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Os KPIs são ferramentas de inteligência de gestão que são utilizados — ou, pelo menos, deveriam ser — em todas as empresas. Afinal de contas, como é que se pode promover melhorias e transformações significativas em um projeto ou organização sem apoio de indicadores de performance?

Muitos empreendedores ainda se apoiam em achismos. No entanto, você não acredita que suas decisões poderiam ser mais acertadas caso se baseassem em informações e números concretos? E os seus projetos, não teriam melhores resultados se fossem monitorados continuamente por métricas de desempenho?

Pois é para isso que os KPIs servem e são tão importantes. Então, se você quiser mais sobre esse conceito, como os indicadores devem ser escolhidos e como eles ajudam a aperfeiçoar seus resultados, continue acompanhando este texto!

O que são KPIs?

Os KPIs, como o nome diz, são indicadores-chave de performance. São métricas quantitativas, como taxas, médias e números que avaliam o desempenho de um processo ou estratégia com base em um objetivo mensurável.

Imagine que você está coordenando a área de produção da sua fábrica e quer medir o nível de qualidade do processo produtivo. Um exemplo de KPI seria a taxa de avarias.

Por exemplo, você estipulou um nível de qualidade que atingisse 98%, certo? Durante a fabricação de 500 peças, 5 tiveram algum tipo de defeito. Logo, a taxa de avaria foi de 1%.

Nesse caso, o indicador avaliou o desempenho do processo e mostrou para você que ele segue dentro dos padrões, mesmo podendo melhorar.

Como os KPIs devem ser definidos?

Os indicadores devem ser definidos ainda no planejamento de algum projeto ou campanha, pois é aí que são propostos os objetivos, metas e plano de ação.

Por exemplo, vamos supor que você tenha se reunido com sua equipe de logística e decidiu adquirir mais caminhões para fazer a distribuição das suas cargas. Temos aí um plano de ação, correto?

Toda estratégia precisa de objetivos e metas. Nesse caso, elas poderiam ser: diminuir o tempo de entrega das mercadorias e elevar a satisfação dos motoristas com a nova carga de trabalho.

Já os indicadores poderiam ser o tempo médio de entrega das mercadorias, o tempo médio de espera dos produtos para saírem do estoque e o nível de satisfação dos motoristas.

Perceba que fica mais simples definir os KPIs quando há um plano de ação e objetivos bem claros.

Outro detalhe importante: os indicadores precisam ser relevantes, fáceis de mensurar e devem levar seus objetos de avaliação a uma melhoria significativa.

Pegue o exemplo do nível de satisfação dos motoristas que usamos e vamos entender esses pontos:

  • ele é relevante? Sim. Afinal, está medindo um fator que está aliado à produtividade e à motivação das pessoas responsáveis em levar sua mercadoria para os seus clientes;

  • ele é fácil de mensurar? Sim. Basta aplicar um questionário quinzenal, mensal ou bimestral para consultar a opinião dos motoristas;

  • ele pode levar a uma melhoria significativa? A resposta também é sim. Imagine que os motoristas continuem se queixando de uma sobrecarga de trabalho. Nesse caso, uma redefinição das rotas ou a contratação de mais gente poderia ajudar.

Como eles podem ser usados para transformar seus resultados?

Mais importante do que apenas medir performance, os KPIs possuem um papel transformador quando são levados a sério nas empresas.

Para você ter uma ideia mais clara, selecionamos 4 maneiras de utilizar os indicadores-chave para otimizar os seus resultados. Confira:

Identificar os pontos fracos em seus projetos

Uma das vantagens dos KPIs é que, em muitos casos, eles podem ser medidos em tempo real. No marketing digital, por exemplo, é possível monitorar os números constantemente, como a quantidade de visitantes no site, os leads gerados e a taxa de conversão na sua loja virtual.

Isso permite que as fraquezas de suas campanhas possam ser identificadas a tempo de serem modificadas.

Imagine que sua meta de novos clientes conquistados pelo e-commerce seja de 30 em um semestre. Com 3 meses de campanha focada nesse objetivo, você só conseguiu converter 8 clientes. Logo, esse é um ponto que precisa ser melhorado antes do prazo final do projeto.

O problema pode estar na navegabilidade do seu site, nos preços dos seus produtos, na escassez de meios de pagamento ou na falta de visibilidade da sua marca. Enfim, dependendo do indicador, ele pode apontar o gargalo e levar a sua próxima função:

Auxiliar uma tomada de decisão mais inteligente

Se você tem um problema a resolver, então precisará tomar uma decisão que acerte os rumos da sua campanha, certo?

Retomando ao exemplo do baixo número de clientes convertidos, vamos supor que você usou a quantidade de visitantes no site como KPI.

Ao analisar esse indicador, você notou que a baixa audiência da sua loja virtual estava influenciando no mau desempenho das vendas.

Portanto, o KPI pode levar a decisões mais inteligentes e óbvias, como investir em divulgação para o site.

Note que, sem o uso do indicador-chave, você teria mais dificuldades para descobrir o que estava atrapalhando os seus planos.

Controlar a qualidade de suas estratégias e processos

Com esse papel de fazer o monitoramento e a avaliação de projetos, você e seus colaboradores podem manter um padrão de qualidade de trabalho.

Vocês não precisam esperar um ciclo fechar para implementar melhorias que só surtirão efeito em um próximo projeto.

Em vez disso, a estratégia pode ser revisada no meio do caminho e sofrer um ajuste que encaminhe os resultados para dentro da meta estipulada.

A propósito, os KPIs levam os colaboradores a terem esse tipo de atitude naturalmente. Afinal, os indicadores também servem como um parâmetro no qual os profissionais comparam o desempenho entregue com o esperado.

A depender do resultado produzido, os funcionários poderão fazer uma autoavaliação do seu trabalho e, com isso, corrigir suas falhas.

Aumentar a satisfação dos clientes

Utilizar os indicadores de desempenho pode até não exercer uma influência direta nas ações dos consumidores, mas também não podemos negar os benefícios para o público.

Afinal de contas, quando incentivamos o uso dos KPIs, estamos propondo que sua empresa adote uma cultura baseada na busca pela excelência.

Ora, se os seus processos internos e estratégias de vendas, por exemplo, podem ser otimizados com o apoio dos KPIs, então os resultados entregues aos clientes serão melhores ainda. Consequentemente, haverá um aumento na satisfação desse público.

Os KPIs são capazes de proporcionar mudanças significativas porque eles apontam, mais claramente, o que deve ser mudado. Se os indicadores forem bem definidos, eles te ajudarão a identificar os problemas, a mostrar as melhores soluções, a controlar a qualidade dos seus processos e a agregar mais valor na relação com os clientes.

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