Otimize o cadastro de produtos de sua empresa em 5 passos

As empresas precisam utilizar uma metodologia eficaz para cadastrar os produtos de seu estoque. O cadastro de produtos ajuda a melhorar os processos logísticos, assegurando um controle mais preciso sobre a entrada e saída de mercadorias.

Para aplicar com sucesso o cadastro de produtos em sua empresa, vale a pena seguir alguns passos que listamos no post de hoje. Você verá que tudo depende de uma gestão adequada e da aplicação das melhores estratégias!

1. Utilize o código de barras: o passo mais importante no cadastro de produtos

O código de barras é um método eficiente para gerenciar seu estoque e manter um cadastro de produtos.

Essa tecnologia tem como finalidade atribuir uma identificação específica (numeração em sequência) a determinado produto, documento, unidade logística, localização, ativo fixo ou retornável, contêiner, carga etc. Os dados sobre o item são facilmente capturados por meio dos dispositivos de leitura óptica ou de radiofrequência.

Dessa forma, automatizam-se os processos internos de identificação, tornando-os mais ágeis e eficientes. O item também ficará padronizado para o cadastro em outros estabelecimentos.

O código de barras equivale ao RG do produto, tornando-o único e exclusivo em todo o mundo. Existem diferentes tipos, cabendo ao gestor optar pelos que sejam mais adequados a seu cenário (EAN-13, EAN-12, EAN-8, DUN-14, DATABAR, DATAMATRIX, QR-CODE, ITF-14).

Por meio do Cadastro Nacional de Produtos (CNP), o gestor poderá administrar o seu código de barras, mantendo-se sempre atualizado sobre novas regras e mudanças.

O cadastro de produtos com auxílio dessa ferramenta oferece muitos benefícios à empresa. Confira alguns deles:

Mais velocidade nos processos

O código de barras pode ser lido a uma velocidade muito mais alta do que uma operação de digitação (automação versus operação manual).

Ele permite redução de tempo em diferentes situações na entrada de informações no sistema da empresa: cadastro na empresa; venda do produto; inventário; e assim por diante.

Mais precisão

O código de barras fornece mais exatidão no controle dos produtos. As chances de que exista um único erro em um código são infinitamente menores que as probabilidades de que haja erros quando o código é digitado de forma manual por um operador (erros de digitação).

Mais facilidade e mais praticidade

Para usar um dispositivo de leitura de código de barras não é necessário nenhum treinamento ou habilidade especial.

A atualização dos dados sobre qualquer produto acontece em tempo real, sendo necessário apenas alterar as informações no cadastro de produtos.

Mais segurança

Com o código de barras, é muito mais seguro o processo de captura e identificação das informações sobre o produto, pois os erros relativos à digitação manual são definitivamente eliminados.

Além disso, o mecanismo de confirmação por trás de um código de barras é bastante seguro, envolvendo cálculos específicos que são realizados com precisão e agilidade pelos dispositivos corretos.

2. Separe os produtos por categorias

Outra forma de otimizar o cadastro de produtos de sua empresa é fazendo a separação dos itens por categorias.

É preciso escolher a separação mais adequada, considerando, inclusive, a possibilidade de subcategorias: setor, grupo, famílias etc. O nome que será dado a cada uma delas não é muito importante, mas sim compreender o conceito que você adotou, realizando uma classificação desde os grupos mais sintéticos até os mais analíticos.

A separação por categorias não se relaciona com a marca do produto, mas é definida conforme a natureza e as características dele.

3. Padronize a descrição dos diferentes produtos

Conforme já vimos, uma das vantagens em usar o código de barras é que ele cria um padrão de controle. A padronização do produto contribui bastante para agilizar e facilitar os processos internos.

Por essa razão, você poderá realizar a tarefa em questão definindo padrões para a descrição dos diferentes itens presentes em seu estoque. Isso não é difícil de fazer.

Um exemplo é quando o gestor, para descrever “refrigerante”, utiliza a sigla refri. Ou seja, ele nunca usará a palavra completa, mas apenas a sigla escolhida.

É importante, ainda, padronizar o que vem após a sigla, complementando a descrição do item, como a marca do refrigerante, o sabor, o volume (Refri. Marca X, Uva, 1 l; Refri. Marca Y, Laranja, 1,5 l).

4. Estruture melhor seus processos logísticos

É importante estruturar os processos logísticos com eficiência, pois é comum haver problemas com compras em função de informações mal organizadas. Assim, o gestor deve fazer o cadastro de produtos, registrando os dias de giro conforme as vendas realizadas. Essa é uma estratégia para evitar rupturas dentro de um determinado período, já que o próprio sistema poderá sugerir a quantidade de itens que precisam ser comprados.

Também é fundamental fazer o acompanhamento dos fornecedores que estão vinculados aos produtos. Dessa maneira, quando fizer um pedido, o gestor terá mais agilidade no uso do sistema, bastando informar quais produtos estão associados a determinado fornecedor.

Faça, ainda, o cadastro de produtos similares àqueles que possui no estoque para realizar uma comparação do giro e tomar melhores decisões de compra.

5. Para o e-commerce, existem algumas sugestões valiosas

Para o cadastro de produtos nas lojas virtuais, vale a pena seguir ainda alguns passos específicos, como:

  • escolha a melhor palavra-chave para identificar o produto (ela deve estar no nome do produto e, preferencialmente, deverá ser a primeira palavra do nome do produto);

  • use a palavra-chave no endereço de sua página (é importante que a palavra-chave esteja presente na URL) e em outros títulos da página, como “categorias” e “produtos”;

  • selecione fotos e vídeos de boa qualidade, mesmo que isso represente alguns custos adicionais, pois no comércio eletrônico o cliente “compra” a imagem do produto que deseja (depois de fotografadas, as imagens devem passar por algum tratamento para melhorar sua qualidade);

  • construa uma árvore de navegação eficiente, que é a estrutura de páginas que o site da loja possui (são os caminhos que o consumidor pode acessar e seguir, como: home, que é a página inicial; departamentos/setores; categorias; produtos; finalização da compra; e outras coisas).

Para o e-commerce, o cadastro de produtos precisa ser bem trabalhado com estratégias de SEO que facilitem o acesso do consumidor ao item específico que ele deseja comprar e, ao mesmo tempo, também simplifiquem a gestão do cadastro pelos responsáveis pela manutenção do site.

Está otimizando o cadastro de produtos de sua empresa? Já segue os passos acima? Os itens que você comercializa já dispõem de códigos de barras? Se quiser trocar ideias com outros empreendedores e saber mais sobre código de barras, aproveite para curtir a página da GS1 do Brasil no Facebook.

 

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