Gestão de caixa: os 7 maiores erros que minam sua lucratividade

A boa gestão de caixa de uma empresa contribui para o seu êxito financeiro, permitindo que os gestores possam traçar metas de crescimento. Porém, muitas pessoas ainda pensam que isso se trata apenas de controlar corretamente a entrada e saída de dinheiro. Essa visão precisa ser mudada, de modo que o caixa seja visto como ponto estratégico dentro da organização, especialmente nas pequenas empresas.

Com uma boa gestão do fluxo financeiro é possível definir prazos de pagamentos mais acertados e até se preparar melhor para a época de recebimentos. As compras de produtos podem ser feitas conforme o giro do estoque, é possível especificar datas para retirada dos lucros e descobrir sobras ou falta de dinheiro na empresa. Contudo, existem alguns erros que podem prejudicar a gestão eficaz. Separamos 7 deles, os quais você confere logo abaixo!

1. Não registrar todas as operações realizadas

Um dos principais erros que minam a lucratividade de um negócio ocorre quando você deixa de lançar todas as despesas e recebimentos no caixa. Isso geralmente acontece com aqueles valores considerados pequenos. Contudo, no montante acumulado ao final do mês, eles podem impactar consideravelmente o resultado financeiro da organização.

Desde alguns reais até centavos, a soma desses valores é capaz de engolir o lucro e deixar uma pequena ou média empresa no vermelho sem que os gestores saibam. Isso porque os dados no controle financeiro estarão inexatos e poderão até mostrar resultados positivos.

Quando a gestão de caixa passa a incluir gastos inclusive com o cafezinho, os números começam a indicar a real situação do negócio, possibilitando estratégias que visem obter recursos ou realizar investimentos corretamente. É possível até identificar e economizar nas despesas menos importantes.

2. Contratar pessoal sem experiência para a gestão do caixa

É fundamental que a equipe financeira possua experiência em gestão de caixa para poder organizá-lo e controlá-lo adequadamente. Muitos empreendedores que começam negócios, ou que possuem pequenas e microempresas, acabam por contratar pessoas inexperientes para gerir as receitas e despesas. Isso pode ocasionar falta de foco, de planejamento e até visão equivocada (operacional e não estratégica) no gerenciamento das finanças do empreendimento.

3. Misturar finanças pessoais com as da empresa

Outro erro comum na gestão de caixa tem a ver com misturar gastos e rendimentos pessoais com os da empresa. Isso ocasiona problemas na hora de se realizar fechamentos para se dimensionar os resultados do negócio, além de mascarar a situação econômica real da empresa.

Essa mistura também é ruim para a atividade contábil e pode ocasionar problemas na hora de se prestar contas junto aos órgãos governamentais. É preciso ter em mente que o que é da empresa não pode ser usado de forma pessoal, bem como o contrário.

Saber separar finanças pessoais das empresariais é um dos passos necessários para profissionalizar um empreendimento e o deixar preparado para obter investimentos futuros.

4. Não fazer o fluxo de caixa diariamente

Além de registrar todas as operações de entrada e saída de dinheiro, é preciso que essas ações sejam feitas diariamente. Isso evita confusões ou até perda de notas e recibos que podem causar problemas na hora de se fechar o caixa. Basta alguns minutos no dia para se incluir os gastos e recebimentos, e muita dor de cabeça poderá ser evitada. E se surgir algo fora do normal, você poderá agir rapidamente para resolvê-lo.

5. Inconsistência nos dados registrados

Mesmo lançando todas as movimentações diariamente, erros envolvendo inconsistências também prejudicam a gestão do caixa. E a situação pode ficar ainda pior na medida em que as informações do caixa aumentam.

Isso acontece por causa da falta de detalhes nos lançamentos, pela não categorização deles ou pela inexistência de padronização dos dados. Por exemplo, realizar uma análise do caixa e se deparar com descrições do tipo “compra de comida” e “gasto com conserto” provavelmente não contribuirá muito na busca de despesas a se cortar. E tampouco ajudará a entender como esse dinheiro foi gasto.

No primeiro exemplo, a compra de mantimento poderia ter vários destinos, como para um evento organizado para clientes ou para a equipe interna. Também haveria chance de ela ter sido direcionada a funcionários que trabalharam até tarde na empresa ou fazer parte de um benefício concedido a colaboradores (cestas básicas). O conserto poderia ter ocorrido num veículo da empresa ou na estrutura dela, bem como em algum equipamento.

Pode parecer algo simples e tolo, mas tem muito empreendedor que lança informações nos caixas com esse nível de detalhamento, confiando na memória para se lembrar deles. E caso se esqueça, ou outra pessoa venha a analisar esses lançamentos, somente procurando nas notas fiscais ou recibos para conseguir identificá-los, o que demandará mais tempo. Resumindo, é preciso detalhar as informações para facilitar a gestão do caixa e evitar confusões.

6. Não definir metas

É fundamental que você aprenda a analisar as informações do caixa para estipular metas para sua empresa. Por meio da verificação de gastos, por exemplo, é possível descobrir onde ocorrem as maiores despesas da organização. Dessa forma, dá para se traçar metas que visem diminuir aqueles gastos que não são essenciais para o empreendimento.

Com uma boa gestão do caixa também pode-se estipular metas de investimentos com base em previsões de recebimentos. Também dá para se avaliar a necessidade de aporte de capital ou de empréstimos para a expansão do negócio.

As metas da organização devem ser traçadas tendo como um dos pilares a correta gestão de caixa. Ignorá-la na hora de estabelecer estratégias organizacionais pode ser fatal para a saúde financeira da sua empresa.

7. Lançar vendas e pagamentos em vez de receitas e despesas

Esse é um erro comum de gestores inexperientes: lançar vendas em vez de receitas. Tal ato ocasiona valores “fantasmas”, pois, ao se realizar o fechamento, o dinheiro poderá não bater com o que consta no controle. Isso ocorre porque muitas vendas são feitas parceladas e a prazo, de modo que o dinheiro só entrará quando o cliente quitar cada uma de suas parcelas.

O mesmo vale para pagamentos a fornecedores, cujos valores só podem ser removidos do controle quando forem efetivamente pagos.

Nesse caso, é preciso diferenciar vendas e pagamentos de receitas e despesas. Na gestão do caixa você deve lançar receitas e despesas, ou seja, o dinheiro que realmente entrou e o que saiu.

Quanto melhor o controle do fluxo de caixa, mais chances do seu negócio crescer e se desenvolver com resultados positivos. Nesse sentido, a organização e um bom gerenciamento financeiro são as chaves para o sucesso do empreendimento. Por isso, é importante mudar hábitos e passar a enxergar a gestão de caixa como uma ferramenta para alavancar sua empresa!

E se você tiver mais alguma informação sobre como evitar esses erros, que tal compartilhá-la conosco nos comentários? Participe!

 

Postagens relacionadas
9 atitudes para bombar suas vendas pela internet
Entenda o que é RADAR e a sua importância para a exportação
Aprenda como expandir seu negócio em 7 passos
10 erros mais comuns na administração de uma empresa familiar
6 erros que prejudicam a exportação de produtos

Deixe seu comentário

Seu comentário*

Seu nome*
Sua página da Web