certidão negativa

Certidão negativa: o que é e para que serve?

Existem várias situações (participação em licitação pública, solicitação de empréstimo bancário, venda de um imóvel etc.) nas quais pode ser exigida a verificação da regularidade — junto a órgãos públicos — de uma pessoa, instituição (empresa, associação etc.), e até mesmo de um bem (um veículo, uma casa). Tal verificação se faz através de um documento chamado Certidão Negativa.  

E é deste documento que tratará o presente artigo, onde buscaremos apresentar, da forma mais simples e objetiva possível, seu conceito, objetivos, forma de emissão, dentre várias outras informações. Então, se esse assunto é de seu interesse, continue com esta leitura, pois certamente você irá obter muitas informações úteis. Acompanhe!

O que é uma certidão negativa

Trata-se de um documento que goza de fé pública e que permite verificar se determinada pessoa (física ou jurídica) ou determinado bem se encontra em situação regular diante de um órgão do Estado, ou ainda de uma entidade a seu serviço (por exemplo, frente a um cartório de protesto de títulos).

Essa situação a ser verificada pode ser de natureza legal (ausência de débitos, por exemplo) ou processual (como verificar se alguém responde a algum processo judicial). O termo “negativa” faz referência à ausência de pendência (uma situação regular); em caso contrário (quando se verifica existir alguma irregularidade), fala-se então em certidão positiva.

Tipos de certidão negativa

Há vários tipos de certidão negativa, conforme seu propósito e o órgão emissor. Desse modo, podemos citar, apenas a título de ilustração, as certidões negativas abaixo relacionadas, acompanhadas de seus respectivos exemplos:

  • Certidões negativas de débitos tributários (emitidas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, pelas Secretarias da Fazenda de Estado e pelos diversos Municípios do país);
  • Certidões negativas de protesto (débitos inscritos em Cartórios de Protesto);
  • Certidões negativas de imóvel (existência de registro de pendência tributária ou contratual que impeça a venda de uma casa);
  • Certidões negativas da Justiça Federal (constatar se alguém responde a algum processo criminal);
  • Certidões negativas de falência e concordata (verificar a existência de pedido de falência ou concordata em relação a alguma empresa).

Como dito, a relação acima é apenas ilustrativa, pois há diversos tipos de certidão negativa, cada qual voltada a algum objetivo específico, e que não poderiam ser tratadas com maior profundidade e detalhes neste breve artigo.

Outro ponto de destaque é que a maioria dos órgãos públicos permite, nos dias de hoje, a emissão de certidões via internet, bastando apenas informar alguns dados básicos (CPF, CNPJ, registro do bem etc.) num formulário disponível no site oficial do órgão.

Desse modo, a certidão será emitida eletronicamente, quando não há pendências, é claro. No caso de se constatar alguma irregularidade, a pessoa pode ter que se dirigir ao órgão competente, para sanar a pendência verificada, ou então se contentar com a emissão de uma certidão positiva (aquela onde consta a existência de irregularidade).

Certidões da Receita Federal e das Fazendas Estaduais

Focaremos aqui, dado o limite deste artigo, em algumas certidões extremamente importantes e diariamente muito solicitadas, emitidas por um órgão federal e por órgãos estaduais, a saber:

  • as certidões da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
  • as certidões das Secretarias da Fazenda de Estado (Sefaz).

Certidões da RFB

A RFB é um órgão pertencente ao Ministério da Fazenda, responsável, dentre outras funções, pela arrecadação e administração da maior parte dos tributos federais, bem como de muitas das contribuições devidas à Previdência Social (INSS). Através de seu site oficial, é possível emitir as seguintes certidões:

  • Certidão de Regularidade Fiscal – Pessoa Jurídica;
  • Certidão de Regularidade Fiscal – Pessoa Física;
  • Certidão de Regularidade Fiscal – Imóvel Rural;
  • Certidão de Obra – Construção Civil.

Importante destacar que a Certidão de Regularidade Fiscal (Pessoa Jurídica e Pessoa Física) envolve tanto os débitos tributários em aberto (vencidos e exigíveis) na própria RFB, quanto os débitos inscritos em Dívida Ativa da União — estes últimos controlados pela Procuradoria da Fazenda Nacional (PFN), os quais podem incluir dívidas relacionadas às contribuições previdenciárias.

No caso de haver débitos em aberto, porém com suas exigibilidades suspensas (débitos em discussão administrativa ou judicial), o órgão emite uma certidão conhecida por Certidão Positiva com Efeitos de Negativa.

Certidões das Secretarias da Fazenda

As Secretarias da Fazenda de Estado, também conhecidas pela sigla Sefaz, emitem as certidões relativas a débitos tributários estaduais. Cada Unidade da Federação (Estados) possui sua própria Secretaria e seu próprio site. Dentre os tributos arrecadados e administrados por tais órgãos encontram-se o ICMS e o IPVA.

Tais certidões também podem ser emitidas eletronicamente, como, no caso da Sefaz/SP, através do site da Procuradoria Geral do Estado – Dívida Ativa, pertencente ao Governo do Estado de São Paulo.

Custo e prazo de validade de uma certidão.

A grande maioria das certidões negativas é emitida gratuitamente, dentre as quais se incluem, por exemplo, as certidões negativas relativas a débitos tributários da União (RFB)  e dos Estados (Sefaz). Porém, muitas são pagas, como é o caso de muitas certidões trabalhistas, civis ou criminais, emitidas pela Justiça Federal.

Quanto ao prazo de validade de uma certidão, encontramos os mais diversos casos, desde aquelas que valem por 180 dias (certidão da RFB), até aquelas que valem por apenas 30 dias (certidão da Sefaz/SP e de muitos Municípios brasileiros).

Recursos de informática e simplificação de procedimentos

Então, percebeu como é relativamente fácil emitir uma certidão negativa? Certamente você poderá se deparar com situações mais embaraçosas, como no caso de constatar que sua empresa possui pendência em algum órgão governamental e que poderá exigir a presença de algum responsável para sanar a irregularidade verificada.

Mas, no geral, podemos dizer que atualmente a emissão desse documento não traz maiores problemas, graças, em grande parte, aos recursos da Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC), o que permitiu a simplificação de muitos procedimentos que no passado eram extremamente trabalhosos e burocráticos.

Acreditamos que agora você deve estar mais familiarizado com o assunto da certidão negativa, não é mesmo? Mas não fique parado: deixe seu comentário e participe ativamente das discussões envolvendo esse tema, lembrando que o compartilhamento de ideias é uma ótima oportunidade para enriquecer nossos conhecimentos.

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