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Os processos produtivos são essenciais para o sucesso de um negócio. Os empresários sempre buscam diminuir custos, produzir mais e manter sua competitividade. Logo, as organizações precisam ter um conjunto de processos bem estruturado para se manterem ativas no mercado.

Para que as estratégias de melhoria traçadas pelas empresas sejam alcançadas, é preciso trabalhar na otimização dos processos. Só assim é que os investimentos e esforços das equipes trarão resultados efetivos.

Interessado em saber mais sobre como a otimização pode ajudar seu negócio a alcançar melhores resultados? Continue a leitura!

O que é a otimização dos processos?

A otimização nada mais é do que reduzir (ou eliminar) desperdícios de recursos, tempo, custos, erros e gargalos, atingindo assim os objetivos dos diferentes processos da empresa, seja na área de compras, logística, tomadas de decisão ou outros.

Somente ao otimizar os processos você consegue analisar o ciclo de trabalhos de maneira mais abrangente, identificar pontos críticos e falhos das etapas do negócio e encontrar ações que possam melhorar a execução das atividades.

A otimização simplifica os processos que a empresa desempenha e vai além de padronizar as diversas atividades desenvolvidas. Otimizar também permite corrigir erros e identificar suas fontes, buscando o aumento dos ganhos de produtividade e resultado.

Qual a importância de otimizar os processos do negócio?

Os maiores benefícios da otimização dos processos são justamente aqueles que toda empresa (independentemente do tamanho) mais deseja: reduzir custos e aumentar a produtividade.

As companhias que não conhecem a fundo seu funcionamento, os caminhos para executar tarefas mais eficientemente e os responsáveis por tomadas de decisões, estão perdendo dinheiro e competitividade. Nesses casos, qualquer pequena falha que ocorra no meio do processo pode impactar no faturamento do negócio.

Por isso é importante saber o que significa cada etapa do processo, quais são as atividades que mais agregam valor ao negócio, quais procedimentos consomem maiores recursos e outros gargalos que impedem a empresa de alcançar resultados mais significativos.

Somente quando os gestores conhecem as necessidades da organização é que se torna possível investir em soluções modernas e informatizadas, que simplificam os processos e diminuem — e, se bem implementadas, eliminam — os erros e retrabalhos na realização das atividades.

Qual o passo a passo para a otimização?

Agora que você conhece a importância da aplicação da otimização dos processos na sua empresa, chegou a hora de entender como começar a aplicá-la. Vamos lá!

Identificar

O primeiro passo é buscar identificar o que é a otimização de processos especificamente para o seu negócio. Tente pensar em algum processo que demora/custa mais do que o esperado ou ainda alguma etapa que cause insatisfação nos clientes ou na sua própria equipe de funcionários.

Agora, comece a fazer perguntas a si próprio sobre esse processo para identificar qual é a parte central daquela tarefa e aquilo que não pode ser mudado.

Procure seguir essa linha de raciocínio (e repare que as perguntas são voltadas ao que é o processo, e não como ele é realizado):

  • Qual o objetivo desse processo? Qual deve ser o resultado final?

  • Onde começa e onde termina esse processo?

  • Que atividades fazem parte do processo e que o levam adiante?

  • Quais são os setores e funcionários envolvidos?

  • Que informação é passada adiante durante o processo?

Repensar

Essa é a fase de mapear o processo identificado na etapa anterior. Preocupe-se em tomar nota de como o processo flui e como os passos são realizados como parte necessária da otimização.

Faça as seguintes perguntas para si mesmo e para o seu time:

  • Existe uma maneira mais eficaz de realizar esse processo?

  • Como ele é conduzido?

  • Quantos recursos (papel, tempo, marketing, etc.) são utilizados?

  • Quanto tempo é necessário para que o processo esteja completo?

  • Quanto tempo é desperdiçado em correção de erros ou retrabalhos?

  • O processo paralisa em alguma etapa?

Nesse passo é importante ter uma macro e micro visão. Cada detalhe da produção é importante, desde a criação de uma etiqueta até a percepção do cliente sobre determinado produto.

Compare as respostas dessa etapa com as da etapa anterior. Ao fazer isso, você perceberá que algumas tarefas que julgava cruciais para o andamento do negócio são, na realidade, dispensáveis, e vice-versa.

Implementar

Agora que você conhece o processo em detalhes e já identificou as possíveis mudanças e melhorias que podem ser feitas, chegou a hora de modificar e implementar o processo da nova maneira. Esse é um passo delicado no trajeto da otimização dos processos.

Para que essa mudança dê certo, é crucial, seja para os objetivos do processo ou para a otimização do mesmo, que todos os envolvidos adotem e implementem todas as mudanças indicadas desde o início.

É só assim, com a colaboração de toda a equipe, que você conseguirá reunir informações do andamento do novo processo e saber se as mudanças aderidas foram ou não positivas.

Pode, sim, acontecer que o novo processo não seja na prática tão ideal quanto no planejamento, que a equipe não se adeque às etapas ou ainda que a implementação como um todo não tenha sido feita da melhor maneira. Nesses casos, recomece a metodologia de otimização do ponto inicial.

Automatizar

Não faz sentido esperar resultados diferentes se você continuar cometendo os mesmos erros, certo? Aderir, incrementar e repetir práticas de sucesso é o segredo para qualquer negócio prosperar. Aqueles processos que foram testados e aprovados devem ser automatizados.

A automatização espelhada pelos diferentes setores da empresa gera resultados de redução de custos, prevenção de erros/retrabalhos, diminuição do desperdício e crescimento da produtividade.

Monitorar

Depois da automação, talvez você ainda encontre novos pontos de melhoria. Por essa razão, é essencial que você monitore todos os passos que envolvem a otimização de processos para conseguir sempre avanços positivos.

Monitorar as novas ações implementadas ajuda a controlar o andamento dos projetos, acompanhar as variáveis dos processos e entender como os resultados impactam os objetivos da empresa.

Você deve medir aquilo que julga necessário para seu negócio, criando indicadores de desempenho que reflitam essas medidas e ajudem a organização a continuar crescendo.

A metodologia de implementação da otimização dos processos é cíclica e realmente trará bons resultados se aplicada continuamente. Quando você colocar essas medidas em prática e fizer dessa a cultura da empresa, encontrará uma maneira de aumentar o faturamento da fábrica, a motivação dos colaboradores e a satisfação dos clientes em grandes níveis.

Agora que você já conhece os passos da otimização de processos, que tal se aprofundar mais sobre o assunto na área de logística e distribuição?

 

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