Recall de produtos: o código de barras para facilitar o processo

O código de barras é utilizado no Brasil há mais de 30 anos e, hoje, ele está mais presente do que nunca na vida do consumidor. Tão presente que raramente paramos para pensar a respeito, embora não haja uma única compra no setor varejista que não termine com os produtos no caixa, sendo identificados por um leitor de código de barras.

Você deve ter uma ideia vaga sobre para que serve aquele punhado de dígitos; como consumidores, todos intuímos que eles funcionam como uma espécie de “identidade” de um produto, e isso se confirma quando verificamos que cada item tem o seu.

A bateria de um smartphone, a caixa de papelão em que os tênis são embalados e até mesmo as frutas etiquetadas em pequenos mercados já são identificadas.

O que você, empreendedor, talvez não saiba, é a enorme importância desse código de identificação para o fornecimento e distribuição do seu produto. Sem correr o risco de exagero, é possível afirmar que a imagem da sua marca e o respeito que ela adquiriu no mercado podem estar em risco, se você não o utiliza ainda.

É fundamental que você comece a se dar conta dessa importância e, por isso, no post de hoje vamos falar sobre uma das muitas finalidades do código de barras: facilitar o processo de recall.

Assim, você vai compreender como ele torna tudo mais fácil quando é necessário recolher unidades ou lotes inteiros dos seus produtos que, de alguma forma, foram comprometidos no momento de fabricação.

Vamos, também, explicar as leis que regem esse tipo de recolhimento, com destaque para a resolução RDC No.24. Por meio dela, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária criou regras específicas para o recall de produtos alimentícios.

Acompanhe este artigo até o fim e veja como adotar uma identificação eletrônica — principalmente a de código de barras — pode acelerar a profissionalização da sua fábrica e elevar seus negócios a um novo patamar.

O que é recall?

Primeiro, vamos deixar bem claro na sua cabeça o que é, quando deve ser feito e como funciona o processo de recolhimento de que falamos logo acima:

A diferença entre recall e recolhimento

Tecnicamente falando, “recolhimento” e “recall” não são sinônimos.

O primeiro termo se refere ao procedimento de comunicar problemas nos seus produtos aos fornecedores e pedir que eles devolvam os itens defeituosos. Já o segundo é mais utilizado pelos especialistas quando o produto em questão já chegou ao consumidor final e deve ser recolhido.

Para facilitar o entendimento, no entanto, vamos usar as duas palavras como sinônimos neste texto: por “recall” ou “recolhimento”, vamos nos referir ao procedimento de um fabricante pedir o retorno de um ou mais lotes de um produto, não importando se quem deve devolvê-lo é um distribuidor ou o consumidor final.

As formas de se solicitar um recolhimento

O que motiva um pedido como esse pode ser a reclamação de vários clientes junto ao órgão fiscalizador ou uma solicitação do próprio órgão, que investigou por conta própria e constatou irregularidades em várias unidades de um mesmo produto.

Pode ser, ainda, que você mesmo, após despachar os produtos, tenha percebido alguma falha que possa colocar em risco a vida, a segurança ou a saúde do consumidor final. O mais prudente, se isso acontecer, é que você mesmo dê início ao processo de recall. Ao fazer isso, no entanto, vai ter que lidar com alguns problemas.

As dificuldades de se recolher um produto

Agora, pense bem: numa situação comum, um produto é fabricado e entregue a um fornecedor, que o faz chegar ao consumidor final.

Em alguns casos, é possível que o primeiro fornecedor o entregue a um segundo e esse segundo a um terceiro, aumentando a cadeia de distribuição e tornando uma devolução algo muito, muito complexo.

A mercadoria saiu da sua fábrica, passou por uma equipe de entrega, entrou no estoque do primeiro fornecedor, foi repassada a outra equipe e assim até chegar ao consumidor final, quem sabe a milhares de quilômetros de distância de onde sua fábrica está localizada.

Diante de cadeias de distribuição muito complexas, como vai ser possível para você, pequeno empreendedor, realizar o recall das suas mercadorias com tantos quilômetros e obstáculos entre você e o artigo ou alimento despachado? Nós respondemos: você vai precisar adotar um procedimento que permita que os seus produtos sejam facilmente localizáveis ao longo dessa jornada.

Esse procedimento tem nome: se chama rastreabilidade. E, para que o recolhimento funcione dentro dos prazos que a lei determina, o código de barras vai ser fundamental. É sobre ele que vamos falar a seguir.

O código de barras na identificação dos lotes

O código de barras é uma das formas mais simples de recuperar o histórico de localização de um produto, depois de ele ter sido despachado.

Hoje, esse tipo de identificação serve não apenas para o registro do produto, mas também para que as empresas façam o check in dos itens a cada etapa da distribuição.

Se você e seus fornecedores fizerem uso dessa combinação numérica corretamente, ela vai ser identificada por um leitor de código de barras em vários locais diferentes, ao longo do caminho.

E vai bastar um software para processar esses dados e gerar relatórios rapidamente. Pronto! Agora você sabe onde cada item ou lote foi parar. Bem mais fácil dessa forma, não é mesmo?

Não à toa, muitas transportadoras já utilizam essa identificação eletrônica, e a tendência é que seu uso se universalize nos próximos anos. Isso porque, além dos grandes fabricantes — que os utilizam há décadas —, também os pequenos e médios empreendedores começam a perceber que não fazer uso do código de barras é dar um passo atrás na profissionalização do seu mecanismo de produção.

E isso pode, inclusive, te levar a perder ótimas oportunidades de negócios, já que muitas distribuidoras — principalmente as que fornecem para o mercado internacional — vão te cobrar um sistema eficiente de rastreamento antes de fechar um contrato com você. Para produtos alimentícios, por exemplo, o registro de cada passo da mercadoria pela cadeia de distribuição já é exigência legal.

Diante dessa necessidade, legal ou pragmática, da adoção do código de barras para facilitar a rastreabilidade dos produtos, vale a pena compreender melhor o que são os dígitos que o compõem e a lógica por trás dessa numeração.

O que querem dizer os números dos códigos de barras

Cada um dos dígitos identificadores dos produtos representa informações importantes sobre eles.

Os três primeiros dígitos, por exemplo — que costumam ser 789 ou 790 — significam que o produto foi produzido no Brasil ou, ao menos, que a empresa que o produziu faz parte da Associação Brasileira de Automação, que é a responsável pelos padrões nacionais de automatização de processos industriais.

Nem todos os países, no entanto, são representados por 3 dígitos. Alguns usam um dígito só, o que explica os códigos de barras menores de itens importados.

Os próximos seis (em alguns casos, pode ser menos que isso) representam a empresa que fabricou aquele item. A sequência final contém dados sobre o produto e há, ainda, um dígito verificador que permite que esse código seja reconhecido instantaneamente por um leitor de código de barras.

O código de barras faz parte de um projeto de rastreabilidade maior

Existe, hoje, um Padrão Global de Rastreabilidade. A ideia por trás disso é que esse procedimento seja feito bem mais rápido, tanto para que os consumidores finais não sejam prejudicados por um produto defeituoso, quanto para que os prazos para retirar esses produtos do mercado sejam cumpridos.

Esse padrão, conhecido pela sigla GTS (do inglês Global Traceability Standard) funciona em sincronia com outros padrões internacionais. Uma enorme vantagem para os empreendedores que trabalham exportando seus produtos ou têm intenção de buscar novos mercados no exterior em breve.

E o principal código de identificação que está na base desse padrão internacional, você já deve ter adivinhado: é o código de barras.

Ele é fácil de implementar e aumenta a segurança da mercadoria

É bom que fique claro que o código de barras e a rastreabilidade não servem apenas para o recolhimento de produtos com defeito de fábrica. A segurança no transporte também está entre os benefícios dessas duas medidas.

Para que se tenha uma ideia, só em 2014 o prejuízo do roubo de cargas no Brasil foi de 1 bilhão de reais. Foram 17.500 ocorrências nesse ano e, ao que parece, a tendência é que esses números tenham aumentado nos anos seguintes.

O monitoramento das cargas pode ser feito de forma bem eficiente, por meio do histórico do código de barras. Isso ajuda a prevenir não apenas os roubos, mas também outras ameaças aos produtos que estão sendo transportados, como danos parciais ou totais a embalagens e problemas decorrentes do transporte inadequado.

Por meio do relatório de entradas e saídas em cada etapa do transporte, é possível saber aproximadamente onde aconteceu o acidente que gerou o dano e intuir por quê.

A empresa responsável pela emissão do código de barras em território nacional é a GS1 Brasil. O processo para implementá-lo é simples e as vantagens, como você deve ter notado, são inúmeras.

Só uma dica: evite atravessadores ao adquirir esse serviço. Infelizmente, há empresas que vendem códigos piratas ou não oferecem o suporte que o fabricante precisa para utilizá-lo corretamente.

A expectativa é que ele passe a fornecer mais informações

Há algumas necessidades recentes de empresas e consumidores que podem ser atendidas, em breve, pelo código de barras.

Por exemplo, pode ser que em pouco tempo as páginas de produtos de lojas virtuais exibam esse código, facilitando pesquisas e também a verificação de autenticidade. Algumas dessas páginas já disponibilizam o QR Code, uma variante do código de barras que pode ser lida por smartphones e outros tipos de dispositivos móveis.

Além disso, outras informações devem ser incluídas em breve na numeração, como a data em que o produto foi produzido ou embalado, número de lote, validade e diversos outros detalhes sobre a procedência do item ou lote em questão.

Ou seja: se, hoje, esse código já facilita enormemente a rastreabilidade dos seus produtos, a tendência é que no futuro ele torne tudo ainda mais fácil e rápido.

A rastreabilidade como facilitadora do recall

Por lei, um recall pode ser solicitado por algum órgão regulador ou pelo próprio fabricante do produto, numa ação voluntária.

Este último caso é cada vez mais comum no Brasil e no mundo, pois as empresas têm percebido que admitir falhas na fabricação e recolher produtos defeituosos causa uma boa impressão nos seus consumidores, que se sentem seguros e respeitados.

Por outro lado, negligenciar o recolhimento, esperando que os erros não sejam constatados, pode se transformar numa verdadeira catástrofe. Um caso relativamente recente ocorrido com a fabricante de automóveis Toyota ilustra bem isso.

A fabricante foi obrigada a pagar uma multa bilionária, se viu forçada a identificar os responsáveis publicamente e demiti-los. O resultado geral foi um episódio desagradável com o qual todos na empresa tiveram que conviver e uma mancha na reputação difícil de ser apagada.

Transparência, respeito e agilidade são fundamentais para um processo de recall. E a rastreabilidade é essencial para que essas sejam as características que os seus consumidores vão associar a você.

A rastreabilidade facilita que os prazos de recall sejam cumpridos

Para evitar que um erro no seu processo de produção se transforme em crise, cada passo a partir da constatação desse erro é muito importante. E esses passos não são os mesmos para todos os fabricantes.

Por exemplo, há casos específicos em que o Código de Defesa do Consumidor ou resoluções específicas — como a RDC No.24, sobre a qual vamos falar mais adiante — estipulam prazos bem apertados para que esses produtos sejam retirados do mercado e destruídos.

Sem alguma forma eficaz de identificação e rastreamento da sua mercadoria e dependendo do tamanho da sua cadeia de distribuição, uma tarefa como essa se torna praticamente impossível.

Ela é um dos requisitos para a exportação

Não é raro que existam fábricas pequenas que fornecem para regiões muito distantes, tendo, por isso, muitos intermediários no caminho. Para não falarmos dos pequenos fabricantes que já exportam os seus produtos e não teriam absolutamente nenhuma chance de recolhê-los em outros países, caso algum imprevisto ocorra.

Para os exportadores, a dificuldade do recolhimento é muito maior: há regras diferentes para cada país e você deve estar pronto para realizar um recolhimento internacional, se esse for o caso.

Além do mais, muitos desses fornecedores vão se negar terminantemente a levar seus produtos para fora do Brasil, se você não tiver um bom plano de rastreabilidade para apresentar a eles.

Entendendo a resolução RDC No.24

O recall de produtos do setor alimentício é algo bem mais delicado que o de outros setores. A data de validade dos alimentos é menor na maioria das vezes e erros no processo de fabricação são muito perigosos para a saúde do consumidor.

Um caso extremo que ilustra o perigo desse tipo de falha ocorreu com a fabricante de sucos Ades — empresa do grupo Unilever — que perdeu milhões de reais depois que se viu obrigada a retirar vários lotes do mercado por suspeita de contaminação com soda cáustica.

Medidas drásticas de recolhimento tiveram que ser tomadas para que nenhum consumidor chegasse a ingerir o suco, o que resultou em danos à imagem do fabricante e enorme prejuízo financeiro.

Cerca de um ano depois, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), levando em consideração episódios como esse, resolveu adotar uma nova resolução, específica para o recall de produtos do setor alimentício: é a RDC No.24, que entrou em vigor em 2015.

Ela instituiu regras mais rígidas para os recolhimentos desse setor e obrigou as empresas a serem mais metódicas com a rastreabilidade. Entenda as principais regras adotadas por essa resolução e como ela regulamenta a prevenção e prática do processo de recall para as empresas de pequeno, médio ou grande porte do setor de alimentos:

Todas as empresas devem ter um Plano de Recolhimento

O tempo que as empresas de alimentos têm para recolher produtos do mercado é de cerca de 120 dias. Esse prazo é muito curto para alguns casos, como os daqueles produtos que vão para exportação ou percorrem grandes distâncias.

Por isso, o RDC No.24 torna obrigatório que os fabricantes tenham um Plano de Recolhimento. Esse documento atende a um modelo específico e deve conter todas as medidas a serem tomadas no processo de recall.

Na prática, ele é também um guia do tipo passo a passo, que descreve a ordem desses procedimentos e os responsáveis por cada um deles, contendo, inclusive, a assinatura deles.

A Anvisa deve ser notificada primeiro

Em muitos casos de recolhimento voluntário — aqueles em que a própria empresa constata o erro e resolve tirar os produtos do mercado — era comum que os veículos de informação, como televisão, jornais e rádio, fossem notificados antes de se proceder ao recolhimento. A intenção das empresas era de que o consumidor ficasse sabendo o mais rápido possível sobre os produtos defeituosos.

No entanto, a Anvisa entendeu que ela deve receber essas informações em primeira mão, já que é o órgão responsável e pode ajudar a empresa a decidir qual a melhor estratégia para um processo de recolhimento mais rápido.

Pequenas empresas podem contar com um auxílio

Além disso, a capacidade de pequenas e médias empresas de recuperarem seus lotes em tempo hábil é reduzida. O recall envolve gastos e muitas empresas menores têm suas possibilidades de custeio reduzidas.

O órgão pode auxiliar essas empresas a fazerem o recolhimento o mais rápido possível e também notificar os veículos de comunicação rapidamente.

A RDC No. 24 dispõe também acerca de outros pontos. Entre eles, vale mencionar que os produtos “in natura” (aqueles que são vendidos sem ser processados, como frutas, verduras e legumes) também devem ser recolhidos.

Além disso, passa a ser obrigatória a troca de informações entre fabricante e fornecedores para agilizar o processo — mesmo que isso envolva alguma informação que as empresas considerem confidenciais — e não é mais necessário aguardar autorização da Anvisa para destruir o lote defeituoso. Basta fazer isso observando as normas ambientais vigentes.

Conclusão

Os erros fazem parte de qualquer processo produtivo. É possível e recomendável que você se esforce para diminuir a ocorrência deles, mas também interessante que tenha à mão um planejamento para solucioná-los rapidamente, quando acontecerem.

Afinal, uma das principais características de empresas que se destacam e saltam à frente da concorrência é o rigor em todas as fases de produção, transporte e fornecimento das suas mercadorias. O recolhimento de produtos não deve ser pensado como uma solução de emergência ou exceção no dia a dia dessa empresa.

Ele é parte de uma estratégia maior, que visa manter a imagem de uma marca valorizada junto aos seus consumidores e prevenir danos à saúde, segurança ou integridade deles. Além, claro, de garantir que eles tenham o serviço pelo qual pagaram no prazo correto.

Para ter certeza de que todos esses critérios foram atendidos, uma forma simples, barata e eficiente de identificar os produtos, como é o código de barras, é essencial.

Se forem classificados sistematicamente pelos dígitos, contabilizados, inseridos numa estratégia global de recall e assegurados, os seus produtos têm muito mais chances de atenderem às exigências dos consumidores finais.

E, atendendo perfeitamente à expectativa deles, você faz com que eles se tornem confiantes nos seus produtos e também mais exigentes, a ponto de acharem que o que o seu concorrente oferece não está à altura do que desejam.

O resultado disso, você já deve imaginar: é o crescimento da sua marca, das suas vendas e do seu faturamento. Para quem é metódico e transparente, não impõe limites ao cuidado com a produção e trabalha duro, o sucesso é só uma questão de tempo!

E você? Tem seus critérios rígidos para fazer o recall de produtos? Já passou por alguma experiência em que o código de barras ajudou muito? Ou ainda não usa mas pretende implantar? Deixe um comentário aqui embaixo e conte pra gente!