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Ter um fluxo de caixa perfeito é essencial para manter a empresa crescendo de forma competitiva no mercado. Entre os aspectos que você não pode se esquecer em relação a essa atividade, estão: registrar todos os lançamentos, contas a pagar e a receber e, além disso, entender a importância de contar com relatórios e gráficos para interpretar as informações financeiras do negócio da melhor forma possível.

Ter ajuda da tecnologia e estabelecer indicadores para acompanhar a evolução das finanças na empresa são outros pontos importantes. Neste post, vamos dar 6 dicas incríveis para um fluxo de caixa impecável no seu negócio. Confira abaixo!

1. Registre todas as movimentações financeiras

Para fazer o fluxo de caixa perfeito, é fundamental ter em mente que absolutamente todas as movimentações financeiras da sua empresa devem ser devidamente registradas, independentemente do valor e de ser entrada ou saída de caixa. Ao ter esse cuidado, você consegue descobrir quais são as principais despesas do negócio, quanto é a soma dos pequenos gastos e, ainda, onde é possível implementar mudanças para, assim, reduzir o desperdício de dinheiro.

Ao registrar todas as entradas, é possível verificar quais são as principais fontes de receita do negócio e estudar como otimizá-las ainda mais.

2. Categorize entradas e saídas de dinheiro

Além de não deixar de registrar nenhuma movimentação financeira no caixa da empresa, por menor que ela seja, também é preciso ter o cuidado de separar as receitas e despesas em categorias diferentes. Dessa forma, é possível identificar os principais tipos de entradas e saídas que seu negócio tem e de onde surgiram.

É importante ser o mais específico possível na categorização de receitas e despesas para saber como você usou os recursos que entraram e de onde eles saíram.

3. Pense a longo prazo

Para fazer um fluxo de caixa impecável, é essencial ter em mente a importância do planejamento e de pensar a longo prazo. Por meio do fluxo de caixa, você pode fazer uma projeção média para o ano inteiro. Isso permite a avaliação de cenários diferentes e ajuda a preparar a empresa para possíveis obstáculos no caminho.

Para ter um fluxo de caixa eficiente, é importante estipular as despesas e receitas corporativas também de forma mensal. Isso permite comparar no final do mês o que foi planejado com o fluxo real da empresa. Assim, você saberá quais foram os gastos inesperados que surgiram no caminho e quais são as medidas que devem ser tomadas para evitá-los no futuro.

4. Faça controle diário

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para a boa gestão financeira da empresa. Por isso, é importante que você, como gestor, reserve um tempo diariamente para cuidar dessa área e controle as finanças do negócio. Nunca encerre o dia de trabalho sem fechar o caixa e analisar a situação dos próximos dias: próximas contas a pagar e a receber, pagamentos em atraso, clientes que têm ser cobrados etc.

Tenha em mente que falhas no fluxo de caixa podem comprometer a tomada de decisões e, com isso, prejudicar o crescimento da empresa e sua saúde financeira.

5. Não despreze a importância das métricas

Para se certificar que sua empresa está alcançando os resultados financeiros esperados, é importante estabelecer métricas e acompanhá-las regularmente. Entre os indicadores que merecem sua atenção quando o tema é fluxo de caixa, estão: faturamento, saldo e lucro.

O primeiro deles é relativo à quantidade de dinheiro que sua empresa realmente recebe. Já o saldo é o valor em caixa quando se diminui as despesas das receitas recebidas. Você deve sempre buscar manter um saldo positivo, isto é, ter as entradas sempre superando as saídas.

Por fim, o lucro é a métrica que deve ser mais perseguida e acompanhada de perto. Afinal, não adianta vender muito se isso não reverte em lucro para a empresa.

6. Use a tecnologia a seu favor

Apesar de ser possível fazer o fluxo de caixa com a ajuda de uma planilha de Excel ou, até mesmo, no caderninho, esse não é o procedimento mais indicado. O ideal é usar a tecnologia a seu favor e contar com o apoio de um sistema de gestão financeira para ajudá-lo nessa tarefa. Ter o auxílio de um software ajuda a ter as informações que você precisa em um só lugar, o que facilita o processo de tomada de decisões.

Um sistema também diminui a chance de erro e, ainda, torna o acompanhamento diário do fluxo de caixa mais simples e rápido.

A importância do fluxo de caixa projetado

Além de confeccionar um fluxo de caixa impecável com as dicas acima, é fundamental fazer a previsão do fluxo de caixa em paralelo, pois esse instrumento permite que você anteveja vendas, custos e necessidades de provisões financeiras.

Ele te fornece base para encontrar previsões sobre:

  • vendas e recebimentos nos próximos meses e até no ano subsequente;
  • pagamentos de insumos e demais custos (variáveis e fixos);
  • disponibilidade financeira em caixa e nas contas para eventuais investimentos ou urgências;
  • capital de giro para manter a operação por determinado período.

Vale destacar a diferença entre o fluxo de caixa e a previsão dele, pois o primeiro é feito com informações realizadas referentes às receitas e despesas financeiras. Já a projeção de fluxo de caixa é organizado de forma semelhante, porém leva em consideração estimativas de entradas e saídas de dinheiro que impactarão no caixa do negócio.

Essas estimativas são feitas com análises de históricos e projeções de cenários, levando em conta questões como sazonalidade, tendências do mercado e expectativas de aumentos/quedas de preços de insumos/produtos.

Dessa forma, realizar a projeção do caixa possibilita que você identifique se haverá falta ou sobra de dinheiro no caixa, analise a liquidez do negócio e consiga planejar melhor a quitação de obrigações financeiras no futuro. 

Como fazer um fluxo de caixa projetado?

1. Conheça suas contas, receitas e demais aspectos do fluxo de caixa

Como visto acima, você precisará utilizar históricos e dados de períodos passados para estipular médias e prognósticos mais precisos de valores. Por isso, é fundamental conhecer bem:

  • despesas variáveis e fixas, bem como receitas recebidas, ou realizadas, e a receber de parcelamentos e outras fontes (previstas);
  • saldos do caixa e de contas bancárias;
  • intervalos de tempo entre cada receita e entre cada despesa, bem como a diferença de tempo entre pagamentos e recebimentos;
  • prioridades de contas e o planejamento das quitações de obrigações, entre outras informações.

2. Divida sua projeção em categorias

É importante dividir suas projeções em categorias para poder organizar melhor as receitas e despesas, além de facilitar a análise de prioridades e a própria tomada de decisões. O convencional é a distribuição das entradas e saídas em 3 grupos: atividades operacionais, de financiamento e de investimento.

O primeiro grupo tem a ver com aqueles elementos que mantém a organização em funcionamento, como receitas de vendas de produtos e serviços, despesas de venda e custos de produção, como aquisição de insumos. Entram também na categoria gastos administrativos, pagamento de salários, custos do inventário de estoque, entre outras operações.

Os fatores relacionados a investimentos incluem as movimentações correspondentes a aplicações financeiras da empresa e em bens para o negócio, como imóveis, veículos, equipamentos etc. São aquelas atividades que ajudarão o empreendimento a se expandir ou elevar suas receitas.

Por fim, temos o grupo das atividades de financiamento, em que devem ser acrescentados e listados todas as saídas e entradas decorridas de opções de, como o nome já diz, financiamentos. Por exemplo, amortizações de empréstimos, pagamento de juros e taxas, entre outros.

3. Descubra e alinhe os prazos de pagamentos e de recebimentos

É essencial descobrir e alinhar os prazos de pagamentos e recebimentos para conseguir planejar as previsões de quitação de obrigações de forma adequada.

O descuido nesse ponto é um dos fatores de desequilíbrio do fluxo de caixa que podem comprometer as operações do negócio. Isso porque se for preciso quitar contas antes das receitas entrarem, você acabará tendo de pagar taxas, multas e a empresa ainda poderá ser tida como inadimplente.

Portanto, é fundamental organizar o caixa de modo que as entradas de dinheiro ocorram antes do vencimento de obrigações, nem que ao menos as quantias suficientes para honrar as dívidas.

Para ajudar nesse quesito, é importante saber bem quais os seus prazos médios de pagamento e de recebimento.

O primeiro consiste no período entre a data da aquisição e o pagamento efetivo realizado ao fornecedor. Por exemplo, se sua organização compra insumos e paga em quatro vezes, sendo um no ato e três parcelas mensais (1+3), seu prazo médio de pagamento será de 25% a vista, 25% em 30 dias, 25% em 60 dias e 25% em 90 dias.

O prazo médio de recebimento segue a mesma lógica, só que em relação às entradas. Nesse caso, você deve levar em conta a porcentagem das vendas que entra à vista e as que entra em períodos maiores. Se você tem o hábito de parcelar em duas vezes (1+1) para seus clientes, a conta será de 50% à vista e 50% em 30 dias.

Veja que, se comparado ao prazo médio de pagamento, você poderá ter uma sobra de caixa à vista e em 30 dias, porém deverá se cuidar em 60 e 90 dias, quando não entrará mais parcelas de clientes.

É claro que as vendas a novos consumidores poderão suprir essa falta e gerar caixa no momento, no entanto, é preciso ficar atento em situações em que as compras de insumos forem muito elevadas.

Isso ocorre em épocas de alta sazonalidade, quando se compra muito para se vender muito, como perto do Natal. Porém, 25%, segundo o cálculo, ficará para ser pago em fevereiro e 25% em março, meses em que as vendas podem não ser suficientes para cobrir aos compras feitas antes.

4. Alinhe a projeção com outros demonstrativos

É indicado montar sua projeção de fluxo de caixa observando outros demonstrativos financeiros, como o Orçamento Empresarial, que permite saber o caixa projetado de seu negócio para meses e até anos posteriores. Ele é um instrumento de gestão que já indica as previsões de custos, receitas e investimentos para períodos específicos.

O Demonstrativo de Resultados Projetado (DRE Projetado) permite saber qual a possibilidade de lucro do empreendimento dentro de um prazo determinado. Ele compara receitas e gastos ocorridos para prever os futuros, visando estipular se a empresa terá boas margens de ganhos.

Quando analisado em conjunto com o fluxo de caixa previsto, dá para saber se a organização gerará bons resultados e se terá disponibilidade de dinheiro no caixa. Isso porque é possível apresentar lucro sem ter valores disponíveis para pagar fornecedores, o que pode significar pagamento de multas, juros e outros itens que reduzem a lucratividade.

5. Monitore a previsão do fluxo de caixa com frequência

É fundamental monitorar a previsão do fluxo de caixa com periodicidade para não se descuidar das expectativas de receitas e estimativas de custos. Se as entradas e saídas estiverem destoando muito do previsto, é sinal de que há fatores novos impactando nas vendas e gastos, o que demanda atenção de você e dos gestores para entender o que está ocorrendo.

Isso é preciso para você saber se será necessário recorrer a empréstimos, caso falte dinheiro no caixa, ou se será possível investir mais ou juntar uma reserva financeira.

Fazer um fluxo de caixa e uma previsão do fluxo de caixa é essencial para manter a saúde financeira do negócio em dia. Para se sair bem na tarefa, o não se esqueça de registrar toda e qualquer movimentação econômica da empresa. Além dos respectivos valores, é importante ser o mais específico possível, inserindo informações como data, fonte e categoria em ambos os controles.

Para manter o controle das finanças do negócio sempre em dia, é importante reservar um tempo diariamente para acompanhar as entradas e saídas da conta-corrente.

O planejamento financeiro também não pode ficar de lado. É fundamental pensar no longo prazo e trabalhar com o fluxo de caixa projetado, ou seja, com as previsões de receitas e despesas futuras.

Para fazer esse controle com maior rapidez e facilidade, é importante aposentar planilhas e cadernos e usar um dos diversos sistemas de gestão financeira que estão disponíveis no mercado. Eles centralizam todas as informações relativas às finanças da empresa em um só lugar, o que aumenta a segurança e, ainda, permite que você atualize as entradas e saídas de caixa de onde você estiver.

Tenha em mente que acompanhar indicadores como saldo, faturamento e lucro é passo importante para analisar se as finanças da empresa estão caminhando da forma como você gostaria. Não se esqueça ainda de manter as finanças da empresa organizadas para não ter dificuldades na hora de fazer seu fluxo de caixa e nunca misturar as finanças pessoais com as da empresa.

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