Como fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque?

Para viabilizar a produção e venda de itens e todo o processo da empresa em relação aos seus produtos, é essencial controlar as entradas e saídas de estoque com eficiência. Apenas dessa forma é possível garantir que você terá material necessário para atender às demandas dos clientes, não deixar de realizar uma venda e, por outro lado, que não terá produtos encalhados armazenados, o que pode comprometer seu capital de giro e bom desempenho financeiro da empresa.

Entre as práticas indicadas para ter sucesso no monitoramento de estoque podemos citar: fazer periodicamente um inventário, contar com a ajuda de software para a gestão e se certificar que entradas e saídas estão sendo lançadas da forma correta. Veja as dicas para fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque!

Identifique todos os itens que você tem em estoque

Para fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque de forma realmente eficiente, é preciso, antes de tudo, identificar o que você tem armazenado. É possível criar um código único para cada tipo de mercadoria (como botas, por exemplo) ou usar o código de barras que já está no produto, caso ele seja revendido.

Independentemente da opção escolhida, é importante criar uma regra que seja simples de ser seguida para estabelecer esses códigos e, no dia a dia, facilitar na hora de encontrar o produto que você precisa.

Tenha atenção à forma como as entradas são feitas no sistema

A qualidade do controle de estoque passa pela atenção na hora de registrar as entradas de produtos no sistema. É importante não deixar passar nenhuma informação e investir um tempo na categorização dos produtos. É possível classificar cada item segundo sua natureza como, por exemplo, matéria-prima ou produto acabado ou, ainda, por tipo: calçado, cinto, bolsa etc.

Além disso, você pode estabelecer classificações segundo o tamanho ou numeração do produto, cor e material. Quanto mais específico você for nessa categorização, mais facilidade terá na hora de fazer o controle, achando com facilidade o item que busca.

Faça inventários periódicos

Uma das práticas que garante o bom controle de entradas e saídas na gestão de estoque é a realização de inventários. O processo consiste em verificar se o estoque físico é exatamente igual ao que conta no sistema de controle. Ao se certificar de que essa verificação é feita de forma periódica, você consegue descobrir eventuais problemas e tem a possibilidade de agir rápido, corrigindo as falhas antes que elas prejudiquem suas vendas de forma significativa.

Entre os pontos que merecem atenção na hora do inventário estão: perdas por avarias fraudes ou roubo; falhas no processo de entrada ou de saída de notas fiscais (uma movimentação pode não ter sido registrada da forma como deveria, por exemplo); e itens com a data de validade expirada. Fique atento, ainda, a estoques negativos, que podem ser causados por erros na hora da contagem ou até mesmo na digitação ao dar entrada no produto.

Considere a integração com fornecedores

Uma medida que ajuda no melhor controle de entradas e saídas é a integração do seu estoque com os dos fornecedores. Com a prática, você pode criar indicadores para fazer reposição e/ou a redução de produtos armazenados para evitar ficar com itens parados no armazém ou em falta.

Conte com a ajuda de um software

O controle de entradas e saídas fica mais fácil e rápido quando você conta com a ajuda de um software para ajudá-lo nesta tarefa. São centenas os sistemas disponíveis no mercado. Na hora de escolher o mais adequado, leve em consideração o tamanho da sua empresa e o produto com que trabalha, já que há ferramentas especializadas em certos ramos de negócio.

Analise, ainda, o custo-benefício e as funcionalidades oferecidas pelo software para ter certeza de que são as mais adequadas para as necessidades da sua empresa. Caso não deseje investir em um sistema, é possível controlar as entradas e saídas com a ajuda de planilhas de Excel. Apesar de ser uma alternativa barata, é um pouco mais trabalhosa e exige atenção.

Treine os funcionários

Para o controle de entradas e saídas ser feito da melhor forma, é essencial não deixar essa responsabilidade apenas com uma pessoa (nem que seja você mesmo!). É importante investir em treinamento para que outros funcionários também saibam como executar essa atividade da melhor forma possível.

É fundamental explicar o processo desde o início — com o registro das entradas e categorização dos produtos — até o final, com análise periódica do inventário para se certificar de que os profissionais conseguirão cumprir todas as etapas necessárias no processo de gestão de estoque.

Fazer um bom controle de entradas e saídas na gestão de estoque é um desafio. Vencê-lo é essencial para manter a estabilidade financeira da empresa. Tenha em mente que o principal objetivo é equilibrar os itens que você tem armazenados e o consumo dos seus produtos para não perder nenhuma venda e, ao mesmo tempo, não ficar com capital de giro parado.

Certifique-se de que todas as entradas e saídas de produtos são realizadas da forma correta, com os itens devidamente categorizados. É importante, ainda, tornar a gestão de estoque parte da rotina, com revisão das entradas e saídas. Além disso, o inventário deve ser feito de forma periódica para você ter certeza de que as informações que você tem no sistema ou nas planilhas de controle correspondem à realidade.

Um controle de entradas e saídas bem-feito evita grandes problemas, como dificuldade na hora de achar produtos no estoque, falta de mercadorias que têm muita saída e perdas por conta de expiração de itens. Vale a pena investir um tempo criando boas práticas nessa área, treinando funcionários e se certificando de que a categorização de itens está sendo feita da melhor forma possível.

Ao colocar em prática as nossas dicas, você aumentará a competitividade da sua empresa no mercado e melhorar pontos como fluxo de caixa e capital de giro da empresa.

Tem mais alguma dica para fazer o controle de entradas e saídas na gestão de estoque? Deixe nos comentários!

 

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