Como validar minha nota fiscal junto à Secretaria da Fazenda?

Em uma transação comercial, além do emissor da nota fiscal e do destinatário, pode existir um terceiro na relação que precise fazer a validação da nota fiscal. Um banco, por exemplo, pode precisar checar para fazer a antecipação de recebíveis. Nesse caso, é importante entender como validar a nota fiscal junto à Secretaria da Fazenda.

Achou complexo? Para entender melhor como se dá esse processo, continue lendo este artigo e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto.

O que é e para que serve uma nota fiscal?

Antes de mais nada, é importante entender o que é uma nota fiscal. Trata-se de um documento que comprova uma transação comercial de produtos ou serviços. Ou seja: é um comprovante com valor legal de que a transação ocorreu. Além disso, é utilizada para apurar os impostos que precisam ser pagos pela empresa.

É um documento importante para os órgãos oficiais financeiros. Já para o consumidor, é uma forma de proteção, pois a nota garante os direitos relacionados às reclamações e às trocas.

O que é a validação de uma nota fiscal?

A validação da nota fiscal nada mais é do que um processo que visa checar a autenticidade da nota. O emissor e o destinatário da nota não enfrentam dificuldades para acessar o documento, mas terceiros precisam seguir protocolos para ter acesso à nota fiscal.

Quando é emitida usando a assinatura digital da empresa e passa pela avaliação da Sefaz, a transação tem valor legal. Por meio de um sistema de emissão de NF-e, o arquivo XML do documento e a assinatura são validados pela Sefaz, mas se houver algum erro o sistema invalida a nota.

Qual é a relação entre a GS1 Brasil e a validação de notas fiscais que possuem GTIN?

O governo definiu como padrão os dados cadastrados no sistema da GS1 Brasil – Cadastro Nacional de Produtos, que possuem GTIN. Isso significa que essas são as informações utilizadas para validar as notas fiscais emitidas e, portanto, para estarem de acordo com a lei, as empresas devem emitir as notas respeitando a formatação do sistema da GS1. Por isso, é fundamental manter as informações atualizadas e cadastrar os produtos que ainda não estejam na base de dados da GS1.

Além disso, as informações registradas no Cadastro Nacional de Produtos e compartilhadas com o CCG podem ser acessadas no Visualizador de Documentos Fiscais eletrônicos (DF-e). Para que isso ocorra da forma adequada, as empresas devem permitir tal compartilhamento por meio da autorização no sistema do GS1.

Por mais que ainda não se saiba se a falta de conformidade nos dados cadastrados acarretará alguma consequência para as empresas (dados nas notas fiscais diferentes dos que constam no Cadastro Nacional de Produtos), é importante pontuar que essas divergências podem afetar a validação das notas fiscais em algum momento.

Isso se torna um problema, porque as empresas que utilizam sistemas diferentes para gerir os seus produtos podem gerar divergências nas informações devido à falta de padrão no cadastramento. Por isso é tão importante usar o Cadastro Nacional de Produtos, que concentra todos os dados de acordo com um padrão global adotado.

Como validar a nota fiscal junto à Secretaria da Fazenda?

As informações das notas ficam disponíveis on-line. Para acessar as informações completas é preciso ter a autorização necessária. Em seguida, confira quais são as maneiras de conferir e validar a nota fiscal:

  1. Portal da Nota Fiscal Eletrônica

Ao seguir as instruções abaixo, que são bem simples, você acessa e faz a validação do documento:

  • Acesse o portal da NF-e
  • Clique em “consultar NF-e” e digite a chave de acesso da NF-e
  1. Site Sefaz estadual

Por meio dos sites das Secretarias de Fazenda de cada Estado, você também pode pesquisar a validar as notas fiscais. Para isso, pesquise qual é o endereço oficial do site do seu Estado e preencha o formulário com os dados necessários.

  1. Sistema automatizado de consulta de nota fiscal

Os sistemas automatizados de consulta de NF-e oferecem uma pesquisa ágil e centralizada, permitindo que você verifique qualquer nota emitida em território brasileiro. 

Dessa forma, a validação é mais precisa e confiável, porque é possível ter certeza de que os dados dos clientes ou fornecedores estão de acordo com os registros da Receita Federal.

  1. Pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro)

O Serviço Federal de Processamento de Dados também é uma forma de consulta que é disponibilizada pelo Governo Federal. No entanto, há uma limitação: o terceiro que pesquisa a nota fiscal nesse sistema tem acesso a informações limitadas. Para o acesso total é necessário ter o certificado digital da empresa emissora ou do destinatário.

Pronto! Agora você já tem todas as informações em mãos e sabe como validar as notas fiscais junto à Secretaria da Fazenda para garantir que tudo esteja de acordo com a lei.

Fique atento quanto aos prazos

De acordo com a Nota Técnica NT 2021.003 – versão 1.10, a fase de testes da primeira etapa será implantada no dia 25 de julho de 2022, entrando em produção em 12 de setembro deste mesmo ano para os seguintes grupos de mercadorias:

GRUPO 1 | NCM 2401 – 2403 | Tabaco e seus sucedâneos manufaturados.

GRUPO 1 | NCM 3001 – 3006 | Produtos farmacêuticos.

GRUPO 1 | NCM 9503 – 9505 | Brinquedos, jogos, artigos para divertimento.

Se restou alguma dúvida, entre em contato com a gente, nossa equipe está preparada para dar todo o suporte necessário junto ao Cadastro Nacional de Produtos.



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