10 mudanças organizacionais que podem colocar seu negócio nos trilhos

Você é um empreendedor. Seu objetivo é muito claro: levar seu negócio a um crescimento sustentável e, possivelmente, chegar a uma expansão em âmbito internacional. Para isso, você precisará fazer ajustes e melhorias constantes. Neste post, vamos falar um pouco mais sobre as mudanças organizacionais e apresentar 10 delas para auxiliar no crescimento do seu negócio!

O que é mudança organizacional

Podemos definir “mudança organizacional” como sendo uma alteração, planejada ou não, nas relações que se estabelecem entre a empresa (ou seja, a organização) e o ambiente. Essas mudanças sempre têm o objetivo de aumentar a eficiência e a eficácia da empresa, para garantir maior competitividade e, claro, crescimento do negócio.

Tipos de mudança organizacional

Existem quatro tipos diferentes de mudança organizacional: incremental, transformacional, evolucionária e revolucionária. A mudança incremental busca acrescentar algo, ou seja, implementar uma melhoria. Enquanto isso, a mudança transformacional não acrescenta nada, mas foca na alteração de algum processo.

A mudança evolucionária surge a partir de um propósito bem definido, para atender a uma necessidade da empresa ou uma demanda do mercado. Já a mudança revolucionária surge a partir de um propósito mais geral, que envolve uma grande “revolução” em aspectos de base da organização.

Entre as mudanças, a do tipo incremental é a mais comum, e frequentemente ocorre de maneira orgânica e sem muito planejamento formal. Enquanto isso, a transformacional costuma causar mais atritos, pois exige que os funcionários e líderes estejam dispostos a abandonar a maneira como estão acostumados a trabalhar.

10 exemplos de mudança organizacional

Existem 10 mudanças organizacionais pelas quais sua empresa pode ter que passar, a fim de alcançar o nível de crescimento que você espera. São elas:

1. Gerenciamento de processos internos

Quando falamos em mudanças organizacionais, os primeiros alvos são sempre os processos internos. E sabemos que mesmo pequenas melhorias, seja com a criação de um novo processo ou com a alteração de um existente, podem trazer importantes colaborações para os resultados finais da empresa. Por exemplo, a implementação de um controle de vendas pode trazer insights que permitem atacar os gargalos e melhorar o desempenho comercial da empresa.

Porém, é importante tomar cuidado para não encarar processos internos como um fim em si mesmos. Se você cria ou muda esses processos sem um objetivo claro, sem vislumbrar melhorias, está simplesmente desperdiçando recursos, especialmente, tempo.

2. Organização de pessoal

Mudar a organização de pessoal é uma das mudanças organizacionais que causam mais comoção em qualquer empresa. Os colaboradores ficam preocupados, rumores surgem, a tensão afeta a produtividade e, em alguns casos, isso é compreensível, pois a reorganização das equipes de trabalho frequentemente implica em desligamentos. Portanto, é preciso ter muita sensibilidade para conduzir esse tipo de mudança.

Nesse processo, a comunicação interna tem um papel de alta importância, para manter a equipe coesa e com o moral elevado. Ao mesmo tempo, se bem executada, a organização de pessoal consegue trazer melhorias de alto impacto na produtividade, ao aproveitar melhor os recursos humanos, levando em consideração o perfil e o potencial de cada colaborador.

3. Automação de atividades

A automação é uma mudança organizacional simples, que tem um forte impacto sobre a produtividade da empresa. Ela está frequentemente associada à elevada eficiência, mais agilidade e menos erros. A automação pode ser implementada desde os processos da linha de produção até tarefas dos setores administrativos, como máquinas, sistemas e softwares.

Aos poucos, as empresas caminham para níveis mais altos de automação; essa mudança organizacional precisa ser acompanhada de uma preparação adequada da equipe, para que os colaboradores saibam utilizar a tecnologia implementada e tirar o máximo proveito desses recursos.

4. Definição de metas

Nós falamos sobre as mudanças evolucionárias, que surgem de maneira natural conforme a evolução da empresa e o contexto mais geral do mercado. Entre esses aspectos, estão as metas. É possível fazer uma mudança organizacional alterando as metas da empresa, e isso deve ter acontecido com sua empresa neste período de recessão econômica. Talvez sua expectativa de vendas tenha sido reavaliada, ou você passou a valorizar mais a aquisição de novos clientes.

A definição de metas, certamente, está ligada de maneira íntima às condições e demandas do momento. Por isso, os objetivos devem ser flexíveis para aceitar mudanças organizacionais estratégicas.

5. Reposicionamento de mercado

Essa mudança organizacional cai na categoria das “revolucionárias”, pois envolve um dos aspectos mais básicos da estrutura de uma empresa. Porém, em alguns casos, o reposicionamento pode até mesmo evitar a falência, pois envolve avaliar o cenário de consumidores e concorrentes e identificar se a empresa poderia ocupar um outro espaço, que esteja mais propício para os negócios.

Por exemplo, se você tem uma fábrica de sapatos sociais femininos, provavelmente enfrenta uma concorrência acirrada; mas, se você reposicionar sua empresa para trabalhar com sapatos de segurança femininos, talvez encontre um nicho mais produtivo. Esse é apenas um exemplo. O reposicionamento de mercado exige, antes de mais nada, um estudo adequado.

6. Investimento em gestão de pessoas

A forma como se realiza a gestão de pessoas numa empresa impacta diretamente em seu desempenho. Os setores podem ter suas diferenças, porém todos têm em comum o fator humano. Portanto, é necessário investir constantemente em treinamento e desenvolvimento dos colaboradores para elevar o capital intelectual técnico dentro da organização, podendo, assim, colher os frutos gerados por profissionais mais capacitados e preparados para suas funções.

Atualmente, graças à expansão da internet e dos dispositivos móveis, o Ensino a Distância (EAD) tem se destacado como uma vantajosa alternativa para treinar funcionários, especialmente entre aquelas empresas que não possuem tantos recursos para investir. Isso porque as opções de EAD costumam ter custos menores.

É possível buscar ajuda de uma consultoria para levantar quais pontos envolvendo recursos humanos precisam ser alterados na organização, bem como delimitar estratégias que tornem a experiência de trabalho de cada colaborador mais agradável. Afinal, além de capacitar a equipe, é preciso motivar seus integrantes e buscar sempre otimizar o ambiente profissional para não perder os melhores talentos.

Opções de coaching e mentoria são indicadas para acompanhamento das equipes e dos gestores, pois os líderes também precisam de apoio em suas funções, além de desenvolvimento profissional.

Os responsáveis pela gestão de pessoas devem ter consciência que suas atividades são vitais para a empresa, além de precisarem atuar em conjunto com os gestores de cada departamento. Realizar uma boa gestão de pessoas sem o apoio de todas as áreas dificilmente traz os resultados objetivados.

7. Estabelecimento de visão, missão e valores organizacionais

O estabelecimento de visão, missão e valores organizacionais costuma ser deixado de lado por muitos empreendedores, especialmente nas médias e pequenas empresas. Todavia, esses três pontos não são exclusividades das grandes organizações, pois devem ser criados para nortear os trabalhos e objetivos de todo negócio, além de servir de base para suas estratégias.

Quando se estabelece qual é a missão do negócio, fica mais simples de entender o motivo de sua existência e criação, bem como os preceitos que a guiam. Dessa forma, os funcionários podem se orientar pela missão e colaborar para o seu cumprimento.

Já a visão demonstra onde a empresa pretende chegar no futuro. Por exemplo:

• tornar-se líder do mercado em que atua;

• expandir-se internacionalmente;

• ter o melhor produto em seu segmento;

• abrir uma filial ou várias delas;

• conquistar uma meta de participação no mercado etc.

Já os valores estipulam os preceitos que a movem e que devem ser respeitados por seus colaboradores enquanto executam a missão e buscam a visão. Por exemplo, comprometimento, honestidade, confiabilidade, criatividade, inovação, dedicação, fraternidade entre colaboradores etc. Os valores delimitam o convívio ético na empresa, reforçando quais comportamentos e atitudes são esperados.

Com esses três pontos devidamente definidos, é mais fácil colocar a empresa nos trilhos, já que os funcionários poderão se guiar igualmente por eles.

8. Implementação de uma cultura empresarial bem definida

Embora a visão, missão e valores sejam importantes para o negócio, eles por si só nem sempre influenciam todos os colaboradores ou são capazes de engajar. Para isso, é preciso implementar uma cultura empresarial bem definida, reforçando esses três pontos diariamente. Além disso, deve-se:

• estabelecer normas de convívio para que todos atuem de forma respeitosa, porém evitando regras muito duras ou burocracia em excesso;

• estipular objetivos e metas de disseminação da cultura da empresa;

• adotar práticas de troca constante de feedbacks para que líderes e liderados colaborem entre si, apontem dificuldades e busquem soluções em conjunto;

• utilizar meios de comunicação para repassar informações e manter todos os colaboradores bem informados sobre as transformações e novidades dentro da empresa;

• estimular comportamentos positivos por meio de elogios, premiações, bonificações etc. visando disseminá-los e torná-los constantes na empresa;

• coletar opiniões, sugestões e aplicar questionários para avaliar como a cultura organizacional é sentida pelos funcionários, para ver se os objetivos estão sendo alcançados. Lembre-se de não pedir nomes ou formas de identificação nessas pesquisas, pois isso pode deixá-los receosos em fazerem críticas e serem punidos;

• prezar pelo exemplo, orientando todos os líderes a atuarem de forma a refletir os valores e ideais da empresa, servindo de inspiração para os demais.

Uma cultura organizacional forte aumenta as chances de união entre os colaboradores, diminuindo atritos e conflitos.

Além disso, ela pode ter reflexos na forma com que os funcionários atuam junto ao público, pois podem prezar mais pela boa experiência de consumo, entregar um atendimento de excelência e procurar resolver problemas dos clientes com real interesse. Tudo isso tendo como base valores, missão e visão da empresa.

9. Incorporação de comportamentos que objetivem a inovação constante

A inovação e a criatividade devem ser incorporadas na cultura da empresa, sendo estimuladas entre os colaboradores. É vital trabalhar a inovação como estratégia competitiva, pois ela é um dos motores que impulsionam os mercados, gerando melhora nos processos organizacionais e alcance facilitado de objetivos estabelecidos pelas corporações. E não precisa ser apenas em grandes projetos e serviços/produtos revolucionários, pois um simples modo novo de fazer um procedimento cotidiano já é capaz de trazer benefícios para a empresa.

É necessário parabenizar os colaboradores que inovam e incentivar os demais. Também se deve ter cuidado com visões conservadoras em excesso e combater o status quo presente nas organizações. Quando ideias são rapidamente rejeitadas sem argumentos e motivos reais, os funcionários podem se sentir desestimulados, mesmo aqueles que nunca sugeriram algo e estavam prestes a fazê-lo.

10. Ênfase em soluções tecnológicas para gestão

Já mencionamos a necessidade de automatizar atividades, porém a tecnologia também deve estar presente fornecendo suporte para a gestão da empresa, servindo como uma das ferramentas de estratégia que ela pode usar a seu favor.

No mercado existem diversos sistemas que podem ajudar a organizar e estabelecer fluxos de trabalho mais eficientes, rápidos e que tornem a vida dos líderes mais fácil. O principal e mais conhecido nessa área é o sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que junta processos de diferentes setores em um local, sendo, por isso, o mais completo. Ele facilita a gestão e a troca de informações.

Um sistema desse tipo na nuvem (cloud computing) permite acesso a dados corporativos em qualquer local do planeta e em qualquer horário bastando uma conexão à web. Isso é vital na hora de atender clientes, em reuniões com acionistas ou ao fechar negócios em localidades distantes.

Também é possível usar aplicações para controlar o fluxo de tarefas de colaboradores, distribuir e acompanhar a execução de atividades e se comunicar com os responsáveis por elas. Exemplos nesse campo são o Runrun.it, Asana, o One Drive integrado ao pacote Office, Google Docs etc.

Há ainda soluções de Big Data, que processam grandes volumes de informações para emitirem relatórios, indicadores e métricas que facilitem a tomada de decisão.

Adotar ferramentas assim pode trazer muitos benefícios, como tornar a empresa mais moderna e alinhá-la às atualizações e melhores práticas de gestão existentes no mercado.

Como implementar a mudança organizacional

Já vimos o que é a mudança organizacional, quais os tipos que existem e até mesmo cinco exemplos práticos. Mas ainda resta o desafio de como implementar a mudança organizacional. Podemos resumir este trabalho em algumas diretivas:

• em primeiro lugar, é preciso ter uma visão clara da mudança e do objetivo (melhoria) que ela vai atender;

• em segundo lugar, é necessário abordar a implementação da mudança de uma maneira simples e objetiva;

• em seguida, todos os colaboradores que sejam relevantes para essa implementação devem estar envolvidos;

• também é preciso comunicá-la a todos os níveis da empresa;

• é importante observar e permitir que exista um período de adaptação, para que a mudança seja absorvida e incorporada às atividades do negócio.

Mudança organizacional, inovação e expansão internacional

A mudança organizacional é uma forma de inovação. E a inovação na gestão é essencial para que o negócio possa crescer.

Essa relação é ainda mais forte no caso dos negócios que buscam atuar em nível internacional, afinal, a inovação permite que o seu negócio alcance os rígidos padrões internacionais e tenha competitividade para enfrentar os concorrentes dentro dessa nova realidade.

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