Como ser mais objetivo na reunião comercial?

Como ser mais objetivo na reunião comercial?

Nem sempre um e-mail ou um telefonema são suficientes para resolver algumas pendências e comunicar devidamente as ações que visam aperfeiçoar a qualidade dos serviços e melhorar o relacionamento com o público-alvo. Por isso, a reunião de negócios é fundamental para o bom andamento de uma empresa.

Quando a pauta não é devidamente planejada e os participantes não atuam de forma prática, uma reunião comercial se torna improdutiva e até impede o fechamento de uma negociação. Além da perda de tempo, os colaboradores ficam sem um direcionamento adequado das atividades, o que prejudica o trabalho desenvolvido.

Se você deseja que os encontros profissionais tenham excelentes resultados, é melhor analisar, com muita atenção, as nossas dicas para reunir colaboradores e clientes com sucesso. Confira!

Estabeleça um calendário

Você pode criar um cronograma de reuniões. Essa iniciativa ajuda a fazer com que os funcionários estejam mais preparados para participar dessas atividades. Ao saber que terá um encontro com o gestor, o empregado pode elaborar um roteiro do que pretende abordar.

Você também terá mais condições de responder às perguntas feitas pelos demais participantes. Isso contribuirá para a reunião ser mais produtiva e interessante! É ruim quando uma reunião de negócios se torna um monólogo com apenas uma das partes apresentando os seus pontos de vista.

Dependendo do porte da empresa e do andamento de um projeto, os encontros podem ter uma periodicidade diária, semanal, quinzenal e mensal. Com um calendário de atividades bem definido, é possível também preparar o ambiente em que as reuniões serão realizadas.

Para os colaboradores e os clientes, é muito desagradável chegar ao local da apresentação e constatar que data show não está disponível. Até corrigir esse problema, será desperdiçado um tempo importante. Além disso, haverá uma perda no foco do que será discutido, prejudicando a busca por soluções relacionadas com o tema em debate.

Elabore uma pauta e estipule o tempo para a reunião comercial

Imagine que um gestor chame alguns funcionários para uma reunião semanal, mas se esqueça de avisá-los sobre os assuntos a serem discutidos. Quando todos os participantes estiverem presentes, o líder começa a falar de um novo software para analisar o comportamento dos consumidores, apontando os benefícios que essa ferramenta pode proporcionar à organização. Em seguida, resolve abordar um caso de um cliente que ficou muito satisfeito com os serviços prestados pela empresa.

Você percebeu que os assuntos abordados são relevantes, mas poderiam ser mais bem trabalhados caso estivessem sido comunicados anteriormente para os colaboradores.

Se esses temas fizessem parte de uma pauta, haveria uma participação mais ativa dos empregados. Por exemplo, um funcionário poderia citar outros sistemas responsáveis por monitorar os clientes e sugerir fazer uma pesquisa de mercado antes de comprar uma ferramenta com essa finalidade.

Outro detalhe importante em relação a uma reunião de negócios é o tempo de duração. Se essa informação for repassada aos participantes com antecedência, é mais fácil para os colaboradores e clientes se prepararem para falar somente sobre o assunto previsto na pauta.

Você, com certeza, já participou de uma reunião que poderia ter durado menos tempo. Com bom senso e organização, é fácil debater sobre as demandas com mais rapidez e eficiência.

Defina os objetivos com clareza

Fazer uma reunião para abordar os resultados do mês de uma organização é uma iniciativa importante. Contudo, é preciso fazer com que o encontro seja mais produtivo para os funcionários. De que maneira você pode fazer isso?

Uma boa resposta é apresentar as ações que devem ser feitas para aperfeiçoar a qualidade dos serviços. Além disso, os gestores devem usar a reunião para orientar os colaboradores a executar as tarefas da melhor forma possível.

Quando um líder sabe o que deve ser destacado durante uma reunião, fica muito mais fácil aproveitar a oportunidade para alinhar os procedimentos com a equipe e estabelecer as metas de maneira mais clara.

Essa medida permite ao gestor, no próximo encontro com os empregados, não apenas apresentar os resultados obtidos durante um mês, mas também apontar os erros e as ações que podem ser feitas para corrigi-los.

Uma boa iniciativa para facilitar a compreensão do conteúdo de uma reunião é enviar a ata para os participantes com todas as informações apresentadas. Assim, as dúvidas sobre o que deve ser feito serão minimizadas, o que ajuda a tornar os colaboradores mais produtivos.

Convide quem é importante para uma reunião de negócios

Nem sempre é necessário convidar todos os integrantes de um projeto para uma reunião. Imagine, por exemplo, um funcionário, admitido há uma semana, participe de um encontro que aborda uma ação implantada na empresa há seis meses.

Se ele não tiver informações sobre essa iniciativa, há o risco de fazer diversas perguntas e interromper a reunião de forma desnecessária. Para evitar esse problema, o gestor deve apresentar o projeto em outra ocasião para o novo empregado, dando espaço para que sejam realizados questionamentos.

Assim, o colaborador estará bem informado e terá mais condições de contribuir para o sucesso da ação, sugerindo medidas durante os encontros com a equipe. Um líder deve selecionar bem aqueles que podem participar de uma reunião. Isso ajuda a fazer com que a atividade termine no horário marcado e não tenha ruídos de comunicação.

Tenha regras para evitar distrações

Você trabalha para as reuniões terem uma pauta bem definida e começarem na hora marcada. Sem dúvida, são iniciativas cruciais para os encontros terem bons resultados! Mas você está se esquecendo de algo importante: deixar claro para os funcionários que há regras para os debates terem um bom andamento.

Vamos listar algumas delas. Acompanhe:

  • evitar conversas paralelas enquanto um colega estiver falando;

  • não abordar assuntos que estão fora da pauta;

  • não ficar com o tablet ou o notebook ligados fazendo outras atividades;

  • manter o smartphone no vibra call;

  • e não conversar ao celular no ambiente onde é realizado o encontro.

Se você tem dúvidas sobre como promover uma reunião de negócios ou bons exemplos de como essa atividade pode ser bem organizada, deixe o seu comentário. Participe da discussão!

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