7 dicas para melhorar o controle de caixa da sua empresa

O controle de caixa exerce grande importância para a gestão e avaliação da situação atual de um empreendimento, bem como suas possibilidades de crescimento. Longe de ser apenas um instrumento de registros de entradas e saídas de capital, ele se tornou uma peça importante para a definição de metas e objetivos organizacionais a curto, médio e longo prazo.

A análise das informações sobre despesas e receitas permite descobrir os pontos fracos e fortes da empresa, o que inclui prazos de recebimentos, volume de vendas, faltas e sobras de recursos. Porém, mesmo com sua relevância, muitos empreendedores ainda cometem equívocos e não conseguem gerenciar seu caixa corretamente, causando problemas financeiros ao negócio.

Para ajudar a resolver esse problema, separamos abaixo 7 dicas que ajudam a otimizar o controle de caixa. Confira!

1. Registre todas as movimentações e categorize-as

O primeiro passo para ter um bom fluxo de caixa é registrar todas as despesas e receitas do negócio. E isso inclui pequenas compras de alguns reais e até de centavos.

Pode parecer exagero, mas no final do mês o montante acumulado por esses gastos chega a ser considerável, podendo até impactar nos resultados do empreendimento. Em suma, qualquer movimentação financeira precisa ser lançada.

Porém, tão importante quanto saber da existência de gastos e receitas, é conseguir identificar as origens, os destinatários, as datas de pagamentos/recebimentos e outras informações sobre elas. Isso é fundamental para se descobrir quando se gasta mais ou de onde vem a maior parte das receitas da empresa. Por isso, também é necessário acrescentar esses pontos na hora do lançamento.

Além das datas, valores exatos e origens/destinatários, é importante colocar o nível de prioridade de cada movimentação para melhorar a organização e análise dos dados. Categorizar as receitas por clientes e as despesas conforme diferentes tipos de contas também é necessário, pois permite visualizar quais os agentes envolvidos com o seu negócio, e, principalmente, quais os principais e que precisam de enfoque.

Sem esses cuidados, praticamente todo empreendedor terá dificuldades em gerir adequadamente o seu fluxo de caixa.

2. Compartilhe o orçamento com todos os responsáveis pela administração financeira

É vital que todos os que são responsáveis pela administração financeira fiquem sabendo das movimentações no caixa. Dessa forma, você poderá obter maior colaboração e até ideias para melhorar o controle dele.

A conscientização em relação aos gastos também é um ponto positivo, pois mais gente passa a saber sobre as possibilidades e limitações financeiras da empresa de modo a evitar despesas desnecessárias.

3. Tenha um sistema para gestão financeira

Um sistema de gestão financeira faz parte das várias ferramentas que organizam as finanças e otimizam o controle de caixa. Com módulos personalizados e de fácil manuseio, um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se destaca como uma excelente solução para quem quer melhorar a gestão do seu fluxo de caixa.

Alguns softwares geram até relatórios com dados estatísticos com base no desempenho financeiro. Isso para que se possa definir estratégias para aumentar vendas ou cortar custos. Entre as vantagens desse sistema, também se encontram:

• • A identificação das datas mais adequadas para se realizar pagamentos e dos períodos onde há aumento das receitas;

• • A possibilidade de verificar históricos do caixa e fazer comparativos entre eles;

• • Realizar previsões orçamentárias, incluindo valores a receber e contas a pagar, com base nos relatórios para meses futuros;

• • A melhora na gestão do estoque de modo a favorecer o fluxo de caixa etc.

4. Não misture dinheiro e gastos pessoais com os da empresa

Um dos erros mais comuns de pequenos e médios empreendedores consiste em misturar receitas e gastos pessoais com os da empresa. Essas duas situações geralmente provocam confusões no caixa e podem até impactar negativamente nos resultados do negócio.

É preciso separar o que é seu do que é da empresa, de modo que seja possível visualizar melhor como anda a situação econômica do negócio. Também fica mais fácil verificar onde ocorrem excessos e quais as despesas e receitas exatas do empreendimento.

Essa separação permite um melhor diagnóstico da saúde financeira da empresa a fim de obter empréstimos e aportes de capital no futuro. Os bancos e investidores exigem relatórios completos, com detalhes dos gastos e receitas organizacionais. Mas se existirem despesas pessoais misturadas, isso pode pesar contra e ocasionar a negativa deles em relação às solicitações de investimentos ou crédito.

5. Faça o controle de caixa diariamente

Todo bom gestor financeiro deve fazer o controle de caixa diariamente, nem que seja por alguns minutos ao final do dia. Isso evita surpresas financeiras desagradáveis, como falta de dinheiro e grande quantidade de lançamentos que não batem com os valores em caixa.

Quando se demora muito tempo para conferir as informações do caixa, as chances de informações inexatas ou erros de lançamentos acumularem são grandes. Você poderá perder muito tempo depois tentando identificar e consertar as movimentações, além de poder ser pego desprevenido por algum imprevisto financeiro.

Fazer um acompanhamento diário requer disciplina, porém é uma das formas de otimizar o seu fluxo financeiro.

6. Planeje, organize e gerencie seu estoque

Fazer uma gestão de estoque eficiente é fundamental para melhorar o seu controle de caixa. Isso porque é necessário que os produtos tenham um bom giro, de modo que convertam-se em faturamento para o negócio rapidamente. Caso fiquem parados por muito tempo, eles vão render despesas com armazenamento, além de não trazerem renda. E, enquanto isso, as contas continuarão a chegar.

O giro do estoque, com um bom controle de entrada e saída de mercadorias, também possibilita que o seu negócio sempre tenha produtos novos e atualizados.

7. Invista em benefícios e incentivos para que o cliente realize pagamentos rápidos

É interessante facilitar o pagamento e até conceder benefícios para os clientes quitarem seus débitos antecipadamente. O mais comum é dar descontos, porém prêmios também são boas opções para aqueles que ajudam o seu fluxo financeiro a girar mais rápido. Dessa forma, você poderá contar com dinheiro em caixa mais cedo, podendo realizar investimentos ou usando os recursos para outras finalidades estratégicas.

Seguindo as dicas acima você poderá otimizar o seu controle de caixa, evitando erros comuns de gestão que prejudicam especialmente os pequenos negócios. Para que sua empresa se mantenha saudável, é fundamental planejamento e organização em cada lançamento financeiro.

Se você gostou das dicas de controle de caixa e conhece alguma outra, que tal compartilhá-la conosco nos comentários?