Como fazer uma gestão de estoque eficiente?

O estoque é um dos pontos mais sensíveis e, ao mesmo tempo, mais negligenciados de um negócio.

Com frequência, os empreendedores se esquecem de que ele é uma parte significativa do capital de giro que a empresa tem, um aspecto vital para o dinamismo e para o sucesso tanto de microempresas quanto de negócios multinacionais.

Uma gestão de estoque ineficiente pode levar à perda de vendas importantes por falta de produtos ou de matérias-primas ou causar uma situação financeira difícil por excesso de itens estocados sem demanda para consumo.

Nos dois casos, o resultado é o prejuízo: ou perde-se o cliente e o potencial de lucro ou perde-se dinheiro com o aluguel de almoxarifado e com pagamentos de fornecedores desnecessariamente.

Além disso, a falta de controle do estoque pode gerar uma série de problemas menores, mas não menos graves. Uma estocagem malfeita e desorganizada pode prejudicar o atendimento do público, mesmo quando sua empresa dispõe dos itens demandados.

Um controle ineficiente dessa área também pode facilitar desvios e fraudes por parte de funcionários. Além disso, um sistema caótico e a falta de padronização dos itens podem levar a compras de produtos em duplicidade.

Um planejamento falho pode gerar pilhas de materiais que não serão aproveitados ou mesmo causar estrago de parte da matéria-prima. Daí a necessidade de dominar as práticas para o controle do estoque.

O assunto transcende técnicas de logística. Existe uma relação direta entre a qualidade de gestão de seu estoque e a saúde financeira do seu negócio.

A tarefa de organizar esse setor da empresa não é simples, mas, se você seguir essas dicas, poderá obter racionalização nos processos de sua empresa e, consequentemente, lucro. Preparado? Então, vamos lá!

O que é uma gestão de estoque eficiente?

Uma gestão eficiente de estoque é aquela que garante que o empresário terá à sua disposição a quantidade de produtos suficiente para atender às demandas do mercado — sem perder oportunidades de negócios — e, ao mesmo tempo, sem exceder muito a quantidade de pedidos dos clientes, evitando, assim, que o capital investido em matéria-prima fique ocioso.

Um bom gestor de estoque é capaz de antever a demanda para o próximo período, preparando-se para satisfazê-la e mantendo, ainda, um estoque de segurança para eventuais aquecimentos episódicos do mercado.

Você saberá o histórico de vendas do empreendimento e será capaz de planejar uma estratégia de estocagem condizente com a expectativa de produção da sua empresa.

Repor estoque não é sinônimo de simplesmente verificar quais itens estão em falta no final do mês e comprá-los sem planejamento.

Aliás, se você fizer um bom trabalho nesse sentido, eles nem chegarão a ficar em falta. Lembre-se de que sua função como gestor é reduzir custos, maximizar os lucros e diminuir a possibilidade de prejuízos.

As vantagens de se fazer um controle de estoque

O controle do estoque é fundamental para evitar escassez ou desperdício de matéria-prima ou de produto final e, por consequência, para evitar prejuízos com perdas de vendas e de clientes ou com compras desnecessárias, aluguéis de armazéns extras e pagamentos de fornecedores sem que a receita tenha entrado no caixa.

É a partir do estoque que uma empresa organizada será capaz de ter um processo produtivo racional e eficiente, sem perdas ou custos desnecessários.

Ao ter informações detalhadas sobre quantidades e variedades de itens disponíveis em seu estoque, você será capaz de se preparar para o futuro do negócio de maneira mais acertada.

Acima de tudo, o gerenciamento do estoque deve trazer previsibilidade ao negócio.

Um controle eficiente dirá a você quanto de material é usado na produção, quando será necessário fazer novas compras junto aos fornecedores e até mesmo se está havendo algum desperdício ou uma fraude no processo produtivo.

É improvável que uma empresa atinja a sua máxima capacidade de lucro tendo um estoque bagunçado.

Os erros para não cometer na sua gestão

Por ser uma área extremamente complexa de controlar, o gerenciamento de estoque está sujeito a uma vasta gama de erros possíveis. Mesmo os mais experientes gestores já podem ter escorregado em algum desses pontos. A seguir, conheça algumas das falhas mais frequentes.

Comprar mais ou menos produtos do que o necessário

É muito comum que gestores se esqueçam de considerar a sazonalidade da demanda ou a ocorrência de datas festivas que podem aumentar ou diminuir a procura por produtos.

Cada setor tem um tipo de demanda média, e é fundamental entender o histórico de vendas e o estilo de produção do seu negócio para determinar o tamanho do estoque mensal que você deverá manter.

Esquecer-se de fazer um estoque de segurança

Mesmo que os seus cálculos de estoque estejam corretos, é possível que fatores externos ao mercado ou à empresa provoquem uma demanda adicional inesperada.

Suponhamos que a sua empresa é uma produtora de ventiladores. Imagine se deparar com um inverno quente em um dado ano e ver as suas vendas de aparelhos subirem às alturas.

Para não deixar os clientes sem produtos e não perder o lucro, é importante manter certo estoque de segurança, que permitirá a você fazer frente, ao menos temporariamente, ao pico imprevisto de demanda.

O tamanho ideal do estoque de segurança dependerá do setor em que a empresa opera, de a sua produção ser permanente ou intermitente e, sobretudo, da qualidade e do grau de eficiência de seus fornecedores.

Quanto mais ágeis e confiáveis forem os fornecedores, menor será a sua necessidade de manter muitos itens no almoxarifado para emergências. Por outro lado, se você depende de matérias-primas com prazo dilatado de entrega, é maior a chance de precisar de um estoque mais polpudo.

Não usar um software para controlar entradas e saídas

Esqueça os livros de entrada e saída ou os programas domésticos de tabelas e relatórios. Para fazer um controle eficaz do seu estoque, você precisará contar com um software adequado, capaz de agregar banco de dados, planilhas e relatórios de maneira inteligente e prática.

Todos os itens devem estar eletronicamente registrados e sua localização no almoxarifado deve estar anotada no programa, para evitar perdas e facilitar a rastreabilidade.

É ainda possível programar o dispositivo para alertá-lo quando as quantidades de dados materiais estiverem baixas o bastante para justificar novas compras ou para mostrar a você se o planejamento de estoque feito está sendo cumprido conforme o planejado ou se será necessário adiantar ou adiar novas compras.

Não padronizar os registros dos itens comprados

Um clássico equívoco de gestores de estoque é dar nomes ou códigos diferentes para itens iguais ou equivalentes.

Isso dificulta a contagem exata de material disponível e costuma gerar compras em duplicidade ou mesmo a dispensa de negócios por falta de produtos que, na verdade, não estão em falta, mas perdidos no estoque.

Daí a importância de padronizar os registros em um estoque. Considere adotar a tecnologia de códigos de barras para classificar e registrar seu estoque. Assim, não haverá dúvidas sobre quantidade ou natureza dos materiais disponíveis.

Não atualizar o estoque imediatamente depois da compra

O ditado é antigo e se traduz em dinheiro quando se fala em estoque: não deixe para depois o que você pode fazer agora. Logo depois de efetuar uma compra e receber o material do fornecedor, registre imediatamente cada item e atualize o software de controle do estoque.

Uma falha nesse processo pode fazer com que a compra inteira fique perdida em algum canto do almoxarifado e que uma nova compra acabe sendo feita para suprir as necessidades de produção.

É imprescindível manter os registros de entrada e saída em tempo real para não perder produtos e dinheiro.

Não realizar inventários periódicos

Mesmo que você catalogue cada item com códigos de barras, mantenha informações sobre quantidades devidamente organizadas em um software e garanta que o ambiente do estoque esteja organizado também.

Você terá que fazer, de tempos em tempos, inventários de tudo o que estiver disponível no almoxarifado.

É normal que algo saia do lugar ou deixe de ser registrado na dinâmica de entradas e saídas diárias. Inventários periódicos resolverão o problema da falta de informação e evitarão que compras desnecessárias sejam feitas ou que haja uma inesperada falta de um dado material necessário para produzir.

Para minimizar falhas de estocagem ou bagunça física, é importante zonear o estoque e garantir que cada zona ficará sempre a cargo de um mesmo funcionário, bem instruído sobre os processos de catalogação e armazenagem.

Na hora de fazer os inventários, é com a equipe do almoxarifado que você deverá contar.

Esqueça a ideia de grandes inventários totais e anuais. Além de custarem caro por demandarem a contratação de uma equipe externa à empresa, eles não resolverão a necessidade de controle mensal de informações do estoque para a tomada de decisões estratégicas do negócio.

Ademais, não garantirão que a organização promovida se manterá no médio prazo. Prefira contar com os seus próprios funcionários e garimpe, entre eles, perfis de profissionais organizados, metódicos, detalhistas e confiáveis.

Não calcular o valor ou o tempo gasto para acondicionar o estoque

Outro equívoco frequente de um gestor é calcular o quanto pode gastar para suprir itens de um estoque e se esquecer de computar nos custos a manutenção dos produtos enquanto eles não são usados na produção ou não são vendidos ao consumidor final.

Quais itens podem necessitar de um período mais longo de acondicionamento? Quais têm saída imediata? Qual é o custo médio mensal de manter um estoque?

Tudo isso deve entrar no cálculo na hora de montar um estoque. Eventualmente, o custo das mercadorias definido pelo fornecedor é atraente, mas você não poderá comprar a quantidade que deseja porque o valor do aluguel do almoxarifado necessário traria prejuízo.

Raciocínio parecido vale para o tempo necessário para vender o estoque e obter liquidez de recursos novamente.

Muitas vezes, ao fazer uma determinada compra, o gestor se esquece de considerar que pode levar meses até se desfazer daquele estoque e que, portanto, o capital de giro ficará preso e não será possível investir em outras áreas.

Para evitar problemas com isso, é preciso se lembrar sempre de duas máximas:

  • o estoque não existe sem um lugar para guardá-lo;
  • o estoque é igual ao capital de giro.

Tenha isso sempre em mente na hora de gerenciá-lo.

Não integrar o estoque aos demais departamentos da empresa

O estoque não é uma repartição estanque dentro de uma empresa. Ele é vital para o funcionamento de todo negócio e o sucesso de sua organização dependerá de como outros departamentos trabalharão.

Se o setor de vendas detectou uma tendência de alta atípica da demanda de um determinado item, é preciso que a equipe do estoque seja informada sobre isso e responda com agilidade, aumentando a quantidade disponível do produto.

Se o departamento financeiro está preocupado com a saúde das contas da empresa, talvez seja o caso de reduzir a quantidade em estoque e obter liquidez. Note que problemas de alguns setores, como ineficiência nas vendas, podem ser causados por falhas no funcionamento do estoque.

Se o vendedor garante um prazo ao cliente, mas a equipe do estoque não é capaz de cumpri-lo por falta de planejamento ou material, é provável que a venda seja perdida e que o cliente insatisfeito ainda faça propaganda negativa da sua empresa.

Do mesmo modo, atrasos na produção podem indicar falta de material ou mesmo uma seleção inadequada de fornecedores para manter o estoque.

Quais os impactos do controle de estoque na eficiência do seu negócio?

Um controle eficiente de estoque fará com que você otimize seu investimento e utilize seu capital de giro do modo mais lucrativo possível.

Quando você evita desperdiçar recursos em processos ou compras desnecessárias, sobra mais dinheiro para investir no que realmente interessa.

Aprimorar o controle de entradas e saídas do estoque propiciará a você um valioso banco de dados de informações sobre o mercado consumidor e fornecedor, sobre a sua própria produção e sobre suas vendas. É a sistematização desses dados que o municiará de condições para tomar as melhores decisões estratégicas para o negócio.

O controle do estoque é parte importante na coleta de dados para o chamado Big Data — técnica que converte a profusão de números em conhecimento inteligível dos negócios e do setor.

Ao verificar quais produtos têm mais saída em qual período e quem os compra, você entenderá necessidades e tendências do seu público consumidor e poderá adotar ferramentas de marketing personalizado e de venda direcionada para maximizar os seus lucros.

Quais são os pilares da gestão de estoque?

O controle do estoque se baseia na gestão de três pilares fundamentais: pessoas, controles e processos. Tais pilares devem interagir intensa e harmonicamente. Desequilíbrios em qualquer um deles acarretarão em estoques inadequados e em perdas financeiras.

Cada um tem uma importância e uma responsabilidade na dinâmica de gerenciamento do estoque e se você compreender detalhadamente os desafios de cada área, terá percorrido uma grande parte do caminho para obter eficiência no departamento.

Pessoas

Administrar e manter um estoque são tarefas complexas, frequentemente subestimadas. Tenha muita atenção na hora de montar a sua equipe para a área.

Para o cargo de gerente, busque pelo perfil de profissional detalhista, organizado e capaz de abastecer com disciplina o banco de dados do estoque, de modo a garantir que o sistema esteja sempre atualizado e correto.

É necessário também que o funcionário tenha dinamismo — já que a área está em constante movimento — e criatividade para solucionar questões de registro e armazenagem. Quase todas as características do gerente são desejáveis para a equipe do almoxarifado.

Se a sua empresa possui um estoque grande, faça o zoneamento da área e mantenha os funcionários sempre em suas mesmas funções para que eles se especializem em lidar com determinados itens e compreendam a dinâmica de entrada e saída do estoque.

É fundamental que a equipe seja cuidadosa no manuseio dos produtos para evitar perdas por quebra ou extravio.

Lembre-se de que o time precisa ser de sua máxima confiança e estar bem treinado para as tarefas que vai desempenhar, já que o estoque é um ambiente especialmente suscetível a fraudes e falhas.

Você precisa confiar tanto nos conhecimentos quanto na idoneidade das pessoas que circularão pelo estoque da empresa e restringir esse acesso somente àqueles que realmente têm uma função a desempenhar nessa área.

Processos

Há dois níveis importantes de processos sobre os quais você deve concentrar atenções: o micro e o macro. O micro se refere a procedimentos e rotinas que devem ser obrigatoriamente adotados no estoque toda vez que uma mercadoria entra ou sai do setor.

O registro padronizado dos itens, com uso de tecnologia de código de barras, por exemplo, a estocagem no lugar e na posição corretos e o modo sistemático de transportá-los deverão ser cumpridos com vistas a regras bem estabelecidas.

Já o processo macro diz respeito à integração do estoque com todos os departamentos da empresa, especialmente o de vendas e o financeiro.

É essa interação no momento do processo produtivo que garantirá a sintonia necessária para que o estoque responda de modo adequado às dinâmicas do mercado e às necessidades da sua empresa.

Controles

Mesmo com uma equipe de primeira e processos micro e macro bem azeitados, é possível que algo falhe e que existam erros e lapsos. Ao lidar com uma profusão de números e itens em constante movimento, uma pequena falta de atenção pode ter consequências graves.

Isso justifica a necessidade de desenvolver uma cadeia de controle para descobrir os equívocos antes que eles se convertam em perda de lucratividade.

Periodicamente, a equipe de estoque deve passar um pente-fino no almoxarifado, garantindo a acurácia das informações do sistema e checando se tudo está dentro das boas práticas estabelecidas pela empresa. O inventário de controle deve seguir um calendário rigoroso.

Adote também formas de controle para o uso cronológico do estoque, como a PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) ou a UEPS (Último que Entra, Primeiro que Sai). Esse tipo de controle é especialmente importante para empresas que lidam com materiais perecíveis.

Vale a pena, ainda, implantar alertas automáticos no sistema do estoque, que avisem sobre a necessidade de reposição ou de quantidade excessiva de um dado item, de modo a impedir escassez ou excessos no estoque.

Quais os passos essenciais para uma gestão de estoque eficiente?

Como gestor, tenha em mente ainda alguns passos importantes para que você tenha certeza de que detém pleno controle do estoque.

Avalie o estoque

Mensalmente, peça ao gerente da área relatórios detalhados sobre a movimentação dos itens e o total disponível de cada produto.

Isso é essencial para que você possa planejar, de acordo com o ritmo da produção, compras ou queimas do estoque. Também é importante verificar a parte física, para garantir que os itens estão devidamente alocados e organizados.

Saiba quanto custa manter o estoque

Tenha um controle cuidadoso do gasto da manutenção do estoque: aluguel do almoxarifado, custo da equipe, preço da manutenção do sistema, gastos com transporte e logística etc.

Busque fazer uma administração racional dos recursos. Na hora de precificar o seu produto, não basta considerar apenas os preços das matérias-primas.

Otimize o seu investimento

Não se contente apenas com cálculos aproximados, com pequenas sobras ou faltas que poderiam ter sido evitadas. Toda perda de venda ou de material acarreta prejuízo.

Persiga a perfeição. A cada mês que você mensura suas vendas com precisão, compara-as com suas compras e chega aos resultados de faltas e sobras, mais você se aproxima do cenário ideal, aquele no qual não há faltas e as sobras são somente o necessário para a sua segurança, já que o mercado não é uma ciência exata.

Conheça os fornecedores e negocie

O sucesso do controle do estoque também depende de que os fornecedores cumpram com os prazos acordados e entreguem o material na qualidade e na quantidade combinadas.

Elimine do seu cadastro fornecedores que não satisfaçam essas duas condições e privilegie aqueles que, além de serem competentes, facilitam o pagamento. Isso garante que você tenha liquidez e conte com o máximo de capital de giro.

Seja rígido

Deixe claro para a sua equipe que falhas no cumprimento dos procedimentos e das rotinas estabelecidas para o controle do estoque não serão toleradas.

É preciso estimular nos funcionários a cultura da disciplina e do detalhismo, que levarão ao sucesso da gestão do estoque.

Não seja conivente com atrasos no registro de novos materiais ou com falhas em realizar o inventário periódico.

Por outro lado, crie incentivos para que as tarefas sejam cumpridas no prazo determinado, como bônus e participação nos lucros.

Saiba queimar o estoque

Se, mesmo cumprindo todos os itens anteriores, algo passar batido pelos seus olhos e seu estoque acumular um determinado produto, não tenha dúvidas: queime o estoque.

É melhor fazer uma promoção e recuperar a liquidez do negócio do que manter um grande número de itens ociosos e que, a depender do produto, podem estragar e representar um prejuízo ainda maior.

Além disso, ao queimar o estoque, você abre um espaço importante para novos itens, que podem melhorar as contas da empresa. Isso sem contar que as promoções são sempre bem-vistas pelos consumidores.

Qual a real importância da tecnologia e da automatização?

Ciente do grau de controle e de detalhes que a operação exige e do impacto que falhas podem gerar, você já deve estar convencido de que é fundamental adotar um software de gestão para controlar o seu estoque.

É praticamente impossível obter eficiência na gestão do estoque por meio de instrumentos analógicos ou programas domésticos de planilhas. À medida que a sua empresa cresce, reforça-se a necessidade de ferramentas mais modernas.

A automatização do gerenciamento garantirá a execução das tarefas de controle para que o almoxarifado esteja dentro do planejado. Um sistema tecnológico também reduz as chances de falhas humanas na contagem e de decisões erradas de compras ou queima do estoque.

Trata-se de um aliado à sua produtividade: com poucos cliques, você obtém uma listagem de estoque ou um relatório de vendas de determinado item.

Assim, fica mais fácil planejar as compras e criar gráficos comparativos que levem à conclusão do volume de vendas estimado de cada item.

Ainda que se trate de produtos relativamente sazonais, haverá meios para avaliar períodos específicos.

Além disso, vale ressaltar que um software moderno permite integrar dados de diversos setores da empresa. Isso significa que o controle de estoque pode ser diretamente ligado ao sistema de emissão e de registro de notas fiscais.

Sempre que você lançar uma nota de compra no sistema, os itens adquiridos já vão direto para a listagem de estoque, ao mesmo tempo em que, quando você vende, os itens são imediatamente baixados. Você só precisa cuidar para que os lançamentos sejam feitos logo após a compra ou a venda.

Entretanto, não é qualquer sistema que vai satisfazer às necessidades da sua empresa. É importante ter atenção à escolha. Existem alguns itens fundamentais que precisam ser observados. Quer alguns exemplos?

Adaptabilidade às funções do negócio

O sistema que você tem em mente para a gestão do seu estoque é flexível? É possível fazer adaptações na inserção de dados para que a sua real necessidade seja atendida? Há empresas que oferecem opções de softwares específicos para determinados setores e você pode buscar conhecê-los melhor.

Entretanto, ainda que opte por uma ferramenta mais geral, é importante certificar-se de que os módulos oferecidos atendem bem às suas demandas. É preciso haver espaço para que você insira todas as informações necessárias e possibilidade de integração de dados.

Personalização dos módulos

Ainda que se trate de empresas do mesmo segmento, a gestão interna de uma pode ser bem diferente da gestão de outra. Por essa razão, pode ser que módulos específicos do sistema se façam necessários.

Escolher uma empresa de softwares que permita essa personalização é uma boa maneira de garantir que suas necessidades serão devidamente atendidas.

Pode ser que sua empresa precise contar com detalhes bem específicos na quantificação e na qualificação de estoque, e ainda há instituições que contam com setores nada convencionais, cujos dados precisam ser registrados.

Para tudo isso, a personalização de módulos é a melhor solução.

Capacidade de gerar relatórios confiáveis e precisos

O sistema que você está pensando em escolher permite a geração de relatórios com poucos cliques? É fácil criar uma listagem de vendas por item específico de um determinado período? A atualização de estoque será acompanhada passo a passo no dia a dia da sua empresa?

Por todas essas razões, o melhor a fazer é escolher uma ferramenta que permita a emissão de relatórios com dados confiáveis e precisos, que levem você a uma tomada de decisão baseada em informações concretas.

Credibilidade e suporte técnico

Sistemas de gestão empresarial precisam de manutenção. Não pense que você contratará uma empresa apenas para instalar a ferramenta. Você vai precisar de suporte técnico em diversas ocasiões.

Por mais que a ferramenta seja eficiente e não apresente problemas ao longo do processo, o backup, por exemplo, é um procedimento importante para evitar que dados sejam perdidos.

Periodicamente, uma atualização também se faz necessária para que tudo continue funcionando adequadamente. Escolha um fornecedor que ofereça esse suporte.

Além disso, observe a conceituação da empresa no mercado: ela tem cases de sucesso de clientes que utilizam o seu produto? Você, inclusive, pode buscar referências no site da empresa ou em suas redes sociais.

Relação custo-benefício

Escolher o sistema mais barato dentre os que você orçou apenas pelo critério do preço definitivamente não é uma boa ideia.

Você pode perder em qualidade, já que talvez esse preço baixo indique uma equipe não muito qualificada ou ainda um sistema pobre em opções e funcionalidades.

Escolher o mais caro também pode fazer com que você perca dinheiro, já que o alto preço pode estar relacionado apenas ao status e nem sempre à real qualidade.

Assim, o preço deve ser apenas um dos critérios analisados. Ele deve ser considerado em conjunto com outros itens que farão a diferença em seu dia a dia com a ferramenta.

Período de teste

Há empresas que oferecem um período de teste gratuito de algumas funcionalidades do sistema. Você pode aproveitá-lo para experimentar alguns módulos na prática e tirar dúvidas sobre o funcionamento da ferramenta completa.

Entretanto, vale lembrar que se trata apenas de uma amostra: o software que vai atender, de fato, às suas necessidades será aquele desenvolvido especialmente para a sua empresa, com módulos escolhidos ou personalizados para que você realmente insira toda a informação necessária.

Como se pôde ver, uma boa gestão de estoque é fundamental para o desenvolvimento da sua empresa. Saber quais itens você tem na empresa, tanto em termos de produção quanto em termos de matéria-prima, e quais as perspectivas de vendas o ajuda a planejar melhor o próximo período.

Trata-se de uma ferramenta que é aprimorada continuamente, uma vez que permite planejar mudanças na gestão de compras e vendas. O controle de estoque pode ser considerado uma das sete ferramentas que podem mudar a organização das suas finanças!

E você? Está em busca de meios realmente eficazes para aprimorar a sua gestão de estoque? Então, entre em contato conosco e conheça as nossas soluções.

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