Você sabe exatamente quantos e quais produtos estão disponíveis no estoque da sua empresa? Acompanhar essas informações é uma ação extremamente importante para o sucesso da organização, principalmente para quem deseja expandir os negócios. O instrumento necessário para isso é o inventário de estoque.

A sua prática deve ser frequente a fim de aumentar o controle de todas as mercadorias armazenadas. Ele é responsável por realizar o levantamento de quais e quantos bens estão nos estoques da empresa.

Pensando nisso, preparamos este post para que você entenda mais sobre esse assunto. Confira agora!

Afinal, o que é inventário de estoque?

É uma prática utilizada por meio da identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados com o objetivo de conferir se essas informações estão de acordo com a realidade do que foi dado como entrada e saída de mercadorias.

Para que esse processo seja bem-sucedido, é necessário que você tenha um conhecimento detalhado e correto do seu estoque. Isso pelo motivo de que se houver alguma falha ou esquecimento na hora de dar baixa nos materiais, pode acontecer que a sua gestão de recursos financeiros seja comprometida com o tempo.

O inventário de estoque pode ser rotativo ou periódico:

Inventário rotativo

Esse processo exige que o estoque seja submetido à contagem com uma frequência predeterminada (diária, semanal, quinzenal ou outras). Dessa forma, as informações de estoque são atualizadas em períodos cíclicos, de acordo com as necessidades da empresa em suprir uma demanda.

Inventário periódico

A contagem de um inventário periódico é realizada no final de um período determinado pela empresa. Os objetivos são: atualizar as informações do sistema de estoque, elaborar demonstrativos financeiros e corrigir eventuais falhas humanas.

Qual a sua importância para as empresas?

A gestão correta do inventário de estoque nas empresas evita interrupções no fornecimento do produto ou serviço ao seu cliente, além de diminuir gastos relacionados à produção. Ela também demonstra quais produtos necessitam de reposição rápida, ao mesmo passo em que aponta o excesso de estoque de mercadorias que não têm muita saída.

Lembre-se de que até o valor do prêmio do seguro contratado pelo empreendimento leva em conta o que você tem em estoque!

A gestão eficiente do inventário do seu estoque auxilia no controle da entrada e saída de materiais. Também é possível calcular a quantidade mínima a ser mantida, entre outros dados para a condução dos negócios com o mínimo de custos.

Além de tudo isso, existem informações referentes ao inventário que o contador vai precisar para o Livro de Registro de Inventário, que é de preenchimento obrigatório.

Por que você deve fazer um inventário de estoque?

Ajuda a melhorar o atendimento

Quando não existe um controle de estoque, é muito comum um determinado produto faltar, enquanto outro está disponível em excesso. O inventário ajuda a melhorar o atendimento, pois o consumidor sempre vai encontrar o que procura. Assim, o cliente fica satisfeito e a sua empresa ganha mais credibilidade.

Reduz perdas de vendas

Não ter um controle apropriado do inventário pode provocar perdas de vendas ao seu negócio. A falta de gestão sobre a demanda ocorre no momento em que uma determinada quantidade de clientes almeja comprar a sua mercadoria, porém ela não existe no estoque.

Dessa forma, quando uma empresa tem uma média de demanda mensal (assim como questões associadas à sazonalidade) de itens que são vendidos, ela consegue arquitetar o estoque com uma precisão melhor, mantendo um inventário que supra as necessidades dos clientes e do empreendimento.

Evita desperdícios

Por meio da atualização do inventário, você vai conseguir diminuir desperdícios nos mais variados níveis da empresa. Não existe a necessidade de estocar muitos produtos caso a sua demanda seja baixa. Dessa forma, os recursos investidos em uma mercadoria que não estão com uma saída constante podem ser aplicados em outras áreas da empresa.

Com o inventário sempre em dia, também é viável apontar desvios e atuar para evitá-los. Se a relação de produtos do inventário físico não estiver de acordo com o contábil, é mais fácil descobrir extravios ou furtos.

Faz com que a empresa cumpra a legislação

As possíveis incoerências entre um inventário mal elaborado e a contabilidade podem ocasionar situações indesejadas, como a empresa ser autuada pelo Receita Federal. Por esse motivo, é muito importante que o estoque declarado seja igual ao estoque real.

Por onde começar?

Para colocar o inventário de estoque em prática, é preciso levar em consideração as normas e procedimentos para a sua execução. Primeiro são realizadas as comunicações internas, para que todos sejam informados sobre o início do trabalho, a importância dele para a organização e os cuidados necessários para garantir o sucesso dos resultados.

Depois, é apresentado o cronograma de execução das ações, que fica sujeito a possíveis ajustes, de acordo com os interesses da empresa para, só então, começar o inventário. É importante determinar que, durante uma contagem, nenhuma movimentação deve ser feita até que o trabalho seja concluído.

11 Dicas para fazer um bom inventário de estoque

Fazer um inventário de bens não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa possui uma variedade muito grande de produtos. Selecionamos as principais dicas para tornar esse processo mais simples. Acompanhe:

1. Opte pelo momento certo

Para começo de conversa, é necessário optar pelo dia certo para fazer o inventário do seu estoque. Não se esqueça de que essa atividade costuma ser muito mais bem-sucedida quando realizada em horários em que o empreendimento não tem muito movimento.

Quando se está com um fluxo elevado de entradas e saídas, fica muito mais complicado datar, organizar e conferir cada produto em seu estoque. Sendo assim, o ideal é determinar uma data em que as mercadorias estejam estagnadas ou o mais próximo disso, apresentando pouca circulação.

Finais de semana, feriados, madrugadas ou épocas de mais calmaria — como o meio do mês — costumam ser melhor para realizar a contagem e documentação de sua lista de mercadorias.

2. Escolha o tipo de inventário

Como você viu, o inventário pode ser rotativo (com uma frequência predeterminada) ou periódico (no final de um período determinado pela empresa). Para escolher o método ideal, é preciso levar em consideração a dinâmica e a logística da empresa. É fundamental respeitar a frequência que for escolhida.

3. Agende um dia tranquilo

Um outro passo é agendar a data para começar a listagem. Preferencialmente, escolha um dia em que não haverá movimento na empresa, como feriado ou fim de semana. Com tudo parado, sem entrada ou saída de mercadorias, é muito mais fácil fazer a contagem.

4. Faça inventários rotativos

É bem melhor escolher um inventário rotativo do que inventário geral. Aquele é mais barato e mais produtivo. Ele pode ser realizado por uma equipe menor, no decorrer do expediente normal de trabalho, com um mix reduzido de mercadorias, e é mais rápido e pode ocorrer com o empreendimento funcionando.

Isso não quer dizer que o inventário geral não tenha que ser feito, no entanto, o inventário rotativo pode ser realizada com uma frequência maior.

5. Prepare sua equipe

Programe a sua equipe para o inventário com antecedência. Busque colaboradores experientes e com perfil para realizar trabalhos com tranquilidade.

Motive e deixe clara a razão/importância do inventário para todos que estão envolvidos nesse processo.

6. Separe e organize os produtos

É importante separar os produtos por categorias para garantir uma contagem correta e eficiente. Se for necessário, monte novas prateleiras, armários ou caixas para separar cada tipo de produto. Além de otimizar o tempo do trabalho para a realização do inventário, essa ação vai ajudar na rotina das tarefas diárias.

7. Especifique a categoria detalhadamente

Da mesma forma que é importante separar por categoria, é preciso listar essas categorias no inventário, como: material de papelaria, produtos de limpeza, informática, entre outros. Em seguida, especifique as características de cada um, como: peso, tamanho, cor, voltagem ou outros, assim como preços de custo e venda.

8. Crie um código de barras para cada produto

Os códigos de barras representam a maneira mais fácil e prática de identificar um produto. Por meio deles é possível conhecer a trajetória da mercadoria desde o estoque até a saída. Assim, o seu trabalho será feito em menos tempo e com chances reduzidas de erro.

9. Conte cada item

Contar cada um dos produtos e somar as unidades guardadas em caixas é uma das etapas mais trabalhosas na construção do inventário. Para que não haja falhas, a dica é fazer uma recontagem para confirmar o acerto das informações. Se os números não forem iguais na segunda contagem, é necessário refazer.

10. Mantenha o inventário atualizado

É preciso lançar os produtos que chegam e dar baixa em tudo que sai para que o inventário permaneça sempre atualizado. O mais importante é fazer isso em tempo hábil, pois uma consulta errada no estoque vai desencadear uma série de problemas, como uma compra desnecessária, por exemplo.

11. Utilize um software de gestão

Utilizar os recursos da tecnologia é uma necessidade de toda empresa que busca o desenvolvimento, por isso, utilize um software de gestão para ajudar a manter todas as informações do inventário atualizadas sempre que uma compra ou venda for efetuada.

Percebeu como é importante ter um inventário de estoque organizado? A sua empresa só tem a ganhar, pois o conhecimento daquilo que está armazenado ajuda a administrar melhor os recursos, garante um bom atendimento, aumenta a produtividade e contribui para o desenvolvimento da empresa.

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