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Conheça as 7 melhores práticas para efetuar o recolhimento de lote

O recolhimento de lote consiste em um processo que pode ser necessário nas empresas devido a motivos bem diversos.

O lote pode ser recolhido por qualquer tipo de irregularidade, como a validade vencida, por exemplo. Para a empresa, é fundamental aplicar práticas eficientes de recolhimento de modo a evitar conflitos com a lei e com os próprios clientes.

Veja, a seguir, 7 formas eficazes de recolher lotes e aumente a eficiência do processo!

1. Comunicar à Anvisa

O recolhimento de lote de alimentos pode ser uma iniciativa da própria empresa ou da Anvisa. Assim, no primeiro caso, antes de qualquer outra atitude, a empresa deve comunicar à Anvisa sobre a necessidade urgente do recolhimento dos produtos e explicar as razões para a medida.

É preciso preencher um formulário referente ao Anexo I da resolução RDC 25/2015 (Comunicação de Recolhimento à Anvisa e Mensagem de Alerta aos Consumidores). Esse anexo deve ser enviado para o e-mail recolhimento.alimentos@anvisa.gov.br.

Da mesma forma, é necessário manter o órgão informado sobre as práticas de recolhimento de lote e seus resultados por meio do Anexo II (Relatório Inicial do Recolhimento), Anexo III (Relatório Periódico do Recolhimento) e Anexo IV (Relatório Conclusivo do Recolhimento).

Caberá à Anvisa decidir se o conteúdo de alerta para os consumidores elaborado pela empresa é ou não válido.

2. Ter um Plano de Recolhimento

Mais uma vez, tomando como base a RDC 25/2015, a empresa precisa elaborar um Plano de Recolhimento de Produtos (recolhimento de lote), que deve ser acessível a todos os funcionários envolvidos e deve ficar disponível para a autoridade sanitária quando for requerido.

O plano deve ser registrado na forma de Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs). Os POPs, por sua vez, devem ser aprovados e assinados pelos responsáveis.

3. Usar a tecnologia do código de barras para ajudar o consumidor na identificação do produto

Mais uma vez, o código de barras mostra-se um importante recurso para simplificar processos e acelerar os resultados.

O código de barras é uma forma bem simples de recuperar o histórico de um produto e identificar sua localização após o despacho. Isso quer dizer que essa tecnologia torna o produto rastreável para a empresa.

Como se sabe, o código de barras é um conjunto de listras pretas e brancas com uma sequência numérica logo abaixo, cuja finalidade é descrever a mercadoria. Por meio de um dispositivo apropriado (scanner), a leitura pode ser feita em qualquer lugar.

Além disso, cada código é exclusivo de determinado produto, o que facilita sua identificação em qualquer parte do mundo. Trata-se do Registro Geral do produto.

Usando a tecnologia do código de barras, o processo de compra também fica mais fácil para o próprio consumidor. Ele é a outra parte do processo de recolhimento de lote que deve demonstrar muito interesse na ação, já que poderá ser prejudicado se consumir produtos que foram considerados irregulares.

Por meio do RG de cada mercadoria, o consumidor poderá ajudar a recolher lotes proibidos ou condenados, contribuindo para a ação dos órgãos fiscalizadores (como a Anvisa) e das próprias empresas.

A RDC 25/2015, resolução da Anvisa que trata do recolhimento de alimentos, deixa claro no Capítulo II, na Seção II (Da Rastreabilidade), nos artigos 5º ao 7º, que a empresa deve garantir a rastreabilidade dos produtos em todas as etapas da cadeia produtiva, para assegurar o recolhimento de lote. No mínimo, ela deve dispor de registros que permitam a identificação de outras empresas envolvidas na cadeia produtiva do lote, seja em operações anteriores ou subsequentes.

4. Enviar alertas a todos os compradores que fizeram a revenda

Alertando os revendedores é possível otimizar o recolhimento de lote, evitando que os produtos cheguem às mãos do consumidor.

Além disso, os revendedores poderão agilizar o processo ainda que tenham sido efetuadas algumas vendas, pois poderão localizar os clientes e alertá-los antes que o consumo seja efetivado.

Com o desenvolvimento da tecnologia, hoje é possível fazer esse alerta aos compradores em tempo hábil: telefonemas, e-mails, mensagens SMS, redes sociais e assim por diante.

Algumas empresas modernas também fazem uso de sistemas automatizados de integração que as conectam aos seus fornecedores, melhorando o nível de comunicação e o fluxo de informações.

5. Anunciar a necessidade de recolhimento de lote nos principais canais de divulgação da imprensa

Em situações de necessidade e urgência, é fundamental fazer bom uso dos recursos da imprensa para alertar o público.

Assim, é importante recorrer ao jornal impresso e às emissoras de rádio e televisão. A audiência desses canais contribui para favorecer a rapidez do recolhimento de lote condenado.

É preciso investir em emissoras locais e de nível nacional, não importa o tamanho. As rádios comunitárias, por exemplo, podem desenvolver um papel importante nesse processo.

É preciso ainda considerar o potencial da internet. Muitos jornais já são transmitidos online e possuem largo público e longo alcance, podendo atingir até regiões diferentes e fora do país. A maior parte das pessoas, mesmo quando está em trabalho, permanece conectada à internet, fato que assegura que notícias veiculadas por meio da web poderão ser rapidamente recebidas e compreendidas.

O importante é que a imprensa consiga alcançar o consumidor, evitando que ele adquira o produto ou, no caso de já ter adquirido, que faça a devolução ou descarte o mais rápido possível.

6. Enviar funcionários para agilizar o recolhimento de lote

O órgão fiscalizador responsável (como a Anvisa) pode enviar agentes físicos para efetuarem o recolhimento de lote, principalmente quando o recolhimento é iniciativa desse mesmo órgão.

A empresa também pode disponibilizar funcionários para recolher os itens presencialmente em locais onde se sabe que eles estão, como os pontos de revenda (supermercados, lojas, restaurantes e assim por diante).

Essa medida é menos chamativa para o consumidor e pode ser útil em qualquer fase do recolhimento de lote. Só não é útil quando o consumidor já adquiriu o produto, caso em que é preciso fazer o recall (recolhimento do produto quando ele já está nas mãos do consumidor).

7. Disponibilizar postos de devolução de fácil acesso para o consumidor

Outra forma de aperfeiçoar o processo de recolher mercadorias que podem ser danosas ao consumidor é facilitando a logística reversa para ele. A empresa e o órgão competente devem disponibilizar postos de entrega de fácil acesso para devolução o produto, caso ele já tenha sido adquirido.

É uma maneira de agilizar o recolhimento e a destinação final dos produtos condenados. Essa destinação é responsabilidade da própria empresa, que deverá respeitar as normas que tratam do assunto, considerando os impactos sobre o meio ambiente.

Agora que já leu sobre recolhimento de lote, aproveite para saber mais sobre a pirataria de produtos e proteger suas mercadorias!

 

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