6 dicas práticas para uma reunião realmente produtiva

6 dicas práticas para uma reunião realmente produtiva

Reunir é preciso! Sim, embora sejam aparentemente contraprodutivas, as reuniões são um mal necessário. Afinal, é justamente nesse momento que podemos fazer o alinhamento entre as equipes, definir posicionamentos estratégicos e, é claro, manter a harmonia entre todos aqueles que estão envolvidos. No final das contas, o que parece uma perda de tempo, na verdade é essencial para a manutenção da produtividade.

As reuniões são ainda mais importantes quando precisamos entrar em contato com o público externo, principalmente com parceiros de negócios. Afinal, é preciso que todas as pontas estejam ajustadas entre ambas as partes para que os resultados esperados realmente surjam. Expectativas, pontos de vista e até a forma como as equipes trabalham precisam ser colocadas na mesa, para que todos caminhem em um sentido harmônico.

Acontece que, como no caso de qualquer reunião, é indispensável que mantenhamos o foco na sua produtividade. Os encontros precisam realmente render o que é esperado, caso contrário, é possível inclusive gerar desconforto entre uma das partes.

Como fazer isso? É justamente esse o assunto que vamos abordar no post de hoje. A seguir, separamos uma lista com 6 dicas práticas para realizar uma reunião produtiva. Confira!

1. Defina um prazo para o encerramento

Pode parecer rude, mas não é. Na hora de marcar uma reunião com futuros parceiros de negócios, é indispensável definir não só o horário em que o encontro vai acontecer, mas, principalmente, o horário em que ele tem que terminar. Essa simples ação já pode ajudá-lo a garantir a produtividade por dois motivos diferentes.

O primeiro deles é o fato de que, com prazo definido para o término, ambas as partes vão se concentrar em expor os seus pontos o mais rápido possível. Isso evita devaneios improdutivos durante a reunião. O segundo motivo é que todos podem encaixar o encontro dentro das suas próprias agendas, o que ajuda a organizar toda a rotina da empresa.

2. Prepare o ambiente da reunião

Claro, o conforto é dos presentes é indispensável durante a reunião. Do cafezinho até a poltrona, tudo deve ser pensado para que as partes se sintam à vontade para trocar informações. Acontece que preparar o ambiente não é apenas pensar nos pequenos “luxos”. Na verdade, é essencial ir um pouco mais além.

O ambiente precisa, acima de tudo, estar focado na produtividade. Isso significa que o uso de dashboards, por exemplo, é indispensável para organizar as ideias. Além disso, todos os equipamentos necessários para que o evento ocorra da melhor forma possível devem estar disponíveis. Em outras palavras, a tecnologia é fundamental! Vamos conferir um pouco sobre esse ponto em seguida?

3. Conte com o suporte da tecnologia

Como vimos, a tecnologia é muito importante em uma reunião. Em primeiro lugar, todos os equipamentos necessários para que as ideias sejam expostas precisam estar disponíveis, desde monitores até notebooks (se for o caso). Com isso, podemos tornar a reunião não só mais dinâmica, como também mais produtiva e célere.

Além disso, sistemas e softwares internos também podem ajudá-lo bastante durante o encontro. Afinal, com eles, podemos levantar informações tempestivamente a respeito do desempenho da organização, o que é essencial para apresentarmos a nossas ideias da maneira mais clara possível. Além de agilizar o processo, também garantimos qualidade na comunicação.

4. Prepare um roteiro

Não estamos sugerindo que você entre na reunião pontuando tudo o que precisa de maneira robótica. Na verdade, espontaneidade também é muito importante durante a ocasião (principalmente no momento do brainstorm). Acontece que o roteiro é indispensável para conseguirmos não só visualizar com clareza o que queremos expor durante o encontro, mas também para não perdermos de vista pontos importantes que precisam ser explorados.

O roteiro nada mais é do que o direcionamento que você pretende dar para o encontro. Ele pode ajudar a racionalizar todas as questões, não deixando de lado o que é indispensável. Podemos dividir esse roteiro, inclusive, em momentos, para que seja possível conduzir toda a conversa da maneira mais lógica possível. Tudo dependerá das necessidades que você tiver.

5. Defina um limite de participantes

Outra dica muito importante para tornar a reunião produtiva é a definição de um limite de pessoas. Quando contamos com muitos participantes, a tendência natural é o caos, uma vez que as conversas paralelas e as discussões descabidas podem tomar conta da sala. É claro que todos devem ficar cientes do que foi discutido na reunião posteriormente, mas esse assunto veremos mais à frente.

O ideal é que o gestor esteja presente junto com algum gerente, principalmente quando o assunto é relacionado ao seu departamento. Se for necessário, o gerente também pode convidar algum colaborador, caso comum quando estamos falando da gestão de algum projeto e o profissional tem participação ativa no que é desenvolvido.

6. Conclua o encontro com um relatório

Para encerrar as nossas dicas de hoje, é muito importante que esse momento seja concluído com um relatório. Esse é um documento que ajuda todos a manterem o foco no que foi dito durante a reunião — em outras palavras, é para não se esquecer de nada do que foi discutido. Pode ter certeza de que o encontro não pode ser considerado como concluído sem um relatório bem redigido.

Além disso, a produção do documento também ajuda a pontuar os pontos mais importantes que serão repassados internamente para os outros colaboradores. Afinal, é importante que tudo o que foi combinado entre ambas as partes também seja de conhecimento daqueles que trabalham na organização.

As reuniões costumam levar a fama de “improdutivas”, pois muitas pessoas deixam a desejar em muitos aspectos citados no post de hoje. Por isso, leve cada um dos pontos em consideração para que você tire o máximo de proveito desse importante momento. Além disso, mantenha sempre o foco para que não só você, mas também o seu futuro parceiro tenha garantido uma reunião produtiva, afinal, agora ambos trabalharão em equipe.

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