dias de hoje e com a necessidade crescente de dar agilidade aos processos, se elas ainda não se tornaram inteiramente obsoletas, com certeza já não atendem às necessidades atuais do comércio.
No lugar desse processo rudimentar de precificação de produtos, o registro do código de barras se apresentou como uma alternativa muito mais interessante. Ele não só permite que o comércio precifique com grande facilidade as mercadorias que vende, como também auxilia o comerciante e a própria indústria a controlar uma série de outras informações importantes para a logística e para a verificação de estoques.
Tanto é assim que quem pensa em aumentar o volume de vendas a partir de novos pontos comerciais — inclusive nas grandes redes de supermercados e em outros pontos varejistas — não pode abrir mão do código de barras.
Para ajudar você a entender como funciona essa tecnologia, nós preparamos este artigo. Com ele, você vai conhecer um pouco da origem do código de barras e porque ele se tornou tão necessário para o mundo e para o mercado atual. Também explicaremos as regras de cadastro na GS1 Brasil (Associação Brasileira de Automação), a entidade que gerencia o sistema em nosso país. Ainda, explicaremos como o código de barras deve ser escolhido e gerado e como o cadastro de produtos é feito.
Por fim, falaremos sobre a emissão das etiquetas, sobre o leitor do código de barras e sobre a distribuição regulamentada de produtos.
Confira!
A origem do código de barras
O código de barras começou a ser criado no final dos anos 1940 pelos engenheiros Joseph Woodland e Bernard Silver, quando eles desenvolviam estudos no Drexel Institute of Technology, na cidade de Filadélfia, nos Estados Unidos. Naquela época, Silver ouviu dizer que uma cadeia de supermercados estava buscando uma tecnologia que facilitasse a captação de informações das mercadorias no momento em que elas passassem pelos caixas das lojas da rede.
Após várias experiências, os inventores resolveram combinar o Código Morse, utilizado pelos telegrafistas, com a forma de registro do som nas películas de cinema. Assim, eles criaram uma espécie de protótipo do que mais tarde seria o código de barras como conhecemos hoje. Pouco depois, eles também inventaram o leitor que serviria para decifrar o que estava codificado.
A invenção ainda demorou três décadas para se tornar viável comercialmente. De fato, o código de barras só assumiu a forma atual em 1973 e a venda do primeiro produto utilizando o sistema ocorreu somente em 1974.
Dali em diante, esse tipo de codificação passou a ser utilizado de várias formas. Entre as inúmeras utilidades possíveis, por meio dela é possível resumir as informações contidas em um boleto bancário, as características de um pacote enviado pelos Correios, o conteúdo de um frasco em um laboratório ou as informações sobre um produto qualquer, por exemplo.
O que significa o código de barras?
Da mesma forma como representa as letras do alfabeto no Código Morse, os números e outros sinais por meio de sequências de traços e de pontos, no código de barras as linhas verticais representam caracteres que serão decodificados por um leitor. A informação decodificada — que pode conter números, letras e outros caracteres alfanuméricos — representará um conjunto de dados que serão interpretados por um computador.
A quantidade de números, de letras ou de sinais que um código é capaz de representar diferentes variações de acordo com a finalidade que será dada a ele. Cada sequência representa um tipo de informação diferente.
Tomando como exemplo a leitura que é feita da esquerda para a direita de um código que contenha 13 números — desses que são comumente utilizados no Brasil para identificação de mercadorias — é possível dizer que:
· os três primeiros números representam o país onde aquele produto foi fabricado (no Brasil esses números formam a sequência “789”);
·
· Os outros nove números seguintes são designados como “numero de referência do produto.
· o último número é calculado a partir dos demais e serve comprovar que aquele é um código verdadeiro, registrado de acordo com as normas reconhecidas mundialmente.
Por que é necessário o registro do código de barras?
O código de barras vai muito além da simples representação gráfica de uma sequência de números. Afinal, com ele é possível fazer a identificação rápida e segura de uma série de informações que esses números representam, evitando os erros que a digitação pode ocasionar.
Quem já teve a experiência de digitar o código numérico de um boleto de cobrança sabe como o processo está sujeito a erros e como ele também é lento e trabalhoso.
Portanto, além de evitar os erros de digitação, o código de barras também dá agilidade aos processos de controle dos produtos. Assim, a expedição de mercadorias, a recepção delas pela rede de distribuição e também a cobrança, nos caixas, se torna muito mais rápida do que seria se houvesse a necessidade de digitar todas as informações, item por item. O registro do código de barras faz com que um item tenha uma identificação única, válida no mundo todo.
Sendo assim, o código de barras se tornou indispensável nos processos atuais. Ele não só permite a rapidez nas operações, como também garante que elas sejam desenvolvidas com segurança.
Faça seu cadastro junto à GS1
A associação junto à GS1 é possível tanto para pessoas físicas que atuam no setor rural ou com a produção artesanal, quanto para as pessoas jurídicas dos mais variados segmentos da indústria. Para tanto, basta preencher os dados de identificação que são solicitados no site da entidade.
Para tanto, é preenchido um formulário preliminar, no qual será informado o CNPJ da empresa ou o número do CPF da pessoa física, além do nome do responsável pelo preenchimento das informações e um endereço de e-mail para contato.
Em um primeiro momento, esse e-mail servirá para que a GS1 envie uma mensagem pedindo a confirmação do início do cadastro, que é necessária para dar sequência ao processo. Após confirmação, será necessário o envio documentos relacionados abaixo.
Da pessoa jurídica:
· Última Alteração Contratual consolidada, com cláusula de gerência, determinando pessoas autorizadas a assinar pela mesma ou Requerimento de Empresário;
· Registro Y540 (último exercício) ECF, Balanço com DRE ou Extrato Simples Nacional;
· CNPJ
· se for Sociedade Anônima, associações ou cooperativas, também precisam ser enviados o Estatuto e a Ata da última Assembleia, elegendo atual diretoria e determinando pessoas autorizadas a assinar por ela;
· no caso de Empresário Individual, deverá ser incluído o Certificado da Condição de Microempreendedor Individual, o extrato do Simples Nacional (SIMEI), a cópia do RG e CPF ou CNH do titular e o comprovante de endereço.
No caso de artesãos e de produtores rurais que queiram se registrar como pessoas físicas, basta enviar os documentos de identificação (RG, CPF ou CNH), comprovante de endereço e a Declaração de Imposto de Renda. Se a pessoa não for obrigada a declarar o Imposto de Renda, ela deve enviar uma carta escrita de próprio punho informando a condição. O documento deve incluir o nome completo e o CPF de quem solicita o cadastro, além da assinatura.
Após a análise da documentação pela GS1 é feito o envio do contrato de associação para a assinatura do contrato e o boleto para o pagamento da taxa associativa, que varia de R$560 a R$2 mil por ano, conforme o faturamento da empresa ou da pessoa física.
Após o pagamento, então é liberado o login e a senha para que o associado faça os registros dos códigos de barras via internet.
Escolha o tipo de código de barras adequado
Antes de partir para o registro do código de barras que você utilizará no seu negócio, é importante compreender os tipos existentes. Assim, você poderá utilizar aqueles que serão mais adequados às suas necessidades.
À exceção dos livros, revistas e jornais — que utilizam códigos de barras em padrões específicos para os produtos editoriais — é possível cadastrar qualquer produto existente utilizando o sistema denominado GTIN (de Global Trade Item Number que, traduzido para o português, significa Número Global de Item Comercial).
O GTIN é aquele número que figura junto ao código de barras e é ele representa mundialmente um determinado produto.
Um GTIN pode ter 8, 12, 13 ou 14 dígitos. Cada um deles será o mais apropriado para atender a uma determinada necessidade de identificação. De modo geral, no Brasil, os produtos que são acondicionados em embalagens únicas recebem o GTIN 13, que tem 13 dígitos. Os demais tamanhos serão utilizados de acordo com as necessidades adicionais.
Por exemplo, uma empresa fabrica diversos tipos de bolos, vendidos em bolos tamanhos grandes e pequenos. Bolinhos com tamanho menores, ao qual não se pode atribuir um GTIN 13, devido às suas limitações de tamanho, podem ser identificados com um GTIN-8. Os demais bolinhos de tamanhos maiores, podem ser identificados com um GTIN-13.
Caixas homogêneas, contendo sempre um mesmo tipo de bolinho dentro, podem ser identificadas com um GTIN-14.
As codificações GTIN-12, são utilizadas exclusivamente para os mercados dos Estados Unidos e Canadá.
Tudo vai depender das características dos seus produtos e da logística de distribuição que você utiliza. A seleção do GTIN será realizada no momento de cadastrá-los no sistema online disponibilizado pela GS1, como segue descrito.
A GS1 conta também com uma equipe altamente especializada e de prontidão´~ao para auxiliar o associado sempre na correta identificação de seus itens.
Compreenda as regras de cadastro
Com o login e a senha enviados pela GS1, o associado deve acessar o Cadastro Nacional de Produtos (CNP 2.0) pelo endereço cnp2.gs1br.org. Com isso, ele se conectará ao sistema online que a entidade disponibiliza para o cadastramento dos códigos de barras.
Uma vez conectado ao sistema, será possível iniciar o cadastro do produto. Esse cadastro será feito em conformidade com as características do produto e seguindo as premissas que já foram definidas para o GTIN mais apropriado para cada caso — 8, 12, 13 ou 14.
O cadastro é feito utilizando o formulário relativo à Classificação Global de Produtos (GPC, do inglês Global Product Classifcation) e segue detalhado no próximo tópico.
É importante ressaltar que no CNP 2.0 também é possível gerenciar uma série de informações relativas ao fabricante do produto e também cadastrar usuários adicionais.
Cadastre seu produto
O cadastro de produtos no sistema de GPC é tarefa simples. Qualquer pessoa que saiba lidar com computadores e que tenha todos os dados relativos aos itens que serão cadastrados pode executá-la.
Após estar logado no CNP 2.0, o usuário deve clicar na opção “Cadastro de Produtos”, representada por um ícone verde que está na parte superior esquerda da tela da plataforma. Em seguida, no canto superior direito, ele deve clicar sobre o sinal de adição (+) em azul, que indica que um item será inserido o cadastro.
Na tela aberta haverá um formulário que permite a informação de todos os detalhes necessários à identificação do produto. Essa identificação é feita a partir da especificação do tipo de GTIN previamente escolhido e conforme as características do item que está sendo cadastrado. As características serão definidas de acordo com um segmento, com uma família, com uma classe e com uma subclasse aos quais cada tipo de produto se vincula e que já estão especificados em campos definidos no formulário, bastando ao usuário selecioná-las.
Por exemplo, suponha que o produto a ser cadastrado seja uma embalagem de suco de laranja de 500 ml da marca X e que o GTIN escolhido seja o 13. Após essas informações serem discriminadas nos campos apropriados da página de cadastro do CNP 2.0, deverão ser marcadas as demais:
· no campo “Segmento” será marcada a opção “Alimentos / Bebidas / Tabaco”;
· em “Família” deverá ser escolhida a opção “Bebidas”;
· a “Classe” será “Bebidas Não Alcoólicas – Prontas para Beber”;
· por fim, a “Subclasse” será “Bebidas à base de suco – Prontas para beber (Perecíveis)”.
Vale destacar que existem campos complementares que não são obrigatórios, mas que são muito importantes. O preenchimento de todos eles permitirá que o cadastro de cada item seja o mais completo possível. Neles é possível identificar o país e o estado de origem do produto, o mercado de destino e outras informações referentes às medidas da embalagem.
Concluído esse preenchimento, na próxima página serão preenchidos os dados referentes à hierarquia do produto. Ou seja, nesse momento, por exemplo, poderá ser informado se o cadastro daquele código de barras se refere a um palete contendo um determinado número de caixas, uma informação que será importante para o controle logístico dos seus processos.
Por fim, é possível preencher os dados sobre compra, armazenamento e manuseio dos itens, entre outras informações .
Uma vez efetivado o preenchimento do GPC, será então gerado o número que definirá o código de barras do produto cadastrado. Ao final de todo o processo, basta salvar os dados referentes ao item cadastrado.
A partir daí, quantas vezes forem necessárias será possível gerar os códigos de barras correspondentes àquele GTIN específico.
Emita a numeração de acordo com a sua produção
O código de barras pode carregar todas as informações sobre um produto, tais como tamanho e cor de uma roupa e o sabor de uma bebida ou de um biscoito, por exemplo. Portanto, se determinado produto for fabricado com características variadas, será necessário emitir uma numeração para cada variação existente.
Ou seja, se a sua empresa fabrica biscoitos recheados com os sabores chocolate, morango, goiaba e coco, você precisará ter um código de barras para cada um deles. Da mesma forma, em caso de embalagens com pesos diferentes, cada uma delas deverá receber uma codificação própria.
Essa é uma característica importante que, por um lado, pode ajudar no controle de produção, no controle de estoque na fábrica e na distribuição dos produtos. Por outro, também auxiliará a precificação e o controle de estoque nos pontos de venda.
Voltando ao exemplo dos biscoitos, com o código de barras o comerciante poderá controlar, inclusive, qual sabor de biscoito está vendendo mais, condicionando assim os pedidos a essa informação.
Por isso, é importante que as características dos produtos sejam muito bem definidas. A partir delas é que serão formatados os códigos de barras que serão gerados o que precisa estar de acordo com a produção.
A GS1 possui regras de alocação e alterção de GTINs que são validas mundialmente. Treinamentos sobre estas regras também são realizados na sede da GS1.
Gere as etiquetas
Depois que o GTIN foi gerado pelo CNP 2.0, é hora de gerar as etiquetas. Para tanto, basta que o usuário acesse a opção de impressão “Gerar Etiquetas” e selecione o produto desejado. Com isso, é gerado o código de barras, que pode ser visualizado na tela do computador.
Esse código poderá ser salvo em arquivo PDF, que você poderá imprimir diretamente a partir de uma impressora própria. Se você preferir, o arquivo poderá ser enviado para uma gráfica para impressão em uma etiqueta apropriada ou diretamente na embalagem do produto.
Independentemente da opção escolhida, é indispensável que o código de barras seja impresso de maneira legível, com barras escuras e com fundos claros para que exista contraste. A melhor combinação de cores é formada por barras pretas com fundo branco. Esse cuidado facilitará a leitura do código e agilizará o processo de leitura.
Se você optar por imprimir a suas próprias etiquetas, convém fazer a impressão utilizando uma impressora de boa qualidade, preferencialmente a laser, que será capaz de gravar o código de maneira nítida e de fácil leitura. Caso a impressão seja feita em uma gráfica é preciso frisar essa recomendação junto ao fornecedor do serviço.
De qualquer forma, sempre que um lote de etiquetas for gerado, é importante testá-lo, o que exigirá a utilização de um leitor de código de barras.
Adquira um leitor para fazer a identificação dos produtos
Para testar os seus próprios códigos será necessário adquirir um leitor. Contudo, essa não será a única utilidade do equipamento. Afinal, como vimos, o código de barras servirá nas várias etapas que se iniciam após a embalagem de um produto.
Com esse equipamento conectado a um computador, todos os dados captados na leitura poderão ser transferidos automaticamente para algum sistema de gerenciamento que você utilize, o que dará maior segurança no controle dos processos.
Assim, da estocagem à distribuição, esse método de identificação será de grande utilidade para dar agilidade e precisão às tarefas que são executadas no seu negócio.
Inicie a distribuição de forma regulamentada
Além de ser um facilitador das relações de consumo, o código de barras também configura um mecanismo importante para a logística de distribuição e no controle de estoque das mercadorias identificadas pelo sistema. Ao atribuir uma codificação única ao produto, que funciona como um número de identidade exclusivo, esse mecanismo facilita, inclusive, o controle fiscal da sua atividade.
Com isso, com maior segurança e de maneira simplificada, sua empresa poderá atuar em conformidade com a legislação. Afinal, com o código de barras fica fácil quantificar as mercadorias comercializadas e definir o período no qual a comercialização ocorreu, gerando eficiência no controle do seu negócio.
Cabe ainda ressaltar que, por força da Lei Federal nº 10.962, de 2004, que dispõe sobre a forma de afixação de preços de produtos e de serviços no Brasil, junto às mercadorias que sejam precificadas por código de barras, as informações pertinentes ao produto — inclusive as relativas ao preço — devem ser expostas de maneira clara.
Como você viu neste post, o código de barras é um método eficiente para a identificação de produtos e é de aplicação simples para qualquer segmento de mercado. Com um custo muito baixo perante o benefício que proporciona, com ele você passa a ter acesso a uma plataforma interativa de fácil navegação, que viabiliza não só o cadastramento de um número ilimitado de itens, com geração automática dos números de identificação, como também permitirá que você gere os códigos e as matrizes para a impressão.
Dessa forma, você colocará a sua produção em um patamar tecnológico atual, garantindo que ela seja comercializada em todos os pontos de venda existentes no Brasil e no mundo. Além disso, você dará um passo importante na organização do seu negócio e contribuirá para que os revendedores dos seus produtos também se mantenham organizados e satisfeitos com o atendimento que você presta a eles.
Nesse ponto, vale considerar que uma empresa que ainda não identifica os próprios produtos com o código de barras demonstra que está atuando de acordo com técnicas ultrapassadas, que não correspondem às atuais exigências do mercado e das grandes redes varejistas. Certamente, esse é um aspecto importante, que é notado tanto pelos revendedores de produtos quanto pelos consumidores, podendo influenciar uma decisão de compra.
Se você tem alguma dúvida sobre o registro do código de barras ou se deseja se cadastrar na GS1 Brasil, entre em contato conosco. Teremos grande satisfação em responder a todas as suas perguntas.
