Como Identificar Ativos Usando QR Codes Gratuitos

Autor: Matheus Henrique Quadros

A identificação de ativos numa empresa é essencial para controle de seus bens, garantindo sua gestão, rastreabilidade e organização. Seja para pequenas ou grandes empresas, ter todos os seus ativos bem mapeados e com todas suas informações atualizadas é um grande desafio!

Um jeito comum de se fazer a gestão dos ativos é utilizando uma planilha que contenha diversas informações sobre os ativos e para a identificação é utilizada uma etiqueta com um número e um código de barras associado a este número – que, vamos combinar, o código de barras raramente é utilizado no dia a dia! E tem um porque, o código de barras em si traz somente a mesma informação que está ali visível, e como não tem nenhuma interação digital com este ativo, é mais fácil para o usuário olhar o número e digitar manualmente do que escanear o código de barras.

E se a gente trocar o código de barras por um QR Code e fizer um sistema mais inteligente para gestão desses ativos, adicionando diversas outras funções, como alertas de falhas, movimentações, tirar, adicionar ou buscar informações sobre aquele ativo, tudo através de um simples scan com um celular?

É isso o que quero te incentivar a fazer com este artigo! 

Aqui vamos falar principalmente sobre a troca do código de barras pelo QR Code Padrão GS1. Para a gestão do ativo existem diversas soluções prontas ou sob medida que pode encontrar no mercado.

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Então, na prática, o que é feito pela maioria das empresas é o seguinte:

• Usar uma planilha digital com todos os ativos, contendo diversas informações como descrição, valor, localização e associar um número ou código interno a esses ativos. Por exemplo:

• É colado em cada ativo uma etiqueta permanente (indeléveis). Exemplo:

• Para buscar informações sobre um item, o número na etiqueta/código de barras é visto por um colaborador e a busca é feita manualmente na planilha de controle

Agora, vamos ver como ficaria um exemplo usando QR Codes gerados de forma gratuita e com dados seguindo o padrão GS1 Digital Link! Para isso, vamos usar a identificação através do GIAI (Global Individual Asset Identifier).

Calma!

Não conhece esses termos? É mais simples do que parece, olha só um exemplo de etiquetas e logo vai identificar um padrão:

Pronto, acima vemos 4 exemplos de QR Codes com GS1 Digital Link (QR Codes Padrão GS1) contendo GIAI para identificação de ativos! Para que entenda o que cada coisa significa, vamos separar em partes:

• Note que sempre aparece /8004/. Isso significa que estamos usando o GIAI, que é a identificação de ativo.  
• Logo na sequência do /8004/ vem a informação de qual ativo se refere, por exemplo “789845741NOTEBOOK1” que se refere ao Notebook 1 da empresa.
• Note também que a informação “789835741” se repete, essa informação é a licença GS1 e indica a qual empresa o ativo pertence – lembrando que somente os associados GS1 possuem uma licença para gerar um GIAI – filie-se já!

Com este exemplo, para criar a identificação para um outro ativo, podemos seguir a mesma lógica. Por exemplo, vamos criar a identificação para o novo ativo que será o “Monitor 17 polegadas – compra n° 123”.
Então, o GS1 Digital Link (texto do QR Code) será:

• https://id.gs1br.org/8004/789845741MONITOR123

Agora é só gerar um QR Code com esse GS1 Digital Link, colocar a informação para leitura humana e imprimir! Veja como ficaria:

Pronto! Mais um exemplo de identificação de ativo seguindo o Padrão GS1.

E como comentei, é importante ter um sistema informatizado para fazer a gestão destes ativos. Você pode continuar usando as clássicas planilhas de Excel, mas a grande vantagem em alterar para o QR Code está em criar interações do colaborador com o ativo através do QR Code. Idealmente, o desenvolvimento de uma aplicação web da própria empresa para a gestão e interação é o mais recomendado, pois cada empresa tem uma necessidade diferente para interação com os ativos.

Então, o que foi feito aqui?

Segue um passo a passo para que você consiga seguir e criar o seu próprio QR Code Padrão GS1 para identificação de ativos da sua empresa:

1. Defina um domínio de website que você tenha controle 
2. Definir a descrição e lógica para identificação dos ativos
   1. Use o GIAI (8004) que significa que aquele dado se refere a um ativo
   2. Use a licença da sua empresa – caso não saiba, pode consultar a GS1 Brasil ou verificar no site Verified by GS1 (https://www.gs1.org/services/verified-by-gs1)
   3. Defina uma lógica para a descrição dos ativos no GS1 Digital Link. Aqui, fizemos com que os Monitores (telas/displays) seriam vinculados com um número serializado e colocados como: “MONITOR+serial”, resultando em “MONITOR123” por exemplo. Isso já identifica individualmente cada monitor, independente da configuração e marca do monitor.
3. Busque websites que geram QR Codes, existem vários gratuitos por aí. Gere os QR Codes com o texto dos GS1 Digital Link que criou e faça a impressão das etiquetas para colagem no seu ativo.
4. Armazenar os arquivos de etiquetas e QR Codes gerados, além de seus dados vinculados e descrição dos ativos, podendo incluir ações como manutenções ou troca de dono que foi realizada com o ativo durante seu uso

 

Benefícios do uso de QR Code Padrão GS1 na gestão de ativos

• Rastreamento Preciso: O uso de GIAI garante que cada ativo tenha uma identidade única, o que facilita o controle e rastreamento.
• Facilidade de Acesso a Informações: Com o QR Code Padrão GS1, é possível acessar rapidamente informações sobre o ativo, reduzindo o tempo gasto com consultas manuais e planilhas.
• Durabilidade e Resistência: As etiquetas indeléveis e a correta configuração do QR Codes Padrão GS1 asseguram que a identificação permaneça intacta, mesmo em condições adversas.
• Automação de Processos: A integração com sistemas digitais permite automatizar processos de manutenção, auditoria e inventário, aumentando a eficiência.

A identificação de ativos com etiquetas indeléveis e QR Codes Padrão GS1 utilizando o GIAI oferece uma solução robusta e moderna para empresas que buscam otimizar a gestão de seus bens.

Se você deseja melhorar a gestão de seus ativos, considere adotar essa tecnologia para obter rastreabilidade em tempo real e otimizar a operação da sua empresa.