Gestão de estoque: 7 erros que podem afundar sua empresa

O estoque é um dos setores mais importantes de qualquer empreendimento e seu gerenciamento é um grande desafio para os administradores. Especialmente para empresas que lidam diretamente com vendas, um controle eficiente do acervo ajuda a evitar desperdícios, aumenta o capital de giro, auxilia a logística e dá suporte a todas as outras áreas.

No entanto, isso não é fácil de ser feito. Existem diversas falhas bastante comuns, que podem drenar os lucros e resultar em mercadorias estagnadas, falta de produtos e até perda de clientes. Ficar de olho no estoque, portanto, é primordial para atender bem o seu público e otimizar os lucros do negócio.

Quer descobrir 7 erros de gestão de estoque que podem afundar sua empresa e como evitá-los? Então confira o conteúdo a seguir!

Adquirir mercadorias com baixa saída

Adquirir muitas mercadorias com baixa saída é um dos erros mais cruciais na gestão de estoque, especialmente em tempos de crise econômica. Muitos gestores gostam de ter esses produtos no acervo, pois julgam que a falta deles pode ocasionar a perda de clientes, mas o fato é que qualquer empresa precisar ter seu foco em itens mais lucrativos e com grande liquidez.

O excesso de produtos com baixa rotatividade no estoque reduz o capital de giro do negócio, pois você acaba gastando sem ter retorno. Além disso, ocupa um espaço valioso, atrapalhando a organização e dando mais trabalho para os funcionários e, no caso de perecíveis, ainda podem ter o prazo de validade vencido.

Não integrar o estoque com os outros setores

Outro erro comum da gestão de estoque é não fazer a integração adequada com os outros setores. É indispensável fazer essa coordenação, especialmente com as áreas de marketing, vendas e com o financeiro. Caso contrário, poderão surgir erros de informação, retrabalho e até grandes prejuízos.

O marketing, por exemplo, deve nortear algumas de suas ações e campanhas com base nas mercadorias que estão precisando de mais saída, bom como aqueles itens disponíveis que trarão mais renda para a empresa. O setor de vendas, por sua vez, deve saber ao certo o que pode ou não oferecer para sua clientela. E o financeiro precisa considerar os produtos estocados na hora de fazer balanços e análises da saúde econômica do empreendimento.

Deixar informações incompletas

Deixar informações incompletas é uma tentação para muitos funcionários, mas esse hábito ruim deve ser fortemente combatido. Toda vez que um produto der entrada no estoque, ele precisa passar por um processo rígido de controle, verificando cada detalhe e anotando os dados na planilha respectiva ou no sistema de gestão da empresa.

A correria do dia a dia ou pressa não podem ser desculpa para que isso não seja feito adequadamente, pois essa atitude pode prejudicar não apenas o controle, como também gerar falhas e imprecisões na emissão de notas fiscais e na integração com os outros setores.

Fazer anotações em papel

Outra tentação muito comum em qualquer empresa ou escritório é a de fazer anotações importantes em folhas de papel. Sabemos que essa é a forma mais simples e rápida de registrar dados, mas o fato é que anotações em papel não são confiáveis: elas podem ser perdidas, misturadas, danificadas ou até mesmo podem ficar ilegíveis.

Existem duas soluções para isso. A primeira e mais antiga é fazer um arquivo extremamente organizado para guardar suas planilhas. Porém, isso apenas minimiza as chances de ter problemas. A outra, mais moderna e confiável, é contar com um software de gestão especifico para o controle de estoque. Esses programas permitem que você tenha muito mais exatidão para gerenciar os seus produtos e até para fazer um planejamento mais inteligente para o setor.

Desconsiderar o tempo médio de estocagem

Outro erro comum que muitos administradores e empresários cometem na gestão de estoque é o de pensar apenas no percentual de lucro que um produto oferece, mas sem levar em conta o tempo médio de estocagem. Acredite: sem olhos atentos, os números podem ser bastante traiçoeiros.

É preciso considerar que itens que ficam muito tempo no acervo geram gastos extras com pessoal e, dependendo do tipo de mercadoria, até custos com manutenção. Eles também atrapalham a organização do setor e o controle por parte dos funcionários. Por isso mesmo, o tempo médio de estocagem é mais um fator que deve ser levado em conta no planejamento do estoque.

Não apostar na tecnologia

Mais cedo ou mais tarde, todas as empresas precisarão apostar na tecnologia para otimizar os seus processos e também para não perder espaço para os concorrentes. E o setor de estoque não é diferente. Uma forma bastante eficaz de conseguir ter um acervo eficiente, centralizado e dinâmico, que não contribua para prejuízos ou perdas consideráveis, é investindo em um bom software de gestão.

Com um programa desses, os produtos serão cadastrados uma única vez, evitando o retrabalho. Ele também contribui para otimizar os processos nos setores da empresa, poupando tempo e esforço e aumentando a segurança nas informações. Quando um vendedor finalizar uma negociação, por exemplo, ele dará baixa no sistema e o aviso já estará disponível para todos. Além disso, o software também dará baixa na mercadoria, proporcionando um controle perfeito do acervo disponível.

Por fim, o registro centralizado feito pelo programa de gestão também serve para acelerar os processos decisórios do negócio e permite a identificação mais veloz de falhas nos procedimentos de trabalho, facilitando o realinhamento de estratégias e possíveis correções no futuro.

Não embalar adequadamente

Se você já embala os produtos no seu acervo, é essencial que faça isso de maneira adequada. Quando você usa embalagens de má qualidade ou sem padronização, as chances de erros na gestão de estoque são muito maiores. Já quando você investe nesse quesito, você facilita o trabalho dos funcionários e das equipes.

Já as embalagens padronizadas, especialmente com códigos de barras, facilitam a integração, proporcionando soluções estruturadas, dando mais agilidade na execução de tarefas e viabilizando a rastreabilidade das operações e a visibilidade dos artigos que transitam pela sua cadeia de suprimentos. Em linhas gerais, todos os empreendedores que vendem no varejo se beneficiarão ao embalar seus produtos de forma profissional e regrada.

Esses são os erros da gestão de estoque que podem afundar sua empresa. Evitá-los faz parte de uma estratégia inteligente para você ter sucesso no competitivo mercado do varejo. Gostou do conteúdo? Quer receber outras novidades como essa em primeira mão? Então não deixe de curtir a nossa página no Facebook!