5 passos para um controle de estoque poderoso

Há uma informação importantíssima a qual muitos empreendedores não têm acesso: um controle de estoque não é apenas uma boa organização física dos seus produtos ou matéria-prima. O seu estoque está intimamente relacionado a outras questões vitais para a sobrevivência dos seus negócios, como o seu faturamento e lucro.

Itens parados desnecessariamente, por exemplo, são sinônimo de dinheiro perdido. Imagine quanto capital de giro você não teria a mais se os vendesse?

Preparamos este post para que, a partir de agora, você passe a encarar o seu depósito com outros olhos. Continue a leitura e saiba quais são os 5 passos para economizar tempo, dinheiro e energia controlando melhor os itens que estão no seu estoque!

1. Use um sistema que funciona

Nem toda empresa tem um orçamento que permite gastar com um software de controle de estoque. Por isso, o “sistema” a que nos referimos aqui não precisa ser, necessariamente, de computador.

Pode ser um método bem mais simples — é possível usar planilhas do Excel ou até papel e caneta. O importante é que você e seus colaboradores o compreendam bem, sigam à risca suas etapas e ele funcione. Se quiser ser detalhista, suas planilhas ou formulários de controle devem envolver os seguintes dados:

• O número do código de barras ou outro código para cada item estocado;

• O nome ou descrição do produto;

• Peso, volume, quantidade ou outra unidade de consumo que o quantifique;

• Datas de vencimento, de entrada e saída de estoque e outras datas relevantes;

• Localização no depósito físico;

• Custo médio de aquisição e valor de compra.

Claro, dependendo do tamanho da sua empresa e da complexidade do seu processo de produção, algumas dessas informações podem ser desnecessárias ou outras podem ser mais importantes. Mas, via de regra, guardar o maior número possível de dados sobre os itens estocados nunca é demais.

2. Faça backups periodicamente

Como dissemos, a forma como você mantém as informações sobre o seu estoque não importa, desde que o seu método seja funcional.

Mas é muito importante armazenar essas informações corretamente e fazer backups sempre que possível. Tente imaginar o transtorno que causaria perder todos esses dados. O controle de estoque é quase um histórico do dia a dia produtivo da sua empresa.

Se você optou pelos formulários de papel, aliás, a má notícia é que eles têm vida útil curta. Papéis rasgam, molham, se deterioram ou são perdidos com o tempo. Pense muito bem antes de adotar esse método. Ele pode até ser o mais conveniente no início, mas vai te custar um bom trabalho mais adiante.

3. Mantenha um controle de estoque com informações atualizadas

Se fizer uma boa pesquisa por aí, você vai ver que a maior parte das empresas gasta mais da metade do seu capital de giro com matéria-prima. E como uma das funções do seu estoque é manter esses insumos, a organização dele está diretamente relacionada ao seu lucro e faturamento. Se as coisas começam a desaparecer do seu depósito misteriosamente, você precisa saber.

Portanto, nada deve escapar dos seus formulários, planilhas ou software de controle. Os próximos dois passos de que vamos falar têm a ver diretamente com os meios que você deve utilizar para manter as informações sobre o seu estoque sempre atualizadas. Mas, antes, você deve conhecer um grande aliado:

Use o código de barras para facilitar esse processo

Se você usa planilhas ou um software para gerir o seu estoque, o código de barras vai ser de grande ajuda. Há quem não saiba, mas é muito fácil configurar o Excel para receber esse número, desde que você tenha um leitor comum. Se você tem um, vai economizar muito tempo evitando digitar os números de todos os itens.

Se já usa um software, melhor ainda: tudo que vai precisar é de um cadastro inicial para relacionar cada item do seu estoque com um código de barras, nome e os outros dados de que falamos acima. Depois disso, a entrada e saída de cada um deles vai acontecer em segundos!

4. Treine e cobre da sua equipe

Seu time de colaboradores deve estar ciente de cada aspecto relacionado ao controle de estoque: eles devem saber a diferença entre os tipos de matéria-prima e onde cada coisa fica. Além disso, sua equipe deve ser organizada.

Lembre-se de que são seus colaboradores que vão notificá-lo quando algum item estiver próximo de acabar — e for necessário repôr — ou que a quantidade de algum produto que você comprou foi excessiva, fazendo o item encalhar no estoque.

Troque informações com eles, treine-os para organizarem bem o seu depósito e dê ouvidos ao que falam quando for fazer compras. Eles lidam com o seu estoque diariamente e são a sua melhor fonte de informações a respeito.

Por outro lado, cobre-os diariamente, para que sejam metódicos com o controle das entradas e saídas. Os números da sua planilha ou software devem ser idênticos ao do estoque físico, na maior parte do tempo.

5. Faça um inventário sempre que puder

Mas, verdade seja dita: é quase impossível que o estoque físico e o dos seus formulários ou computador sejam iguais sempre. Algum item acaba se perdendo ou sendo extraviado e, quanto mais o tempo passa, maior fica a discrepância entre os números do computador ou planilha e o estoque real.

Por isso é que um inventário deve ser feito sempre que possível. Dependendo da quantidade de itens que você mantém em estoque, isso pode ser demorado e trabalhoso, por isso, o melhor é escolher aquela época do ano com menor demanda dos seus produtos para fazê-lo. Muitas empresas gostam de usar os primeiros dias de janeiro para realizar esse procedimento, assim entram o ano novo com os números alinhados.

Seja como for, tenha o cuidado de comparar o estoque físico, o estoque virtual ou suas anotações e também o seu fluxo de caixa. Se os números não batem, você deve saber onde está o erro e por que aconteceu.

Experimente um inventário rotativo

Se a sua produção não para em nenhuma época do ano ou se você não tem estrutura para fazer o inventário do estoque todo de uma vez, vale a pena colocar em prática um inventário rotativo. Fazer isso é simples: escolha um produto para inventariar de cada vez. Faça isso diariamente ou uma vez por semana ao longo do ano e a sua planilha estará sempre muito próxima do real.

Entender o seu estoque é entender tudo na sua empresa. É analisando-o que você saberá quais itens são vendidos mais rapidamente, quais encalham com facilidade e como andam as vendas, o faturamento, o lucro e a saúde dos negócios.

Negligenciar o controle de estoque é a melhor forma de perder o controle das finanças, gastar o seu capital de giro e, no fim das contas, abrir mão da competitividade. Evite esse erro e profissionalize a sua empresa!

E se acha que pode melhorar ainda mais o controle dos seus produtos e matéria-prima, não deixe de conferir o post O que é inventário de estoque e por que você deve começar a fazer já!! A forma como você guarda seus itens nunca mais será a mesma!